Crear cotizaciones y propuestas comerciales con IA
Una cotización con un total mal sumado o una condición dudosa cuesta dinero o una discusión. Calcula en una hoja, decide tus condiciones y pide a la IA solo la redacción, con las cifras copiadas de la hoja.
- Autoría
- DeveloClick
- Última actualización
- Actualizada el
- Tiempo de lectura
- 25 min de lectura
- Nivel
- Nivel intermedio

Problema
Una cotización rápida que sale cara
Un cliente pregunta el precio y quieres responder rápido. Ahí aparecen los errores que salen caros: una suma mal hecha, un descuento aplicado a más de lo debido, un impuesto olvidado, una condición que el cliente entendió distinto de como la pensaste. Cobrar de menos no se nota hasta el final.
Una cotización tiene dos capas. Las cifras se calculan; las condiciones (qué incluye, cómo se paga, hasta cuándo vale) se deciden. Un asistente de IA redacta bien las dos, pero puede equivocarse al calcular y no sabe qué decidiste ni qué te falta por decidir: si se lo pides, puede rellenar con un plazo o una garantía que suenan normales.
Las cifras salen de una hoja de cálculo, las condiciones las decides tú y la IA solo redacta el documento con ellas.
Te reconoces en esto si…
- Tardas horas en armar cada cotización desde cero.
- Un total no cuadra y lo descubres cuando el cliente pregunta.
- Cada cotización dice las condiciones con palabras distintas y el cliente entiende lo que quiere.
- Le pediste a una IA que calculara y no sabes si fiarte del total.
Si nunca usaste un asistente de IA, te basta con saber qué vendes y a qué precio: el resto se explica al usarlo.
Qué conseguirás
Qué tendrás al terminar
Saldrás con una cotización lista para verificar y con una hoja y un método para las siguientes.
- 01Una calculadora de cotización
- Una hoja con fórmulas en español e inglés que suma, descuenta, aplica el impuesto y separa el anticipo.
- 02Una tabla de condiciones
- Con lo que decidiste y lo que aún no.
- 03Una cotización o una propuesta
- Redactada con las cifras de la hoja y solo con tus condiciones.
- 04Una rúbrica de cinco criterios
- Para revisar cualquier documento antes de enviarlo.
Para quién es
Para quién es esta guía, y para quién todavía no
Es para ti si…
- Vendes productos o servicios a la medida y cada cliente pide un precio distinto.
- Ya sabes cuánto quieres cobrar y necesitas ponerlo en un documento claro.
- Nunca usaste una IA, o casi nada: cada término se explica la primera vez.
Quizá no todavía si…
- Todavía no sabes cuánto cobrar: el precio se decide antes, con tus costos.
- Buscas un contrato o cláusulas legales: esta guía no es asesoría legal ni tributaria.
- Quieres que la IA fije precios o descuentos por ti.
Caso práctico
El caso: una cocina a medida para la Sra. Paredes
Seguiremos a un solo negocio, inventado y así indicado en su tarjeta: sus precios, porcentajes y fechas sirven para practicar las cuentas.
Maderas Rivera (ficticio) — carpintería de muebles a medida
- Pedido de la cliente
- Tres módulos bajos, dos altos, una encimera de 2 m e instalación
- Ya decidido
- Descuento de 10 % en los módulos, impuesto de 20 %, anticipo de 40 %, validez de 15 días
- Todavía sin decidir
- El plazo de entrega y la garantía
Datos del caso
Situación
Maderas Rivera es una carpintería de dos personas. La Sra. Paredes pide precio para una cocina y casi acepta, pero armar cada cotización lleva una tarde y a veces los totales no cuadran.
Objetivo
Una cotización con los totales comprobados y solo con las condiciones que el taller decidió.
El problema concreto
Un asistente al que le pidió «la cotización con todo» calculó mal el descuento y el taller estuvo a punto de cobrar de menos.
Cómo se aplicó el método
Arma la hoja, decide sus condiciones con una entrevista, pide el documento, lo contrasta con la hoja y corrige solo lo señalado.
Resultado
Una cotización con cifras iguales a las de la hoja y con el plazo y la garantía anotados como pendientes.
Marco de trabajo
Cuatro ideas para cotizar sin errores
Cuatro ideas ordenan el trabajo. Las cifras del caso son ficticias; las de tu cotización son las tuyas.
Cotización y propuesta: mismo cálculo, distinto documento
La cotización dice qué se entrega, cuánto cuesta y con qué condiciones. La propuesta añade el contexto: qué necesita el cliente y cómo lo resolverás. Los números son los mismos; cambia cuánto se explica.
Ejemplo: En el caso, como propuesta el documento añadiría «Lo que entendimos» (el pedido de la Sra. Paredes) y «Cómo trabajaremos» (solo lo decidido).
