Un sistema diario de trabajo con IA para tu negocio
Arma una ficha de tu negocio que la IA no tenga que adivinar, abre y cierra cada día con una nota de traspaso y reparte el resto en bloques, sabiendo qué no delegar.
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Problema
Usas la IA a ratos, y cada vez empiezas de cero
Muchos dueños prueban la IA con entusiasmo un día y la dejan al siguiente. No es falta de ganas: cada vez tienen que explicar desde cero qué es su negocio, y las respuestas salen genéricas o con datos que no son suyos, como un plazo de cambios inventado.
Lo que falta es un hábito pequeño. Un asistente puede no conservar lo de ayer ni conocer tu negocio, así que el sistema necesita una memoria, y la pones tú: una ficha con lo que tu negocio ya sabe y una nota al cerrar cada día con lo que queda para mañana.
La IA puede ayudar en cada bloque del día, pero la memoria del sistema es tuya: sin ficha y sin nota, cada día empieza de cero.
Te reconoces en esto si…
- Usas la IA cuando se te ocurre, no cada día.
- Cada conversación empieza explicando qué vendes y cómo hablas.
- Las respuestas traen datos que no son tuyos.
- Terminas el día sin saber qué quedó pendiente ni por qué.
Si nunca usaste un asistente de IA, te bastan tu negocio y un documento: cada término se explica al aparecer.
Qué conseguirás
Qué tendrás al terminar, y para quién es esta guía
Saldrás con un sistema pequeño que puedes repetir cada día: ficha, apertura, cierre y bloques en medio.
- 01Una ficha de contexto
- Lo que tu negocio ya sabe, en un texto corto que pegas al empezar.
- 02Una rutina de apertura y cierre
- La nota de hoy es el punto de partida de mañana.
- 03Un mapa de seis bloques
- Cuándo usas la IA, qué verificas y qué no delegas.
- 04Una revisión semanal
- Para ajustar la ficha y la rutina con lo que pasó.
Es para ti si…
- Tienes un negocio con clientes, ventas y publicaciones cada día.
- Ya probaste la IA y no se te quedó como hábito.
- Estás dispuesto a dedicar unos minutos al abrir y al cerrar el día.
Quizá no todavía si…
- Buscas automatizar sin intervenir: aquí una persona decide en cada bloque.
- Esperas que la IA conozca tu negocio sin escribírselo: eso lo hace la ficha.
- Ya tienes un sistema de gestión con equipo y procesos formales.
Caso práctico
El caso: una tienda de ropa y un día de trabajo
Seguiremos a un negocio inventado, como indica su tarjeta; su ficha, sus apuntes y su agenda también lo son.
Moda Norte (ficticia), una tienda de ropa de barrio con local y venta por WhatsApp
- Lo que hace cada día
- Contestar clientes, publicar, revisar ventas, preparar presupuestos y cerrar caja
- Lo que le falta
- Un lugar donde esté escrito qué es su tienda y qué quedó pendiente
- Días de tienda abierta
- 6 por semana
Datos del caso
Situación
Camila atiende su tienda con un ayudante, Iván, que trabaja por las mañanas. Contesta mensajes, publica, revisa ventas y prepara presupuestos, a saltos. Todo es inventado.
Objetivo
Tener un día de trabajo con la IA que pueda repetir, sin volver a explicar su negocio cada vez.
El problema concreto
Cada vez tiene que explicar su tienda, y la IA rellena lo que no sabe con datos inventados.
Cómo se aplicó el método
Arma su ficha con una entrevista, abre con la nota de ayer, trabaja por bloques y cierra con una nota nueva.
Resultado
Una semana con 6 aperturas y 6 cierres, tres bloques repartidos por días y una revisión el viernes.
Marco de trabajo
Cuatro ideas para que la IA sea parte del día y no un extra
Cuatro ideas sostienen el sistema.
Un hábito pequeño gana a uno grande
Diez minutos al día se mantienen. Un sistema que exige una hora se abandona al tercer día.
La memoria es tuya
Un asistente puede no recordar tu negocio ni tu día. Lo fijo va en la ficha; lo que cambia cada día, en la nota de traspaso.
Cada bloque tiene su límite
En cada momento la IA prepara un borrador, tú verificas contra tu ficha y hay cosas que no se delegan, como una promesa a un cliente.
El sistema se ajusta cada semana
Lo que tuviste que explicar de nuevo, lo que quedó pendiente varios días y lo que no usaste dicen qué cambiar. Se revisa una vez por semana.
Ejemplo: Si la duda «¿puedo cambiar una prenda sin ticket?» aparece tres días, la respuesta va a la ficha.
Antes
Cómo se suele usar, y por qué no se queda
Cómo suele pedirse
Contesta a una clienta que quiere cambiar un vestido.
La IA no sabe qué políticas tiene tu tienda, y responde igual, con seguridad: un mensaje educado con condiciones que tú no ofreces.
- Inventa políticas, plazos y horarios que nadie le dio.
- Cada conversación empieza de cero: no hay ficha ni nota.
- Nadie sabe qué de lo que dijo la IA era cierto para el negocio.
