Analizar tus ventas con IA sin tomar hipótesis por hechos
Ordena tus ventas en una hoja que cuadra, pide hipótesis en lugar de causas y comprueba cada una antes de cambiar surtido, precios o promociones.
- Autoría
- DeveloClick
- Última actualización
- Actualizada el
- Tiempo de lectura
- 25 min de lectura
- Nivel
- Nivel intermedio
Problema
Tienes las ventas, pero no sabes qué preguntarles
Casi todos los negocios tienen sus ventas registradas en alguna parte, pero pocos las miran con método: se compara el total del mes «a ojo» con el anterior y se saca una conclusión.
La IA parece la ayuda ideal: pegas los datos y le preguntas qué pasó. Responde con seguridad, con porcentajes y con explicaciones, y ahí está el riesgo: puede equivocarse al sumar y siempre puede darte una explicación que suena razonable aunque nadie la haya comprobado. Una causa inventada con buena redacción es peor que ninguna respuesta, porque decides con ella.
La hoja calcula, la IA propone hipótesis y tú compruebas y decides.
Te reconoces en esto si…
- Miras el total del mes, pero no sabes qué productos lo mueven ni qué cambió.
- Cuando las ventas bajan, tienes una explicación en la cabeza que nunca comprobaste.
- Le pegaste tus ventas a una IA y te dio un análisis que no sabes si creer.
- Comparas meses distintos (con más días, con una promoción, con un cierre) como si fueran iguales.
Si nunca usaste un asistente de IA, te basta con tus ventas y una hoja de cálculo: cada término se explica al aparecer.
Qué conseguirás
Qué tendrás al terminar
Saldrás con un análisis en el que cada cifra está comprobada y cada explicación está marcada como lo que es.
- 01Una hoja de ventas y resumen
- Con un formato único y un resumen que cuadra.
- 02Una comparación justa
- Ventas por día abierto, para no comparar meses desiguales.
- 03Hipótesis con forma de comprobarlas
- Qué dato confirmaría o descartaría cada una.
- 04Una rúbrica de seis criterios
- Para revisar cualquier análisis de la IA.
Para quién es
Para quién es esta guía, y para quién todavía no
Es para ti si…
- Tienes ventas registradas de al menos unos meses y quieres entender qué te dicen.
- Sabes sumar y ordenar en una hoja de cálculo, o estás dispuesto a aprender.
- Quieres apoyarte en la IA sin creerte todo lo que responde.
Quizá no todavía si…
- Buscas que la IA te diga qué hacer: aquí las decisiones son tuyas.
- No llevas ningún registro de ventas: empieza por anotarlas de forma ordenada.
- Necesitas contabilidad, impuestos o auditoría.
Caso práctico
El caso: tres meses de ventas y una caída en septiembre
Seguiremos a un negocio inventado, como indica su tarjeta. Sus ventas y sucesos sirven para practicar las cuentas.
Verde Hogar (ficticio) — tienda de plantas de interior
- Productos
- Monstera, Helecho, Pack de suculentas, Maceta, Fertilizante
- Ventas del trimestre
- julio $950, agosto $1119 y septiembre $865
- Lo que pasó
- Agosto: la maceta costó $5 en lugar de $6 todo el mes. Septiembre: tienda cerrada 3 días por una reforma (27 días abiertos), sin promoción. No se registró si hubo faltantes de stock.
- Decisión pendiente
- Repetir la promoción o cambiar el surtido
Datos del caso
Situación
Verde Hogar es una tienda pequeña, abierta todos los días. Tiene tres meses de ventas y en septiembre bajaron. Para el ejemplo se analizan cinco productos.
Objetivo
Entender qué cambió entre agosto y septiembre y decidir qué comprobar antes de tocar el surtido o los precios.
El problema concreto
Creen que cayeron porque terminó la promoción, pero nunca lo comprobaron. Y una IA a la que pegaron las ventas les dio cifras que no coincidían con su hoja.
Cómo se aplicó el método
Ordenan sus ventas, arman el resumen, piden la lectura, la contrastan, la corrigen con datos nuevos y comprueban las hipótesis.
Resultado
Una tabla con hipótesis alternativas y la forma de comprobar cada una.
Marco de trabajo
Cuatro ideas que evitan la mayoría de los errores
Cuatro ideas separan lo que se sabe de lo que se supone.
Calcular, interpretar y decidir son tres trabajos
Sumar tiene una única respuesta correcta, y la hoja la da siempre. Interpretar es leer los números y ver qué llama la atención, y ahí ayuda la IA. Decidir depende de tu negocio.
Ejemplo: La hoja dice que septiembre fue $254 menos que agosto; la IA sugiere por qué podría ser; tú decides qué revisar.
Una hipótesis no es una causa
«Bajó porque terminó la promoción» es una hipótesis. Solo será una causa si compruebas que la promoción movía esas ventas.
Compara de forma justa
Un mes con tres días de cierre no se compara con uno completo sin ajustar. Pregúntate qué fue distinto en cada periodo.
Ejemplo: $865 en 27 días abiertos son $32,04 por día; agosto fue de $36,10.
Con tres datos no hay tendencia
Tres meses sirven para observar y preguntar, no para afirmar tendencias.