Las condiciones las decides tú
Qué incluye, cómo se paga, hasta cuándo vale, qué garantía ofreces: son decisiones tuyas. Lo que aún no decidiste se queda pendiente y fuera del documento.
Ejemplo: En el caso, el plazo y la garantía siguen sin decidir y no aparecen escritos.
Cada porcentaje tiene una base
Un descuento, un impuesto o un anticipo se aplican a un importe concreto. Escribir esa base en el documento evita discusiones.
Ejemplo: En el caso, el descuento va sobre 1950 (los módulos), no sobre 2950; el anticipo va sobre el total, 3306.
Un solo criterio de redondeo
Si un porcentaje da decimales, redondea una vez, en el anticipo, y calcula el saldo restando. Así las dos partes siempre suman el total.
Ejemplo: En el caso, 40 % de 3306 da 1322.4: el anticipo es 1322 y el saldo, 1984.
Antes
Cómo se suele pedir, y por qué no se comprueba
Cómo suele pedirse
Hazme una cotización para la señora Paredes: 3 módulos bajos de cocina a 450, 2 módulos altos a 300, una encimera de madera a 700 y 12 horas de instalación a 25. Ponle 10 % de descuento por llevar 5 módulos, suma el impuesto de 20 % y dime el total.
Con esa frase la IA no sabe a qué líneas va el descuento, no conoce tus condiciones y calcula en el mismo mensaje en que redacta. Puede elegir una interpretación que suena razonable, como aplicar el descuento a todo el subtotal (ejemplo ilustrativo), y el documento sale con aspecto de terminado.
- El descuento no dice a qué líneas se aplica.
- El cálculo y la redacción van juntos: nadie separa lo que se comprueba.
- Faltan las condiciones, y un asistente puede completarlas con lo habitual.
- No hay una hoja con la que comparar.
Así puede verse el resultado de ese pedido. La columna de la hoja sale de la calculadora que armarás en el paso 2.
Ejemplo ilustrativo
El pedido ingenuo: lo que escribió la IA y lo que calcula la hoja
Para qué sirve: Ver cómo una interpretación razonable del descuento cambia el total, y que solo la hoja lo delata.
| Concepto | Lo que escribió la IA | Lo que calcula la hoja |
|---|---|---|
| Descuento | 295 | 195 |
| Base del impuesto | 2655 | 2755 |
| Impuesto | 531 | 551 |
| Total | 3186 | 3306 |
Ejemplo ilustrativo, escrito a propósito. El subtotal (2950) coincide. La IA aplicó el 10 % a todo el subtotal y no solo a los módulos: el taller cobraría 120 de menos.
Datos necesarios
Antes de abrir la IA: tus cuatro cosas
Reúne cuatro cosas antes de abrir la IA. Ninguna la puede inventar ella.
Tus partidas
Imprescindible
Qué vendes, en qué unidad, cuántas y a qué precio unitario, ya decidido.
Tus tres porcentajes
Imprescindible
El descuento y a qué líneas se aplica, el impuesto que te corresponda y el anticipo.
Lo que pidió el cliente
Imprescindible
Sus palabras, sin adornar, y su nombre.
Tus condiciones
Si lo tienes
Las que ya decidiste. Las que no, las descubrirás en la entrevista.

Método
El método: siete pasos, con la IA en cinco
Al terminar cada paso, márcalo aquí: el avance se conserva solo en tu navegador.
La IA interviene con un prompt en cinco de los siete pasos. El primero y el último son solo tuyos.
0 / 7 pasos hechos
Fija tus partidas, el descuento y a qué líneas va, el impuesto y el anticipo.
Al terminar tienes: Datos de partida escritos.
Con el prompt de fórmulas, o copiando la calculadora, deja una hoja que calcule.
Al terminar tienes: Una hoja que funciona con números de práctica.
Deja que la IA te entreviste y marque lo que aún no decidiste.
Al terminar tienes: Una tabla de condiciones con estado.
Entrega la hoja, las condiciones y lo que pidió el cliente, y pide la cotización o la propuesta.
Al terminar tienes: Un documento con las cifras de la hoja.
Compara cada cifra y puntúa con la rúbrica, a mano o con el prompt de revisión.
Al terminar tienes: Una lista de frases y cifras con problema.
Pide cambiar únicamente lo señalado, sin tocar la hoja.
Al terminar tienes: Las frases corregidas.
Resuelve los pendientes, confirma con un profesional lo que corresponda y envía desde tu correo o tu mensajería.
Al terminar tienes: Un documento enviado.