- No queda ningún registro de lo pendiente para mañana.
Ejemplo ilustrativo
El pedido ingenuo: lo que escribe la IA y lo que dice tu ficha
Para qué sirve: Ver cómo un pedido sin ficha produce condiciones que no ofreces.
| Frase de la IA | Lo que dice tu ficha |
|---|---|
| «Tienes 30 días para cambiar el vestido.» | La ficha dice 10 días, con etiqueta y ticket. |
| «Si no te gusta, te devolvemos el dinero.» | La ficha dice que no se devuelve dinero. |
| «El envío es gratis.» | La ficha dice que lo paga la clienta. |
| «Atendemos todos los días hasta las 21.» | La ficha dice de lunes a sábado, de 10 a 19. |
Ejemplo ilustrativo, con la ficha del caso.
Datos necesarios
Paso 1: lo que tu negocio ya sabe
Lo que necesitas ya existe, solo que disperso: es lo que haces hoy, incluso cuando tu regla es «depende». El «Tono» es tu voz de marca: cómo escribes a tus clientes.
Antes de abrir la IA, reúne tres cosas.
Lo que tu negocio ya sabe
Imprescindible
Políticas, horarios, tono y límites: donde estén hoy, en tu cabeza o en un mensaje que sueles enviar.
Un lugar donde guardar
Imprescindible
Un documento con dos encabezados: «Ficha», que casi no cambia, y «Notas», donde pegas la nota de cada día.
Apuntes del día
Imprescindible
Líneas sueltas mientras trabajas: lo hecho, lo pendiente, lo decidido y las dudas.
Estos son los nueve campos de la ficha. No los ordenes: en el siguiente paso la IA te entrevistará campo por campo.
Plantilla para copiar
Ficha de contexto: los nueve campos
Para qué sirve: Saber qué escribir en cada campo de la ficha.
| Campo | Qué escribir |
|---|---|
| Negocio | Qué es, en una frase |
| Clientes | A quién le vendes y cómo te escriben |
| Lo que ofrezco | Productos o servicios; dónde están los precios, sin pegarlos aquí |
| Políticas | Cambios, envíos, formas de pago, tal como las cumples |
| Horarios | Cuándo atiendes |
| Tono | Cómo hablas: trato, palabras y lo que evitas |
| Lo que nunca prometo o digo | Plazos, descuentos, opiniones sobre las personas |
| Lo que nunca comparto | Datos que no salen de tu negocio |
| Lo que no he decidido | Lo que aún no sabes; se queda pendiente, no se inventa |
Sin contraseñas ni datos de clientes.
Método
El método: siete pasos, con la IA en cuatro
Primero se instalan los dos extremos del día, la apertura y el cierre; los bloques del medio llegan cuando esos dos ya se hacen solos. Marca cada paso al terminarlo: el avance queda solo en este navegador.
Cuatro de los siete pasos llevan un prompt. Los otros tres los haces tú.
0 / 7 pasos hechos
Escribe donde puedas tus políticas, horarios, tono y límites, sin ordenarlos.
Al terminar tienes: Notas sueltas y un documento.
Contesta sus preguntas, de una en una, para armar la ficha de contexto.
Al terminar tienes: Una ficha con lo pendiente marcado.
Entrégale la ficha, la nota de ayer y tu agenda, y pide tres prioridades como máximo.
Al terminar tienes: Un plan del día.
Compara el plan con la nota, puntúa con la rúbrica y pide cambiar solo lo señalado.
Al terminar tienes: Un plan corregido.
Entrégale tus apuntes y pide una nota con lo hecho, lo pendiente, lo decidido y las dudas.
Al terminar tienes: La nota de mañana.
Elige cuándo usas la IA para clientes, ventas, marketing y administración, y qué verificas en cada uno.
Al terminar tienes: Una semana tipo.
El viernes, mira las notas y ajusta la ficha y la rutina.
Al terminar tienes: Una ficha y una rutina ajustadas.
Entrevista
Paso 2: armar la ficha con una entrevista
Un prompt es lo que le escribes a la IA para pedirle algo, y lo que va entre llaves, como {{NEGOCIO}}, es una variable: la rellenas con tus datos. Este prompt no redacta: pregunta, una cosa cada vez, sin proponerte políticas ni horarios.
Prompt de ficha: que la IA te entreviste sobre tu negocio
Armar la ficha de contexto con lo que dices tú, con preguntas de una en una y lo pendiente marcado.
Cuándo usarlo: Una vez, antes de empezar, y cada vez que cambie algo importante.
Qué es tu negocio, en una frase.
Para qué quieres usar la IA en el día.
Ver el texto completo del prompt
Actúa como un entrevistador que ayuda a un negocio pequeño a armar la ficha de contexto que pegará al empezar cada conversación con una IA. Tu destinatario es la persona dueña, que conoce su negocio pero nunca lo dejó por escrito. Tu objetivo es reunir SOLO lo que yo te diga, sin inventar nada.