Antes
Cómo se suele pedir, y por qué la respuesta engaña
Cómo suele pedirse
Aquí están mis ventas de los últimos tres meses. Dime qué pasó y qué debería hacer.
La IA no sabe qué pasó en tu negocio, calcula mientras redacta y elige por ti. Suena a análisis y puede ser una lista de suposiciones (ejemplo ilustrativo).
- No se le dice lo que pasó cada mes: no puede tenerlo en cuenta.
- No se le pide separar datos de suposiciones.
- «Qué debería hacer» pide una decisión que solo tú puedes tomar.
- No hay ninguna comprobación prevista.
Ejemplo ilustrativo
El pedido ingenuo: lo que escribe la IA y lo que dice la hoja
Para qué sirve: Ver cómo un pedido sin resumen produce cifras erradas y causas sin comprobar.
| Frase de la IA | Lo que dice la hoja o por qué no se sostiene |
|---|---|
| «Las ventas del trimestre sumaron $3014.» | La hoja suma $2934: $950, $1119 y $865. |
| «Septiembre cayó un 24 % respecto a agosto.» | La hoja da −22,7 %, y por día abierto la caída es de 11,2 %. |
| «Las suculentas representan el 40 % de las ventas.» | La hoja da 32,3 %. |
| «La caída se debe a que terminó la promoción.» | Es una causa afirmada, sin comprobar, y la tienda cerró tres días. |
Ejemplo ilustrativo, escrito a propósito con tres cifras erradas. La hoja del caso las contradice.
Datos necesarios
Pasos 1 y 2: la decisión, las preguntas y una tabla limpia
Todo empieza en tu hoja. Un dato personal no hace falta para analizar ventas: si tus registros lo incluyen, quítalo antes de nada.
El trabajo más importante ocurre antes de abrir la IA. Reúne cuatro cosas.
Una decisión concreta
Imprescindible
Para qué miras los datos. Sin decisión, cualquier dato parece interesante.
¿Repetir la promoción o cambiar el surtido?
Una tabla limpia de ventas
Imprescindible
Una fila por venta, con las mismas columnas: fecha, producto, unidades y precio. Un producto, un nombre.
12/07 · Monstera · 1 · $20
Lo que pasó en cada periodo
Imprescindible
Promociones, cambios de precio, cierres y faltantes. Sin esto, cualquier explicación será genérica.
Qué no vas a compartir
Imprescindible
Nombres, teléfonos o direcciones de clientes: no hacen falta.
Si no sabes qué preguntarle a tu tabla, parte de estas. Cada una dice qué cuenta hacer y qué no podrá responderte.
Plantilla para copiar
Cinco preguntas que tus ventas pueden contestar
Para qué sirve: Elegir qué preguntarle a tus datos y qué cuenta hacer.
| Pregunta | Cuenta en la hoja | Lo que no puede decirte |
|---|---|---|
| ¿Qué productos mueven el total? | Ventas por producto y % del total | Por qué se venden más o menos. |
| ¿La diferencia es del negocio o del calendario? | Ventas por día abierto | Si el calendario fue la única razón. |
| ¿Una promoción vendió más o solo bajó el precio? | Unidades e ingresos del producto | Si dejó margen. |
Método
El método: siete pasos, con la IA en tres
Puedes ir tachando cada paso; ese avance solo queda guardado en este navegador.
Tres de los siete pasos llevan un prompt. Los otros cuatro los haces tú solo.
0 / 7 pasos hechos
Escribe qué decisión quieres tomar y elige las preguntas que tus datos puedan contestar.
Al terminar tienes: Una decisión y sus preguntas.
Una fila por venta, mismas columnas, un nombre por producto y las fechas escritas igual. Quita todo dato personal.
Al terminar tienes: Una tabla lista para calcular.
Con el prompt de fórmulas o con la plantilla, arma la hoja y pruébala con números de práctica.
Al terminar tienes: Un resumen calculado.
Suma de dos maneras y mira que el total de control dé 0. Si no, corrige antes de seguir.
Al terminar tienes: Un resumen que cuadra.
Pega tu resumen, no las ventas sueltas, y lo que pasó en cada mes, y pide hipótesis.
Al terminar tienes: Una tabla de hipótesis.
Compara cada cifra y cada frase con tu hoja, puntúa con la rúbrica y pide cambiar solo lo señalado.
Al terminar tienes: Una lectura corregida.
Haz la comprobación que se propuso, con datos que tienes, y decide solo con lo comprobado.
Al terminar tienes: Una hipótesis confirmada o descartada.
Hoja de cálculo
Pasos 3 y 4: armar la hoja y comprobar que cuadra
La hoja de ventas tiene una fila por venta; la de resumen las suma por producto y por mes con fórmulas. Las compras y los días abiertos los anotas tú desde tu registro.