Hoja de cálculo
Paso 2: armar tu hoja de cálculo
Una hoja de cálculo suma sin equivocarse si sus fórmulas están bien escritas. Constrúyela con este prompt, que solo recibe la descripción de tus columnas, o copia la calculadora que viene después. Los huecos entre llaves, como {{PROGRAMA}}, son variables que rellenas con lo tuyo.
Prompt de fórmulas: armar tu hoja sin compartir datos
Obtener las fórmulas de la calculadora a partir de la descripción de tus columnas, sin mostrar ninguno de tus precios.
Cuándo usarlo: Cuando quieres construir la hoja tú mismo o adaptar la calculadora a tus columnas.
La hoja de cálculo que usas.
Letra y contenido de cada columna o celda que ya tienes.
Ver el texto completo del prompt
Actúa como asistente de hojas de cálculo para una persona sin experiencia. Tu destinatario es la dueña o el dueño de un negocio pequeño, que escribirá las fórmulas por su cuenta. Tu objetivo es darle las fórmulas de una calculadora de cotizaciones a partir de la descripción de sus columnas, sin ver ninguna cifra real de su negocio.
### CONTEXTO
Programa de hoja de cálculo: {{PROGRAMA}}
### DATOS
Columnas y celdas de mi hoja (letra y qué contiene):
{{COLUMNAS_Y_CELDAS}}
### CUENTAS QUE NECESITO
1. Importe de cada línea: cantidad × precio unitario.
2. Subtotal: la suma de los importes de todas las líneas.
3. Base del descuento: la suma de los importes de las líneas marcadas «Sí» en «¿Con descuento?».
4. Descuento: base del descuento × porcentaje de descuento ÷ 100.
5. Base del impuesto: subtotal − descuento.
6. Impuesto: base del impuesto × tasa ÷ 100.
7. Total: base del impuesto + impuesto.
8. Anticipo: total × porcentaje de anticipo ÷ 100, redondeado a cero decimales.
9. Saldo: total − anticipo.
### REGLAS
1. Usa solo las columnas y celdas que te describí. Si falta una para alguna cuenta, escribe [FALTA: la celda] y no la inventes.
2. No me pidas precios ni cantidades reales. Para comprobar cada fórmula usa números de práctica que yo pueda calcular de cabeza.
3. Los porcentajes están escritos como números enteros (10 significa 10 %): divide entre 100 dentro de la fórmula.
4. Escribe cada fórmula con el nombre de las funciones en español y en inglés, y recuérdame que el separador entre argumentos depende de la configuración regional.
5. Explica en una frase qué hace cada fórmula, sin jerga. Si no conoces el nombre exacto de una función en mi programa, dilo en lugar de suponerlo.
### FORMATO DE SALIDA
Una tabla con columnas fijas: Celda | Qué calcula | Fórmula en español | Fórmula en inglés | Comprobación con números de práctica. Después, «Cómo pegarla»: dónde escribir cada fórmula y cómo copiarla hacia abajo. La tabla define la forma; el contenido sale de mis columnas.
### ANTES DE RESPONDER
Verifica que: cada fórmula aplica la cuenta tal como está escrita arriba; cada comprobación con números de práctica es correcta (calcúlala dos veces); solo usaste las celdas descritas; el descuento se aplica solo a las líneas marcadas «Sí». Corrige lo que no cumpla.Por qué funciona, por partes
01…sin ver ninguna cifra real de su negocio.
Le describes la estructura, no tus precios: aprendes a construir el cálculo sin compartir nada de tu negocio.
02Para comprobar cada fórmula usa números de práctica que yo pueda calcular de cabeza.
Puedes verificar cada fórmula con cuentas propias antes de usar tus precios.
03Los porcentajes están escritos como números enteros…
Evita el error de escribir 10 y que la hoja multiplique por 10 en lugar de por 0,1.
- Cómo evaluarlo
- Escribe cada fórmula con los números de práctica: el resultado debe coincidir con la última columna.
- Cómo mejorarlo
- Si tu programa no reconoce una función, pega su mensaje de error y pide la alternativa.
Antes de usarlo
- Con coma decimal, los argumentos suelen separarse con punto y coma.