### CONTEXTO
Mi negocio: {{NEGOCIO}}
Para qué quiero usar la IA: {{PARA_QUE}}
### CAMPOS DE LA FICHA
Negocio · Clientes · Lo que ofrezco · Políticas · Horarios · Tono · Lo que nunca prometo o digo · Lo que nunca comparto · Lo que no he decidido
### REGLAS
1. Pregúntame de a UNA cosa y espera mi respuesta. Máximo 12 preguntas; no repitas lo que ya está en CONTEXTO.
2. Recorre los campos en orden y pregúntame por cada uno con mis palabras: cómo lo cumplo hoy, no cómo debería ser.
3. No propongas políticas, plazos, precios ni horarios que yo no mencione, ni me digas lo que es «habitual» en otros negocios.
4. No me pidas contraseñas, precios completos ni datos de clientes.
5. Si dos respuestas se contradicen, cita las dos frases y pídeme que elija. Si algo no lo decidí, márcalo «Pendiente» y sigue.
6. Separa lo que yo dije de lo que tú supones, y no presentes una suposición como si fuera mi respuesta.
### FORMATO DE SALIDA
Al terminar (o al llegar a 12 preguntas), una tabla de columnas fijas: Campo | Lo que dije | Estado, con los nueve campos en ese orden. El estado es «Confirmado» o «Pendiente». La tabla fija la forma; el contenido lo pongo yo.
### ANTES DE RESPONDER
Verifica que: hay una fila por campo y en el orden dado; ninguna política, plazo o dato apareció sin que yo lo dijera; cada «Confirmado» corresponde a algo que dije; toda suposición está marcada; no pediste contraseñas ni datos de clientes. Corrige lo que no cumpla.
### SIGUIENTE PASO
Termina indicándome que debo guardar la tabla completa en mi documento, bajo «Ficha», y pegarla al empezar cada conversación, en el lugar de la variable FICHA.Ejemplo del intercambio (ilustrativo)
Asistente de IAPrimera pregunta: ¿cómo suelen escribirte tus clientas y a qué hora del día?
TúCasi todas por WhatsApp, sobre todo por la tarde.
Asistente de IAAnotado. Sobre los cambios: ¿cuántos días tienen y qué tiene que traer la clienta?
Por qué funciona, por partes
01cómo lo cumplo hoy, no cómo debería ser.
Una ficha con lo que harías es una ficha con promesas; con lo que haces, es útil.
02No propongas políticas, plazos, precios ni horarios que yo no mencione
Es la regla que impide que la IA rellene tu ficha con lo habitual de otros negocios.
03Si algo no lo decidí, márcalo «Pendiente» y sigue.
Un campo pendiente se puede completar; uno inventado se descubre cuando un cliente lo reclama.
- Cómo evaluarlo
- Comprueba que cada «Confirmado» es algo que dijiste tú y que hizo las preguntas de a una.
- Cómo mejorarlo
- Si propone una política que no dijiste, contéstale que no la tienes y pídele quitarla.
Así puede verse la ficha de Camila. El campo pendiente queda a la vista.
Ejemplo generado
La ficha de Camila
Para qué sirve: Ver la ficha terminada, con lo que aún no está decidido a la vista.
| Campo | Lo que dije | Estado |
|---|---|---|
| Negocio | Tienda de ropa casual para mujer, con local y venta por WhatsApp. | Confirmado |
| Clientes | Mujeres del barrio, de unos 25 a 45 años; casi todas escriben por WhatsApp. | Confirmado |
| Lo que ofrezco | Camisetas, jeans y vestidos. Los precios están en mi lista de precios y no los pego aquí. | Confirmado |
| Políticas | Cambios dentro de 10 días, con etiqueta y ticket; no se devuelve dinero. Envío a domicilio por mensajería, que paga la clienta; retiro sin costo en el local. | Confirmado |
| Horarios | Lunes a sábado, de 10 a 19. | Confirmado |
| Tono | Cercano, de tú, sin exclamaciones de más. | Confirmado |
| Lo que nunca prometo o digo | Plazos de entrega, descuentos ni tallas «ideales». | Confirmado |
| Lo que nunca comparto | Nombres, teléfonos y direcciones de clientas; datos de pago. | Confirmado |
| Lo que no he decidido | Qué hacer con un cambio sin ticket. | Pendiente |
Ejemplo generado con el prompt de ficha.
Guárdala bajo «Ficha»: es lo primero que pegas al empezar y no lleva datos personales de clientas.
Prompt
Paso 3: abrir el día con la nota de ayer
Con la ficha, la nota de ayer y tu agenda, este prompt propone como máximo tres prioridades. No decide por ti ni estima tiempos: ordena lo que le diste.
Prompt de apertura: tres prioridades a partir de la nota de ayer
Obtener las prioridades de hoy, lo que puede esperar y tus preguntas abiertas, usando solo tu ficha, tu nota y tu agenda.
Cuándo usarlo: Cada mañana, antes de empezar, con la nota de traspaso de ayer.
Tu ficha de contexto, pegada.
La nota de traspaso de ayer, pegada.
Lo que ya está fijado hoy: personas, visitas, horarios.