Plantilla para copiar
Plantilla de la hoja de ventas y resumen
Para qué sirve: Saber qué va en cada hoja y en cada celda.
| Hoja y celdas | Contenido |
|---|---|
| Ventas!A1:F1 | Encabezados: Fecha, Producto, Unidades, Precio, Total, Mes |
| Ventas!A2:F… | Una fila por venta: fecha, producto, unidades y precio, y las dos primeras fórmulas de la tabla siguiente |
| Resumen!A1:F1 | «Producto», los números de mes (7, 8 y 9), «Total» y «% del total» |
| Resumen!A2:F7 | Los productos en A2:A6 y sus ventas por mes, totales y % del total |
| Resumen!A8:D14 | Compras y días abiertos (los anotas tú), ticket promedio, variaciones, ventas por día abierto y el control |
Un prompt es lo que le escribes a la IA para pedirle algo, y lo que va entre llaves, como {{PROGRAMA}}, es una variable: la rellenas con tus datos. Este prompt recibe solo la descripción de tus hojas y columnas, sin ninguna venta.
Prompt de fórmulas: armar tu hoja sin compartir tus ventas
Obtener las fórmulas de tu hoja a partir de la descripción de tus columnas, sin pegar ninguna venta.
Cuándo usarlo: Cuando quieres construir la hoja tú mismo o adaptarla a tus columnas.
La hoja de cálculo que usas.
Cada hoja, columna o bloque y lo que contiene.
Ver el texto completo del prompt
Actúa como asistente de hojas de cálculo para una persona que apenas empieza y que escribirá cada fórmula por su cuenta. Tu objetivo es proponerle las fórmulas de una hoja de ventas y de su resumen, usando solo la descripción de sus hojas y columnas, sin ver ninguna venta.
### CONTEXTO
Programa: {{PROGRAMA}}
### DATOS
Cómo están armadas mis hojas (hoja, columna o bloque y lo que contiene):
{{COLUMNAS_Y_CELDAS}}
### CUENTAS QUE NECESITO
1. Total de una venta (Ventas!E): unidades por precio.
2. Mes de una venta (Ventas!F): el número del mes de la fecha.
3. Ventas de un producto en un mes (Resumen!B2:D6): la suma de los totales de Ventas con ese producto y ese mes.
4. Total de ventas de un mes (Resumen!B7:D7): la suma de los cinco productos de ese mes.
5. Total de un producto y % del total (Resumen!E2:F6): la suma de sus tres meses, y ese total dividido entre el total general de E7.
6. Ticket promedio (Resumen!B9:E9): las ventas divididas entre las compras.
7. Variación frente al mes anterior (Resumen!C10:D10): el mes nuevo dividido entre el mes anterior, menos 1.
8. Ventas por día abierto (Resumen!B12:D12): las ventas del mes divididas entre sus días abiertos.
9. Variación por día abierto (Resumen!C13:D13): las ventas por día abierto nuevas divididas entre las anteriores, menos 1.
10. Control (Resumen!B14): el total por producto (E7) menos la suma de los totales por mes; debe dar 0.
### REGLAS
1. Trabaja solo con las hojas y columnas que describí. Si para una cuenta falta una, escribe [FALTA: la columna] y no la crees.
2. No me pidas mis ventas. Para probar cada fórmula usa números de práctica que pueda resolver mentalmente.
3. Da cada fórmula con las funciones en español y en inglés, y recuérdame que el separador de argumentos depende de la región.
4. Fija con signos de dólar las celdas y los rangos que no deben moverse al copiar, y dime cuáles.
5. Separa lo que sale de mi descripción de lo que supones tú, y marca cada suposición «SUPUESTO».
### FORMATO DE SALIDA
Una tabla de columnas fijas: Celda | Qué calcula | Fórmula en español | Fórmula en inglés | Comprobación con números de práctica. Debajo, «Cómo pegarla», con el lugar de cada fórmula. La tabla fija la forma; el contenido sale de mis columnas.
### ANTES DE RESPONDER
Verifica que: cada fórmula responde a la cuenta escrita; la comprobación con números de práctica es correcta (haz la cuenta dos veces); no usaste columnas que no describí; los rangos fijos están marcados; el control da 0 cuando los totales cuadran; toda suposición está señalada. Corrige lo que falle.Por qué funciona, por partes
01sin ver ninguna venta.
Le describes la estructura y no tus ventas: armas el cálculo sin compartir datos de tu negocio.
02usa números de práctica que pueda resolver mentalmente.
Puedes comprobar cada fórmula con cuentas propias antes de usar tus ventas.
03el control da 0 cuando los totales cuadran
Te recuerda incluir el total de control, la cuenta que avisa si algo no suma bien.
- Cómo evaluarlo
- Escribe cada fórmula con los números de práctica: el resultado debe coincidir con tu cuenta a mano.
- Cómo mejorarlo
- Si tu programa no reconoce una función, pega su mensaje de error y pide la alternativa.
Si prefieres no usar la IA, estas son las fórmulas. La última columna sirve para probarlas antes de usar tus ventas.