Ver el texto completo del prompt
Actúa como asistente que ordena el comienzo del día de un negocio pequeño. Tu destinatario es la persona dueña, que decidirá qué hace hoy. Tu objetivo es proponer como máximo tres prioridades con lo que yo escribí, sin decidir por mí.
### CONTEXTO
Mi ficha de contexto:
{{FICHA}}
### DATOS (única fuente)
La nota de traspaso de ayer:
{{NOTA_DE_AYER}}
Mi agenda de hoy: {{AGENDA_DE_HOY}}
### REGLAS
1. Usa solo mi nota de ayer, mi agenda y mi ficha. No agregues tareas, plazos, tiempos ni urgencias.
2. Como máximo tres prioridades. Cada una es una acción concreta que puedo hacer hoy y empieza con un verbo.
3. Si un pendiente de la nota espera algo o a alguien, tenlo en cuenta al elegir: si lo que lo desbloquea es una acción mía, esa acción es la prioridad.
4. No contradigas lo que ya decidí: las decisiones de la nota se respetan.
5. Todo pendiente de la nota que no sea prioridad va a «Puede esperar», con el motivo que dice mi nota. Toda pregunta abierta va a «Preguntas para ti».
6. No estimes minutos. Si mi agenda ocupa el día, dilo.
7. Si falta un dato para decidir, escribe [FALTA: qué dato].
8. No propongas nada que mi ficha marque como límite.
### FORMATO DE SALIDA
En este orden: (1) «Prioridades de hoy»: una tabla de columnas fijas: N.º | Qué hago | De dónde sale, donde «De dónde sale» es Nota, Agenda o Ficha; (2) «Puede esperar»: una tabla de columnas fijas: Qué | Motivo; (3) «Preguntas para ti»; (4) «FALTA». La tabla fija la forma; el contenido sale de mis datos.
### ANTES DE RESPONDER
Verifica que: hay como máximo tres prioridades y cada una es una acción; ninguna prioridad ignora un pendiente que espera algo; ninguna contradice una decisión; cada pendiente de la nota está en «Prioridades de hoy» o en «Puede esperar»; cada pregunta abierta está en «Preguntas para ti»; no hay tiempos ni urgencias tuyos. Corrige lo que no cumpla.Por qué funciona, por partes
01No agregues tareas, plazos, tiempos ni urgencias.
El plan sale de tu nota y tu agenda, no de lo que suena razonable.
02si lo que lo desbloquea es una acción mía, esa acción es la prioridad.
Responder a alguien que espera una confirmación es inútil hasta que llega: primero se pide.
03con el motivo que dice mi nota.
Un pendiente aplazado sin su motivo real se olvida o se discute de nuevo.
- Cómo evaluarlo
- Compara cada prioridad con una fila de tu nota o con tu agenda: nada nuevo y ninguna que espere algo.
- Cómo mejorarlo
- Si una prioridad es vaga, pídele una acción concreta con el pendiente exacto de tu nota.
Primer resultado
Lo que respondió la IA la primera vez
Léelo con la nota del lunes al lado: cada prioridad sale de una fila de la nota o de la agenda.
Ejemplo generado
Nota de traspaso del lunes
Para qué sirve: Ver cómo los apuntes del día se ordenan en una nota que sirve al día siguiente.
| Tipo | Qué | Detalle |
|---|---|---|
| Hecho | Contestar las consultas de WhatsApp | 9 consultas; dos preguntaron por cambios |
| Hecho | Publicar la foto de los vestidos | — |
| Hecho | Cerrar caja | — |
| Pendiente | Responder a la clienta que pide 20 camisetas para un club | Espera que Iván diga si hay tela |
| Pendiente | Revisar la hoja de ventas | [FALTA: motivo] |
| Pendiente | Llevar el pantalón de una clienta a la costurera | La costurera lo recibe el jueves |
| Decisión | No hacer liquidación esta semana | — |
| Pregunta abierta | ¿Se puede cambiar una prenda sin ticket? | — |
Ejemplo generado con el prompt de cierre.
Salida ilustrativa del prompt de apertura con la ficha, la nota del lunes y la agenda del martes. La tuya será distinta.
| N.º | Qué hago | De dónde sale |
|---|---|---|
| 1 | Responder a la clienta de las 20 camisetas | Nota |
| 2 | Recibir a la proveedora | Agenda |
| 3 | Avanzar con lo de ventas | Nota |
| Qué | Motivo |
|---|---|
| Llevar el pantalón de una clienta a la costurera | Puede esperar a otro día |
Preguntas para ti: ¿Se puede cambiar una prenda sin ticket? FALTA: ninguno.
Análisis
Paso 4: contrastar el plan con tu nota
Una rúbrica es una tabla de criterios con puntos que se usa igual con cada plan. Contrastar es buscar, para cada prioridad, la fila de la nota de la que sale y leer si dice lo mismo.
El plan parece razonable: tres prioridades, algo que espera y tu pregunta abierta. Se contrasta con tu nota y tu agenda y se puntúa con la rúbrica: el total es 9 de 12: «Con ajustes».
Todo sale de tu nota, tu agenda o tu ficha
Correcto
Cada prioridad sale de una fila de la nota o de la agenda y no hay tareas nuevas.