Ejemplo generado
Las fórmulas de la hoja, en español y en inglés
Para qué sirve: Saber qué escribir en cada celda y cómo probarlo con números de práctica.
| Celda | Qué calcula | Fórmula en español | Fórmula en inglés | Comprobación con números de práctica |
|---|---|---|---|---|
| Ventas!E2 | Total de una venta | =C2*D2 | =C2*D2 | 3 unidades a 4: 12 |
| Ventas!F2 | Mes de una venta | =MES(A2) | =MONTH(A2) | Una fecha del 15 de agosto: 8 |
| Resumen!B2 | Ventas de un producto en un mes | =SUMAR.SI.CONJUNTO(Ventas!$E$2:$E$1000;Ventas!$B$2:$B$1000;$A2;Ventas!$F$2:$F$1000;B$1) | =SUMIFS(Ventas!$E$2:$E$1000,Ventas!$B$2:$B$1000,$A2,Ventas!$F$2:$F$1000,B$1) | Monstera 20 y 30 en el mes 7, y Helecho 5 en el mes 7: 50 |
| Resumen!B7 | Total de ventas de un mes | =SUMA(B2:B6) | =SUM(B2:B6) | 10, 20, 5, 0 y 15: 50 |
| Resumen!F2 | Total de un producto y % del total | =E2/$E$7 | =E2/$E$7 | E2 30 y E7 120: 0,25 |
| Resumen!B9 | Ticket promedio | =B7/B8 | =B7/B8 | 950 entre 80 compras: 11,875 |
| Resumen!C10 | Variación frente al mes anterior | =C7/B7-1 | =C7/B7-1 | 100 y luego 120: 0,2 |
| Resumen!B12 | Ventas por día abierto | =B7/B11 | =B7/B11 | 930 entre 31 días: 30 |
| Resumen!C13 | Variación por día abierto | =C12/B12-1 | =C12/B12-1 | 30 y luego 36: 0,2 |
| Resumen!B14 | Control | =E7-SUMA(B7:D7) | =E7-SUM(B7:D7) | E7 200 y B7:D7 100, 60 y 40: 0 |
Ejemplo generado. Según tu región, los argumentos se separan con punto y coma o con coma.
Así queda el resumen de Verde Hogar. Incluye las compras y el ticket promedio, y es lo que se le da a la IA.
Ejemplo generado
Resumen del trimestre de Verde Hogar
Para qué sirve: Ver el resumen calculado que se le da a la IA.
| Producto | Julio | Agosto | Septiembre | Total | % del total |
|---|---|---|---|---|---|
| Monstera | 240 | 300 | 180 | 720 | 24,5 % |
| Helecho | 160 | 144 | 136 | 440 | 15,0 % |
| Pack de suculentas | 300 | 360 | 288 | 948 | 32,3 % |
| Maceta | 180 | 240 | 186 | 606 | 20,7 % |
| Fertilizante | 70 | 75 | 75 | 220 | 7,5 % |
| Total de ventas | 950 | 1119 | 865 | 2934 | 100,0 % |
| Compras (tickets) | 80 | 92 | 78 | 250 | — |
| Ticket promedio | 11,88 | 12,16 | 11,09 | 11,74 | — |
| Variación frente al mes anterior | — | +17,8 % | −22,7 % | — | — |
Cifras ficticias en $. Es lo que se pega en el prompt principal, junto con lo que pasó en cada mes.
Prompt
Paso 5: pedir la lectura de tu resumen
Este prompt recibe tu resumen, lo que pasó en cada mes y lo que quieres entender, y devuelve hipótesis con alternativas y cómo comprobarlas.
Prompt principal: observaciones, hipótesis y cómo comprobarlas
Obtener observaciones, hipótesis con alternativas y formas de comprobarlas, sin cálculos nuevos ni causas afirmadas.
Cuándo usarlo: Cuando tu resumen cuadra y tienes anotado lo que pasó en cada periodo.
Qué es tu negocio.
Los meses que cubre el resumen.
Tu resumen ya calculado, como texto.
Lo que pasó en cada periodo.
Lo que quieres entender.
Ver el texto completo del prompt
Actúa como analista de ventas para negocios pequeños. Tu destinatario es la persona dueña, que decidirá y comprobará lo que le expliques. Tu objetivo es interpretar un resumen de ventas YA CALCULADO en su hoja de cálculo, no recalcularlo.
### CONTEXTO
Negocio: {{NEGOCIO}}
Periodo: {{PERIODO}}
Lo que pasó en cada periodo (promociones, cierres, cambios de precio, faltantes):
{{CONTEXTO}}
Lo que quiero entender: {{PREGUNTA}}
### DATOS (única fuente de cifras)
Resumen calculado por mí:
{{TABLA_RESUMEN}}
### REGLAS
1. Cita solo cifras que estén escritas en mi resumen, tal como están. No hagas sumas, porcentajes ni promedios nuevos: si necesitas uno, pídemelo en «FALTA».
2. Distingue lo que muestran mis cifras (observación) de lo que supones (hipótesis). Usa la palabra «hipótesis» y no afirmes ninguna causa.
3. Da al menos dos explicaciones posibles por cada observación importante.
4. Ten en cuenta lo que pasó en el periodo. Si dos periodos no son comparables, dilo y pide el dato que falta.
5. Para cada hipótesis, di qué dato y qué cálculo de mi hoja la confirmarían o la descartarían.
6. No recomiendes decisiones y no digas cuál explicación es la correcta.
7. Si con estos datos no se puede afirmar algo, dilo. Si falta un dato, escribe [FALTA: qué dato].
### FORMATO DE SALIDA
En este orden: (1) una tabla de columnas fijas: Observación (de mi resumen) | Hipótesis (no causa) | Qué la apoya o la debilita | Cómo comprobarla; (2) «Con estos datos no se puede afirmar»; (3) «FALTA». La tabla fija la forma; el contenido sale de mis datos.