Tres prioridades como máximo, cada una una acción
Mejorable
La prioridad 3, «Avanzar con lo de ventas», no dice qué hacer: tu nota decía «Revisar la hoja de ventas».
Respeta lo que espera algo o a alguien
Mejorable
La prioridad 1 es responder a la clienta, pero tu nota dice que «espera que Iván diga si hay tela»: lo primero es preguntarle a Iván.
Respeta lo que ya decidiste
Correcto
Ninguna prioridad contradice tu decisión de no hacer liquidación.
Cada motivo sale de tu nota
Mejorable
El pantalón «puede esperar a otro día», pero tu nota daba el motivo: la costurera lo recibe el jueves.
No inventa tiempos ni urgencias
Correcto
No estima minutos ni marca nada como urgente, como pide el prompt.
Conclusión del análisis
Es una buena base: no inventa tareas y trae tu pregunta abierta. Los tres fallos son de detalle, pero cambian tu mañana.
Puntúa el plan del día antes de usarlo
Puntúa el plan en los seis criterios: 0, 1 o 2 puntos cada uno, hasta 12. Si «Todo sale de tu nota, tu agenda o tu ficha» o «No inventa tiempos ni urgencias» sacan 0, no se usa aunque el total sea alto. Todo ocurre en tu navegador y no se guarda.
0 / 12 puntos
Responde los 6 criterios para ver la recomendación (0 respondidos).
Iteración
Paso 4, segunda vuelta: corregir solo lo señalado
Iterar aquí es corregir tres celdas, no pedir otro plan.
Por qué se itera
El contraste señaló tres cosas. El prompt limita el cambio a lo señalado, exige citar tu nota y muestra lo que un cambio obliga a mover.
Prompt de ajuste: corregir solo lo señalado
Corregir únicamente las celdas señaladas, apoyándose en tu nota, y dejar el resto intacto.
Cuándo usarlo: Después de contrastar el plan con tu nota, cuando tiene un problema.
Lo que hay que corregir y por qué.
Lo que no puede cambiar.
Ver el texto completo del prompt
Actúa como editor de planes del día para un negocio pequeño. Tu destinatario es la persona dueña. Tu objetivo es corregir SOLO lo señalado, usando mi nota de ayer, y dejar intacto lo demás.
### CONTEXTO
Usa mi ficha, mi nota de ayer, mi agenda y el plan de esta conversación. Si falta alguna, pídemela antes de seguir.
### DATOS
Problemas que detecté:
{{PROBLEMAS_DETECTADOS}}
Lo que no se puede tocar:
{{NO_TOCAR}}
### REGLAS
1. Cambia solo lo señalado y lo que ese cambio obligue a ajustar. Si obliga a cambiar otra parte, inclúyela en «Cambios».
2. Cada cambio se apoya en mi nota, mi agenda o mi ficha. No agregues tareas, plazos ni tiempos.
3. Si lo que señalé no existe en el plan, o mi nota no lo respalda, dímelo antes de cambiar nada.
4. En «Motivo» cita lo que dice mi nota.
5. No recomiendes nada nuevo. Si falta un dato, escribe [FALTA: qué dato].
### FORMATO DE SALIDA
En este orden: (1) «Cambios»: una tabla de columnas fijas: Antes | Después | Motivo; (2) «Sin cambios»: lo que no toqué; (3) «FALTA». La tabla fija la forma; el contenido sale de mis datos.
### ANTES DE RESPONDER
Verifica que: solo cambiaste lo señalado y lo que obliga; cada cambio cita mi nota; lo que no se puede tocar está idéntico; no hay tareas, plazos ni tiempos nuevos. Corrige lo que no cumpla.Por qué funciona, por partes
01Cambia solo lo señalado
Evita que rehaga lo que estaba bien y cambie algo sin que lo notes.
02Si obliga a cambiar otra parte, inclúyela en «Cambios».
Un cambio puede mover otra cosa; verla en la tabla evita sorpresas.
03En «Motivo» cita lo que dice mi nota.
Cada corrección queda con su respaldo y puedes comprobarla.
- Cómo evaluarlo
- Compara con el plan anterior: solo deben cambiar las celdas señaladas y las que estas obligan.
- Cómo mejorarlo
- Si toca algo que no señalaste, pide repetir solo lo señalado.
Resultado final
El plan después del ajuste
Salida ilustrativa del prompt de ajuste con los datos del ejemplo. La tuya será distinta.
| Antes | Después | Motivo |
|---|---|---|
| Prioridad 1 · Qué hago: Responder a la clienta de las 20 camisetas | Prioridad 1 · Qué hago: Preguntarle a Iván si hay tela para las 20 camisetas | La nota dice que ese pendiente espera la respuesta de Iván. |
| Prioridad 3 · Qué hago: Avanzar con lo de ventas | Prioridad 3 · Qué hago: Revisar la hoja de ventas | La nota dice qué quedó sin hacer: revisar la hoja de ventas. |
| Puede esperar (pantalón) · Motivo: Puede esperar a otro día | Puede esperar (pantalón) · Motivo: La costurera lo recibe el jueves | La nota da el motivo: la costurera lo recibe el jueves. |
| Puede esperar · Fila: — | Puede esperar · Fila: Responder a la clienta de las 20 camisetas · Espera que Iván diga si hay tela | Consecuencia del cambio 1: el pendiente pasa a esperar, con su motivo. |
Sin cambios: la prioridad 2 (recibir a la proveedora) y las preguntas para ti. FALTA: ninguno.