### ANTES DE RESPONDER
Verifica que: cada cifra aparece tal cual en mi resumen; ninguna explicación se presenta como causa; cada observación tiene al menos dos hipótesis; cada hipótesis dice cómo comprobarla; usaste lo que pasó en el periodo; no hay recomendaciones. Corrige lo que no cumpla.Por qué funciona, por partes
01YA CALCULADO en su hoja de cálculo, no recalcularlo.
Reparte el trabajo: las cuentas son de la hoja y la lectura, de la IA. Así se evita el riesgo de que calcule mal.
02Lo que pasó en cada periodo
Es lo que la IA no puede saber. Sin esto, explicará una caída con lo más habitual, aunque tu caso sea otro.
03Da al menos dos explicaciones posibles por cada observación importante.
Evita quedarse con la primera explicación que suena bien y obliga a comparar posibilidades.
04«Con estos datos no se puede afirmar»
Obliga a nombrar los límites, en lugar de dejar que la lectura suene más segura de lo que es.
- Cómo evaluarlo
- Comprueba que cada cifra citada está en tu resumen y que ninguna frase afirma una causa.
- Cómo mejorarlo
- Si la respuesta es genérica, añade más contexto de lo que pasó cada mes.
Primer resultado
Lo que respondió la IA la primera vez
Léelo con el resumen al lado: cada frase se puede contrastar con una celda de tu hoja.
Salida ilustrativa, redactada aplicando el prompt principal al resumen y al contexto del caso. La tuya será distinta.
| Observación (de mi resumen) | Hipótesis (no causa) | Qué la apoya o la debilita | Cómo comprobarla |
|---|---|---|---|
| Ventas: $950, $1119 y $865. Septiembre es −22,7 % frente a agosto. La tienda estuvo cerrada tres días en septiembre. | HIPÓTESIS: la caída se explica en buena parte por el fin de la promoción de las macetas. Alternativa: los tres días de cierre. | Apoya: las macetas bajaron de $240 a $186. Debilita: el cierre también reduce las ventas. | Analizar más datos de ventas. |
| Monstera: $300 en agosto y $180 en septiembre. | HIPÓTESIS: hay menos demanda de monstera. Alternativa: faltó stock. | Apoya: es el producto que más bajó. | Revisar el registro de stock y sumar más meses. |
| Maceta: $180, $240 y $186. En agosto costó $5 en lugar de $6. | HIPÓTESIS: el precio menor de agosto aumentó las ventas de macetas. Alternativa: agosto fue un buen mes para toda la tienda. | Debilita: el helecho bajó en agosto (de $160 a $144). | Comparar el margen de agosto con el de otros meses. |
Con estos datos no se puede afirmar: la causa de la caída ni una pérdida de demanda de la monstera. FALTA: el registro de stock.
Análisis
Paso 6: contrastar la lectura con tu hoja
Una rúbrica es una tabla de criterios con puntos que se usa igual con cada análisis. Con cifras, hay dos revisiones: comparar cada número con tu hoja y separar los hechos de las suposiciones.
La tabla suena a un buen análisis. Se contrasta con la hoja y se puntúa con la rúbrica: el total es 9 de 12: «Con ajustes».
Cada cifra está en tu resumen
Correcto
Todas las cifras están en el resumen: ninguna es un cálculo nuevo.
Separa hechos de hipótesis
Mejorable
Dice «hipótesis», pero «se explica en buena parte» da un peso que las cifras no muestran.
Ofrece alternativas
Correcto
Ofrece una alternativa por observación, como pide el prompt.
Compara de forma justa
Mejorable
Menciona el cierre, pero compara por totales (−22,7 %) y no pide las ventas por día abierto.
Dice cómo comprobar
Mejorable
La primera hipótesis se comprueba con «Analizar más datos de ventas»: no dice cuáles.
Dice lo que no se puede afirmar
Correcto
Nombra lo que no se puede afirmar y no recomienda decisiones.
Conclusión del análisis
Es una buena base: las cifras coinciden y no decide por ti. Los tres defectos se arreglan con datos que solo tu hoja puede dar.
Puntúa un análisis de la IA
Puntúa el análisis en los seis criterios: 0, 1 o 2 puntos cada uno, hasta 12. Si «Cada cifra está en tu resumen» o «Separa hechos de hipótesis» sacan 0, no se usa aunque el total sea alto. Todo ocurre en tu navegador y no se guarda.
0 / 12 puntos
Responde los 6 criterios para ver la recomendación (0 respondidos).
Si quieres una primera pasada de la IA, este prompt lista cada cifra con su origen. Es una ayuda: la comprobación es tuya.
Prompt de auditoría: qué cifras debes recalcular
Obtener cada cifra del análisis con su origen y cómo recalcularla en tu hoja.
Cuándo usarlo: Justo después de recibir la lectura, como primera pasada antes de tu propia revisión.
El mismo resumen del prompt principal.
Lo que pasó en cada periodo.
Ver el texto completo del prompt
Actúa como auditor de análisis de ventas. Tu destinatario es la persona dueña, que recalculará las cifras en su hoja. Tu objetivo es señalar qué debe comprobar, no dar nada por correcto.