Con estos cambios, Camila empieza el martes preguntándole a Iván por la tela, recibe a la proveedora y revisa sus ventas, en lugar de contestar antes de saber si puede cumplir.
Adaptación
Paso 5: cerrar el día con una nota de traspaso
Durante el día, apunta sin ordenar; al cerrar, esas líneas sueltas van al prompt de cierre. Estos son los apuntes de Camila del lunes, y lo que sale es la nota del paso 3.
Ejemplo ilustrativo
Los apuntes de Camila del lunes, tal como los escribió
Para qué sirve: Ver lo que se le entrega al prompt de cierre: líneas sueltas, sin ordenar.
| N.º | Apunte |
|---|---|
| 1 | Contesté 9 consultas de WhatsApp; dos preguntaron por cambios. |
| 2 | Publiqué la foto de los vestidos. |
| 3 | Una clienta pide 20 camisetas para un club: falta que Iván me diga si hay tela, y hasta entonces no le respondo. |
| 4 | Cerré caja. |
| 5 | No revisé la hoja de ventas. |
| 6 | Una clienta dejó un pantalón para arreglar: la costurera lo recibe el jueves y lo llevo entonces. |
| 7 | Decidí no hacer liquidación esta semana. |
| 8 | Duda: ¿puedo cambiar una prenda sin ticket? |
Caso ficticio. Sin nombres de clientas.
Prompt de cierre: una nota de traspaso con tus apuntes del día
Ordenar tus apuntes en una nota con lo hecho, lo pendiente con su motivo, lo decidido y las dudas, sin agregar nada.
Cuándo usarlo: Cada día, al cerrar, con los apuntes que fuiste tomando.
El día que cierras.
Tus apuntes del día, tal como los escribiste.
Ver el texto completo del prompt
Actúa como asistente que ordena los apuntes del cierre de un día de trabajo. Tu destinatario es la persona dueña, que usará esta nota mañana como punto de partida. Tu objetivo es ordenar SOLO lo que escribí, sin agregar nada.
### CONTEXTO
Día que cierro: {{DIA}}
### DATOS (única fuente)
Mis apuntes del día, tal como los escribí:
{{APUNTES_DEL_DIA}}
### REGLAS
1. Usa solo mis apuntes. No agregues tareas, motivos, plazos ni cifras.
2. Una fila por cosa que aparezca en mis apuntes, con uno de estos tipos: Hecho, Pendiente, Decisión o Pregunta abierta.
3. En un Pendiente, el motivo va en «Detalle», con mis palabras. Si no lo dije, escribe [FALTA: motivo].
4. Copia las cifras tal cual, como cuántas consultas contesté; no sumes ni estimes.
5. No incluyas nombres, teléfonos ni datos de clientes: di «una clienta».
6. No ordenes por importancia ni recomiendes qué hacer mañana: eso lo decide la apertura.
7. Si un apunte es ambiguo, como no saber si algo se hizo, pregúntamelo antes de armar la nota.
### FORMATO DE SALIDA
En este orden: (1) una tabla de columnas fijas: Tipo | Qué | Detalle; (2) «FALTA». Sin nada más. La tabla fija la forma; el contenido sale de mis apuntes.
### ANTES DE RESPONDER
Verifica que: cada fila está en mis apuntes y cada cosa de mis apuntes tiene su fila; cada Pendiente tiene su motivo o su [FALTA]; las cifras son las mías; no hay datos de clientes; no recomendaste nada. Corrige lo que no cumpla.
### SIGUIENTE PASO
Termina indicándome que debo guardar la tabla en mi documento, bajo «Notas», y pegarla mañana en el lugar de la variable NOTA_DE_AYER.Por qué funciona, por partes
01Usa solo mis apuntes. No agregues tareas, motivos, plazos ni cifras.
La nota es tu memoria: si trae algo que no anotaste, mañana partes de un dato falso.
02Si no lo dije, escribe [FALTA: motivo].
Un pendiente sin motivo se ve, y mañana sabes qué preguntarte.
03No ordenes por importancia ni recomiendes qué hacer mañana
Decidir qué importa es trabajo de la apertura, con la agenda a la vista.
- Cómo evaluarlo
- Comprueba que cada fila está en tus apuntes y que ninguna cosa de tus apuntes quedó fuera.
- Cómo mejorarlo
- Si agrega un motivo que no escribiste, pídele que lo cambie por [FALTA: motivo].
Comparativa
Paso 6: los bloques del medio, y lo que no se delega
Entre la apertura y el cierre, el día se reparte en bloques. La tabla dice de cada uno cuándo lo usas, qué le pides a la IA, qué verificas tú y qué no delegas.