### CONTEXTO
Audita el análisis de esta conversación. Si falta, pídemelo antes de seguir.
Lo que pasó en cada periodo: {{CONTEXTO}}
### DATOS (única fuente)
Mi resumen calculado:
{{TABLA_RESUMEN}}
### REGLAS
1. Lista cada frase del análisis que contenga una cifra o una explicación.
2. Clasifica cada una como: «Dato de mi resumen», «Cálculo nuevo», «Interpretación», «Hipótesis» o «Causa afirmada».
3. Para cada cifra, di dónde está en mi resumen (fila y columna) o escribe «No está», y cómo la recalcularía yo en mi hoja.
4. Señala lo que contradiga o ignore lo que pasó en el periodo y cualquier recomendación de decisión.
5. No des por correcta ninguna cifra y no hagas cálculos: solo indícame cómo comprobarla.
6. Si falta un dato para clasificar una frase, escribe [FALTA: qué dato].
### FORMATO DE SALIDA
En este orden: (1) una tabla de columnas fijas: Frase | Tipo | Cifra | Dónde está en mi resumen | Cómo la recalcularía yo; (2) «Contradice o ignora el contexto»; (3) «Recomendaciones»; (4) «FALTA». La tabla fija la forma; el contenido sale del análisis y de mis datos.
### ANTES DE RESPONDER
Verifica que: cada frase con cifra o explicación está en la tabla; cada tipo es uno de los cinco; ninguna cifra quedó sin su origen o su forma de recalcularla; no diste nada por correcto; no hay cálculos. Corrige lo que no cumpla.Por qué funciona, por partes
01Clasifica cada una como: «Dato de mi resumen», «Cálculo nuevo», «Interpretación», «Hipótesis» o «Causa afirmada».
Te enseña a leer por capas: qué es un hecho, qué una suposición y qué una causa que nadie comprobó.
02cómo la recalcularía yo en mi hoja.
Convierte cada cifra en una tarea de comprobación concreta.
03No des por correcta ninguna cifra
Evita que la auditoría suene a garantía: la comprobación sigue siendo tuya.
- Cómo evaluarlo
- Verifica tú las cifras que marca como correctas: también puede equivocarse al auditarse.
- Cómo mejorarlo
- Pídele que ordene los problemas de más a menos graves.
Iteración
Paso 6, segunda vuelta: corregir con datos que calculas tú
Iterar aquí no es pedir «hazlo mejor»: es señalar tres cosas y dar datos nuevos calculados por ti.
Por qué se itera
El contraste señaló una comparación injusta, un peso sin respaldo y una comprobación vaga. Se corrige con datos de tu hoja y con las reglas del ajuste: solo lo señalado, hipótesis que dicen cómo comprobarlas y ninguna cifra que no salga de tus datos.
Estos son los datos nuevos de Verde Hogar: la comparación justa (filas 11 a 13 de su hoja) y las unidades de dos productos.
Ejemplo generado
Datos nuevos de la hoja: comparación por día abierto y unidades
Para qué sirve: Ver cómo cambia la lectura al comparar por días abiertos.
| Concepto | Julio | Agosto | Septiembre |
|---|---|---|---|
| Días abiertos | 31 | 31 | 27 |
| Ventas por día abierto | 30,65 | 36,10 | 32,04 |
| Variación por día abierto frente al mes anterior | — | +17,8 % | −11,2 % |
| Unidades de monstera | 12 | 15 | 9 |
| Unidades de maceta | 30 | 48 | 31 |
| Variación de unidades de maceta | — | +60,0 % | −35,4 % |
| Variación de ingresos de maceta | — | +33,3 % | −22,5 % |
Septiembre frente a julio, por día abierto: +4,5 %. Las unidades salen de tu hoja de ventas.
Prompt de ajuste: corregir y añadir datos nuevos
Corregir solo lo señalado y añadir los datos nuevos que calculaste tú, sin afirmar causas.
Cuándo usarlo: Después de contrastar, con la lista de problemas y los datos que calculaste en tu hoja.
Lo que hay que corregir y por qué.
Datos nuevos calculados por ti en la hoja.
Ver el texto completo del prompt
Actúa como analista de ventas que corrige su propio análisis. Tu destinatario es la persona dueña. Tu objetivo es corregir SOLO lo señalado, usando los datos nuevos que calculó, y dejar intacto lo demás.
### CONTEXTO
Usa el resumen, lo que pasó en cada periodo y la tabla de esta conversación. Si falta alguno, pídemelo antes de seguir.
### DATOS
Problemas que detecté:
{{PROBLEMAS}}
Datos nuevos que calculé en mi hoja (son tu única fuente de cifras nuevas):
{{DATOS_ADICIONALES}}
### REGLAS
1. Cambia solo lo señalado y lo que ese cambio obligue a ajustar. Cita solo cifras de mi resumen o de mis datos nuevos, tal como están, y no hagas cálculos.
2. Para cada hipótesis di qué la apoya, qué la debilita y qué sigue sin poder decirse con mis datos. No afirmes ninguna causa.