Plantilla para copiar
Los seis bloques del día
Para qué sirve: Saber cuándo se usa la IA, qué verificas y qué no se delega en cada bloque.
| Bloque | Cuándo | Qué le pides a la IA | Qué verificas tú | Lo que no delegas |
|---|---|---|---|---|
| Mañana | Cada día, al abrir | Elegir las prioridades con la nota de ayer y la agenda | Que respete lo que espera algo y lo que ya decidiste | Decidir qué importa hoy |
| Durante el día | Cuando llegan mensajes | Un borrador de respuesta con tu ficha | Precios, plazos y políticas contra tu ficha | Promesas, compensaciones y reclamos delicados |
| Ventas | Una vez por semana | Leer un resumen ya calculado y proponer hipótesis | Cada cifra contra tu hoja | Las cuentas y la decisión |
| Marketing | Dos días por semana | Borradores con datos de tu ficha | Datos, condiciones y tono | Qué prometer en tu nombre |
| Administración | Un día fijo por semana | Redactar cotizaciones con cifras ya calculadas | Cada cifra y condición | Precios, descuentos y asesoría legal o fiscal |
| Final del día | Cada día, al cerrar | Ordenar tus apuntes en una nota de traspaso | Que no falte ni sobre nada | Decidir qué queda pendiente |
Cada bloque tiene su guía, con el método completo:
- Mañana: si tu lista de pendientes es larga, Organizar las tareas de tu negocio con IA.
- Durante el día: Responder consultas de clientes con IA.
- Ventas: Analizar ventas con IA.
- Marketing: Crear publicaciones para redes sociales con IA.
- Administración: Crear cotizaciones y propuestas con IA.
- Lo que se repite igual: Documentar procesos de tu negocio con IA.
No hace falta usarlos todos a la vez, y un bloque que no usas esta semana no es un fallo: es información para la revisión del viernes. Así los reparte una tienda que abre de lunes a sábado.
Plantilla para copiar
Una semana tipo de la tienda
Para qué sirve: Ver los bloques repartidos por días.
| Día | Bloques de ese día |
|---|---|
| Lunes | Mañana, Durante el día, Ventas, Final del día |
| Martes | Mañana, Durante el día, Marketing, Final del día |
| Miércoles | Mañana, Durante el día, Administración, Final del día |
| Jueves | Mañana, Durante el día, Marketing, Final del día |
| Viernes | Mañana, Durante el día, Revisión semanal, Final del día |
| Sábado | Mañana, Durante el día, Final del día |
Ejemplo del caso: la tienda abre de lunes a sábado.
Cómo medir
Paso 7: revisar la semana y ajustar el sistema
El viernes, mira las notas de la semana con estas cinco preguntas. No miden tu productividad: dicen qué cambiar en la ficha y en la rutina.
Plantilla para copiar
Revisión del viernes
Para qué sirve: Decidir qué cambiar en la ficha y en la rutina según la semana.
| Pregunta | Dónde lo miras | Si la respuesta es sí |
|---|---|---|
| ¿Qué pendiente aparece en tres o más notas? | Las notas de la semana | Ponlo primero el lunes, delégalo o descártalo |
| ¿Qué pregunta abierta se repite? | Las notas de la semana | Contéstala y añade la respuesta a la ficha |
| ¿Qué tuviste que explicarle a la IA que ya debería estar en la ficha? | Tus conversaciones | Agrégalo a la ficha |
| ¿Qué tarea repites con los mismos pasos? | Lo hecho de cada nota | Documéntala como proceso |
| ¿Qué bloque no usaste? | El calendario de la semana | Quítalo o cámbialo de día |
Plantilla sin rellenar: no hay resultados de ninguna semana real.
Cada dato que tuviste que explicarle otra vez a la IA es un campo que faltaba: con las semanas, la ficha se completa y las respuestas se vuelven más tuyas.
Errores comunes
Errores que hacen que el sistema se abandone
- 01
Empezar cada conversación de cero
Por qué perjudica: Sin ficha, la IA rellena lo que no sabe con lo habitual de otros negocios.
En su lugar: Pega tu ficha al empezar y mantenla actualizada.
- 02
Dejar que la IA decida qué importa
Por qué perjudica: No sabe qué pierdes si algo se retrasa ni qué acabas de decidir.
En su lugar: Que ordene tu nota y tu agenda; las prioridades las eliges tú.
- 03
Escribir la nota de traspaso de memoria
Por qué perjudica: Al final del día se olvida lo que quedó esperando algo.
En su lugar: Apunta mientras trabajas y pide la nota con esos apuntes.
- 04
Enviar lo que redactó sin compararlo con la ficha
Por qué perjudica: Un mensaje bien escrito con un plazo equivocado es peor que uno torpe y correcto.
En su lugar: Antes de enviar, compara precios, plazos y políticas con tu ficha.
- 05
Querer usar todos los bloques desde el primer día
Por qué perjudica: Un sistema con seis rutinas nuevas se abandona en una semana.
En su lugar: Empieza por la apertura y el cierre; suma un bloque cuando sean hábito.
Verificación
Lo que verificas tú cada día
Cada día, marca cada punto cuando lo hayas comprobado tú, no la IA.
La memoria del sistema es tuya: una ficha y una nota que revisas tú. Sin ellas, cada día empieza de cero.
Aplicación
Después de la primera semana: crecer poco a poco
Con la primera semana hecha, se trata de crecer poco a poco.
Paso 1: Empieza solo con la apertura y el cierre
La primera semana, únicamente esos dos; el medio lo haces como siempre.
Paso 2: Suma un bloque por semana
Cuando apertura y cierre salgan sin esfuerzo, añade el de clientes y luego los demás.
Paso 3: Guarda las notas en el mismo documento
Con la fecha: sirve para la revisión del viernes y para encontrar lo que decidiste.
Paso 4: Actualiza la ficha cuando cambie algo
Un precio, un horario o una política nuevos se cambian primero en la ficha.
Paso 5: Pasa lo que se repite a un procedimiento
Lo que haces igual cada semana merece dejarse por escrito.
Variaciones
Si tu negocio no es una tienda de ropa
El sistema no depende de que vendas ropa: cambian el contenido de la ficha y los bloques que usas.
Un negocio de servicios
Agendas y presupuestos pesan más que el mostrador.
En la ficha, cambia «Lo que ofrezco» por tus servicios y condiciones, y añade cómo agendas. Dale más peso al bloque de administración.
Un negocio de comida
El día depende de la producción y la cocina.
En la ficha, añade horarios de producción y qué no puedes prometer. Suma a la agenda los pedidos del día.
Un negocio de una sola persona
No hay quien reciba la nota: la lees tú mañana.
Mantén la ficha y el cierre; en la agenda, pon solo tus compromisos. La revisión del viernes es la más útil.
Limitaciones
Lo que este sistema no resuelve
El sistema ordena tu trabajo con la IA, pero tiene límites claros.
- La ficha envejece
- Si cambian tus políticas y no la actualizas, la IA trabajará con datos viejos.
- La nota es tan buena como tus apuntes
- Lo que no anotaste durante el día no aparece en ella.
- La IA puede equivocarse aun con tu ficha
- Por eso cada bloque tiene su verificación: la ficha reduce los errores, no los evita.
- No es una herramienta de gestión
- No avisa ni comparte con tu equipo: la memoria es tu documento.
Conclusión
Lo que te llevas
Un día de trabajo con IA se sostiene con cuatro piezas: una ficha fija, una apertura con la nota de ayer, bloques con límites claros y un cierre que deja la nota de mañana. La IA acelera cada pieza; el hilo entre un día y otro lo pones tú.
Para llevarte
- Escribe tu ficha una vez y pégala al empezar cada conversación.
- Cierra cada día con una nota de traspaso hecha con tus apuntes.
- Empieza con la apertura y el cierre; los bloques se suman después.
- Decide tú lo que no se delega y revisa el sistema cada semana.
Glosario
Glosario de esta guía
- Asistente de IA
- Un programa con el que conversas por escrito para que te ayude a redactar, ordenar ideas o revisar textos. Responde según lo que le pidas y puede equivocarse.
- Prompt
- El mensaje que le escribes a una IA para pedirle algo. Es como el encargo que le das a un empleado nuevo: cuanto más claro, mejor sale el trabajo.
- Variable
- Un hueco marcado dentro de un prompt, como {{NEGOCIO}}, que tú rellenas con tus datos antes de enviarlo. Lo demás del prompt no cambia.
- Ficha de contexto
- Un texto corto y fijo con lo que tu negocio ya sabe: qué vende, sus políticas, sus horarios, su tono y sus límites. Se pega al empezar cada conversación con la IA, para no explicarlo cada vez y para que no lo invente.
- Nota de traspaso
- Un resumen que escribes al cerrar el día: lo hecho, lo pendiente con su motivo, lo decidido y las dudas. Al día siguiente es el punto de partida, porque un asistente puede no conservar lo de ayer.
- Voz de marca
- La manera en que tu negocio habla: el tono, las palabras que usa y las que evita. Es lo que hace que un texto suene a ti y no a cualquiera.
- Rúbrica
- Una lista de criterios con puntaje para evaluar algo siempre de la misma manera, en lugar de decidir «a ojo».
- Dato personal
- Cualquier información que identifica a una persona: nombre, teléfono, correo o dirección. Las ventas se pueden analizar sin ella.
Preguntas frecuentes
Preguntas que surgen al aplicarlo
¿Cuánto tiempo lleva de verdad?
La ficha, unas dos horas una sola vez. Después, la apertura y el cierre llevan pocos minutos cada uno; el resto depende de los bloques del día.
¿Qué hago si la IA no recuerda la ficha a mitad del día?
Pégala de nuevo al empezar cada conversación: por eso vive en tu documento.
¿Puedo usar el sistema si trabajo solo?
Sí. La nota sirve igual: la escribes hoy y la lees mañana. La agenda tendrá solo tus compromisos.
¿Qué hago con los datos de mis clientas?
No los pegues. Escribe «una clienta» y quita nombres, teléfonos y direcciones: la tarea se entiende igual.
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