3. Cada hipótesis dice qué dato y qué cálculo de mi hoja la confirmarían o la descartarían. Ordénalas según lo fácil que sea comprobarlas.
4. No recomiendes decisiones. Si un problema que te señalé no existe en tu tabla, dímelo antes de cambiar nada.
5. Si falta un dato, escribe [FALTA: qué dato] en lugar de inventarlo.
### FORMATO DE SALIDA
En este orden: (1) la tabla completa, con las columnas fijas: Observación (de mi resumen) | Hipótesis (no causa) | Qué la apoya o la debilita | Cómo comprobarla; (2) «Con estos datos no se puede afirmar»; (3) «Cambios»: una lista de lo que modificaste; (4) «FALTA». La tabla fija la forma; el contenido sale de mis datos.
### ANTES DE RESPONDER
Verifica que: solo cambiaste lo señalado; toda cifra nueva sale de mis datos nuevos o de mi resumen; ninguna frase afirma una causa; cada hipótesis dice cómo comprobarla; no hay recomendaciones. Corrige lo que no cumpla.Por qué funciona, por partes
01Cambia solo lo señalado
Evita que rehaga observaciones que ya estaban bien.
02Para cada hipótesis di qué la apoya, qué la debilita
Pasas de una explicación única a varias, con pruebas a favor y en contra.
03Ordénalas según lo fácil que sea comprobarlas.
Empiezas por lo que puedes comprobar hoy con lo que tienes.
- Cómo evaluarlo
- Comprueba que ninguna cifra nueva salió de la IA y que ninguna frase diga «se debe a».
- Cómo mejorarlo
- Si sigue afirmando causas, repite la regla y pide sustituir «porque» por «una posible explicación es».
Resultado final
Hipótesis con forma de comprobarlas
Salida ilustrativa del prompt de ajuste, con los PROBLEMAS y los DATOS_ADICIONALES del ejemplo. La tuya será distinta.
| Observación (de mi resumen) | Hipótesis (no causa) | Qué la apoya o la debilita | Cómo comprobarla |
|---|---|---|---|
| Ventas: $950, $1119 y $865. Septiembre es −22,7 % frente a agosto. Por día abierto (31, 31, 27 días): $30,65, $36,10 y $32,04; septiembre −11,2 % frente a agosto y +4,5 % frente a julio. | A) Los tres días de cierre explican parte de la caída. B) Agosto estuvo por encima de lo normal. | A se apoya: al ajustar por días abiertos, la caída pasa de 22,7 % a 11,2 %. B se apoya si septiembre por día abierto queda cerca de julio ($32,04 frente a $30,65). | Ver las ventas día por día de agosto y septiembre y comparar los días de la promoción con los demás. |
| Monstera: 12, 15 y 9 unidades; ingresos $240, $300 y $180. | A) Faltó stock. B) Bajó la demanda. C) El cierre afectó más a este producto. | A se debilita si hubo stock todo el mes. B necesita más meses para sostenerse: con tres datos no se puede afirmar. | Revisar el registro de stock y los días con existencias; añadir los próximos meses. |
| Maceta: unidades 30, 48 y 31; ingresos $180, $240 y $186. En agosto, +60,0 % en unidades y +33,3 % en ingresos. | La promoción aumentó las unidades, pero el precio menor hizo que el ingreso subiera menos. | Se apoya con que en septiembre, sin promoción, vuelven al nivel de julio. No dice nada del margen. | Comparar el margen de agosto con el de otros meses, con costos reales, antes de repetir la promoción. |
Con estos datos no se puede afirmar: que alguna hipótesis sea la causa ni que haya una tendencia. Cambios: la comparación por día abierto y la comprobación de cada hipótesis. FALTA: ventas día por día y registro de stock.
Comparativa
Cuándo no se puede afirmar
Estas situaciones son frecuentes y en todas los datos dicen menos de lo que parece.
Plantilla para copiar
Cuándo no se puede afirmar
Para qué sirve: Reconocer cuándo los datos no bastan.
| Situación | Tentación | Qué hacer |
|---|---|---|
| Tienes tres meses de datos | Hablar de temporadas o tendencias | Observa y anota: una temporada pide al menos un año. |
| Un producto pasa de 2 a 4 ventas | Decir que creció un 100 % | Habla de cantidades: con bases pequeñas, el porcentaje engaña. |
| Un mes tuvo un cierre o una promoción | Comparar los totales | Compara por día abierto. |
| Un producto baja un mes | Dejar de comprarlo | Espera más meses y revisa el stock. |
Errores comunes
Errores que llevan a decisiones equivocadas
- 01
Pegar las ventas sueltas
Por qué perjudica: Con cientos de filas, la IA mezcla cálculo y lectura, puede equivocarse y recibe datos que no necesita.
En su lugar: Pega el resumen ya calculado y comprobado, sin datos de clientes.
- 02
Aceptar un «porque» sin comprobar
Por qué perjudica: Una explicación razonable no es cierta: puedes repetir una promoción por un motivo equivocado.
En su lugar: Pide hipótesis, mantén varias abiertas y comprueba cada una con datos.
- 03
Comparar periodos desiguales
Por qué perjudica: Un mes con menos días abiertos o con promoción no es comparable con uno normal.
En su lugar: Compara por día abierto y anota lo que hizo distinto a cada periodo.
- 04
Hablar de tendencias con pocos datos
Por qué perjudica: En meses sueltos, un cambio pequeño parece tendencia y un porcentaje alto puede ser dos ventas de diferencia.
En su lugar: Trabaja con cantidades y di lo que aún no se puede saber.
Verificación
Paso 7: lo que verificas tú antes de decidir
Marca cada punto cuando lo hayas comprobado tú, en tu hoja, no la IA.
La IA lee y propone hipótesis. Las cuentas salen de tu hoja y la decisión es tuya.
Aplicación
Después de la primera lectura: repetir con orden
Con la primera lectura hecha, el trabajo es repetirla con orden.
Paso 1: Anota lo que comprobaste
Guarda cada hipótesis confirmada o descartada, con su fecha y su dato.
Paso 2: Repite cada mes con las mismas cifras
Añade el mes nuevo a la hoja y mira siempre lo mismo.
Paso 3: Guarda lo que pasó cada mes
Sin ese registro no podrás explicar un cambio dentro de seis meses.
Paso 4: Suma meses antes de hablar de tendencias
Con más meses, unas hipótesis se sostienen y otras se caen.
Paso 5: Revisa tus preguntas
Si cambia la decisión, cambia lo que le preguntas a tus ventas.
Limitaciones
Lo que este método no resuelve
El método ayuda a pensar mejor tus datos, pero tiene límites claros.
- No encuentra causas
- Solo propone explicaciones posibles: saber cuál es la correcta exige comprobarlas.
- Con pocos datos no hay conclusiones
- Tres meses sirven para observar y preguntar, no para hablar de temporadas.
- Depende de que tú cuentes lo que pasó
- No sabe lo que ocurrió cada mes si no se lo cuentas.
- No sustituye a un contador
- Sirve para entender ventas, no para impuestos, contabilidad o decisiones financieras importantes.
Si tu decisión es repetir una oferta, sigue con Crear promociones con IA. Si es cambiar precios, Definir precios y márgenes con IA te ayuda con los costos.
Conclusión
Lo que te llevas
Un análisis de ventas útil termina en una lista de cosas por comprobar, no en una explicación cerrada. Con un resumen que cuadra y comparaciones justas, decides con menos suposiciones.
Para llevarte
- Comprueba que tus cuentas cuadran antes de mostrárselas a nadie.
- Una hipótesis no es una causa hasta que se comprueba.
- Compara periodos parecidos y anota lo que pasó en cada uno.
- Con pocos datos, pregunta más que concluye.
Glosario
Glosario de esta guía
- Asistente de IA
- Un programa con el que conversas por escrito para que te ayude a redactar, ordenar ideas o revisar textos. Responde según lo que le pidas y puede equivocarse.
- Prompt
- El mensaje que le escribes a una IA para pedirle algo. Es como el encargo que le das a un empleado nuevo: cuanto más claro, mejor sale el trabajo.
- Variable
- Un hueco marcado dentro de un prompt, como {{NEGOCIO}}, que tú rellenas con tus datos antes de enviarlo. Lo demás del prompt no cambia.
- Dato personal
- Cualquier información que identifica a una persona: nombre, teléfono, correo o dirección. Las ventas se pueden analizar sin ella.
- Hoja de cálculo
- Un programa con filas y columnas donde guardas datos y haces cuentas con fórmulas, por ejemplo sumar una columna. Aquí es donde se calculan los totales.
- Hipótesis
- Una explicación posible de algo que viste en los números y que todavía no está comprobada. No es lo mismo que una causa.
- Total de control
- Una cuenta de comprobación: sumas los mismos datos de dos maneras distintas y los resultados deben coincidir. Si no coinciden, hay un error en los datos o en las fórmulas.
- Ticket promedio
- Cuánto gasta en promedio cada compra: las ventas totales divididas entre el número de compras.
- Rúbrica
- Una lista de criterios con puntaje para evaluar algo siempre de la misma manera, en lugar de decidir «a ojo».
Preguntas frecuentes
Preguntas que surgen al aplicarlo
¿Cuántos meses de datos necesito?
Tres meses sirven para observar y plantear preguntas. Para hablar de temporadas necesitas al menos un año, y aun así conviene tomarlo con cuidado.
¿Qué hago si mis datos están desordenados?
Empieza por ordenarlos: una fila por venta, las mismas columnas y un solo nombre por producto. Si el desorden es muy grande, empieza con un mes y amplía después.
¿Sirve si vendo servicios y no productos?
Sí: cambia «producto» por «servicio» en la tabla. Las cuentas y la lectura son las mismas; cambia lo que puede pasar cada mes.
Sigue por aquí
Guías relacionadas
Marketing
Crear promociones con IA: diseña ofertas que sí te convienen
Aprende a diseñar y comparar promociones con tus propias cuentas: una hoja que calcula el margen, cuatro alternativas de la IA y una decisión con criterio de parada.
26 min de lectura · Principiante
Ventas
Definir precios y márgenes con apoyo de la IA
Ordena tus costos, calcula el precio en una hoja de cálculo y usa la IA para revisar la lógica y explorar escenarios; la decisión del precio es tuya.
25 min de lectura · Intermedio