Ejemplo generado
Fórmulas de la calculadora, en español e inglés
Para qué sirve: Ver qué fórmula va en cada celda y cómo comprobarla con números de práctica antes de usar tus precios.
| Celda | Qué calcula | Fórmula en español | Fórmula en inglés | Comprobación con números de práctica |
|---|---|---|---|---|
| F2 (y hacia abajo hasta F5) | Importe de cada línea: cantidad × precio unitario. | =C2*D2 | =C2*D2 | Con 2 y 20: 40 |
| F6 | Subtotal: la suma de los importes de todas las líneas. | =SUMA(F2:F5) | =SUM(F2:F5) | Con 40 y 60: 100 |
| F7 | Base del descuento: la suma de los importes de las líneas marcadas «Sí» en «¿Con descuento?». | =SUMAR.SI(E2:E5;"Sí";F2:F5) | =SUMIF(E2:E5,"Sí",F2:F5) | Con 40 en «Sí» y 60 en «No»: 40 |
| F8 | Descuento: base del descuento × porcentaje de descuento ÷ 100. | =F7*E8/100 | =F7*E8/100 | Con 40 y 10: 4 |
| F9 | Base del impuesto: subtotal − descuento. | =F6-F8 | =F6-F8 | Con 100 y 4: 96 |
| F10 | Impuesto: base del impuesto × tasa ÷ 100. | =F9*E10/100 | =F9*E10/100 | Con 96 y 25: 24 |
| F11 | Total: base del impuesto + impuesto. | =F9+F10 | =F9+F10 | Con 96 y 24: 120 |
| F12 | Anticipo: total × porcentaje de anticipo ÷ 100, redondeado a cero decimales. | =REDONDEAR(F11*E12/100;0) | =ROUND(F11*E12/100,0) | Con 105 y 50: 53 |
| F13 | Saldo: total − anticipo. | =F11-F12 | =F11-F12 | Con 105 y 53: 52 |
Ejemplo generado. El separador entre argumentos (punto y coma o coma) depende de la configuración regional. Cómo pegarla: las fórmulas de F2 se copian hasta F5; las demás, una por celda.
Con «Copiar como tabla» pegas esta calculadora en la celda A1 de una hoja nueva: cambia las partidas y los porcentajes por los tuyos y ya funciona.
Plantilla para copiar
Calculadora de cotización con el caso de Maderas Rivera
Para qué sirve: Tener una hoja que suma, descuenta y separa el anticipo, lista para pegar en la celda A1 y cambiar por tus datos.
| Concepto | Unidad | Cantidad | Precio unitario | ¿Con descuento? | Importe |
|---|---|---|---|---|---|
| Módulo bajo de cocina (80 cm) | u. | 3 | 450 | Sí | =C2*D2 |
| Módulo alto de cocina (60 cm) | u. | 2 | 300 | Sí | =C3*D3 |
| Encimera de madera (2 m) | u. | 1 | 700 | No | =C4*D4 |
| Instalación | h | 12 | 25 | No | =C5*D5 |
| Subtotal | — | — | — | — | =SUMA(F2:F5) |
| Base del descuento (líneas con «Sí») | — | — | — | — | =SUMAR.SI(E2:E5;"Sí";F2:F5) |
| Descuento (%) | — | — | — | 10 | =F7*E8/100 |
| Base del impuesto | — | — | — | — | =F6-F8 |
| Impuesto (%) | — | — | — | 20 | =F9*E10/100 |
| Total | — | — | — | — | =F9+F10 |
| Anticipo (%) | — | — | — | 40 | =REDONDEAR(F11*E12/100;0) |
| Saldo | — | — | — | — | =F11-F12 |
Cambia las partidas y los porcentajes por los tuyos. Escribe «Sí» o «No» tal cual en la columna E. Los porcentajes son números enteros: 10 significa 10 %.

Entrevista
Paso 3: decidir tus condiciones
Las cifras se calculan; las condiciones se deciden. Son cuánto se paga y cuándo (el anticipo y el saldo), hasta cuándo vale el precio, qué incluye y qué no. Copia la tabla y complétala con las tuyas; lo que aún no decidiste queda «Pendiente».
Plantilla para copiar
Tabla de condiciones del caso
Para qué sirve: Dejar por escrito lo que decidiste y lo que no, para que el documento solo diga lo primero.
| Condición | Qué poner | Lo que decidió el taller | Estado |
|---|---|---|---|
| Qué incluye | Cada cosa que entra en el precio, por separado. | Fabricación e instalación de 3 módulos bajos, 2 módulos altos y una encimera de 2 m | Confirmado |
| Qué no incluye | Lo que el cliente podría dar por hecho y no está. | Pintura, retiro de muebles antiguos y conexiones de agua o gas | Confirmado |
| Forma de pago | Cuánto se paga, cuándo y cómo. | 40 % de anticipo al aceptar; el saldo, al terminar la instalación | Confirmado |
| Plazo | Cuánto tarda el trabajo, solo si te comprometes. | — | Pendiente |
| Vigencia | Hasta qué fecha vale el precio. | 15 días desde la emisión: del 12 al 27 de marzo | Confirmado |
| Garantía | Qué cubres y por cuánto tiempo, solo si ya lo decidiste. | — | Pendiente |
| Cómo aceptar | Qué debe hacer el cliente para aceptar. | Responder este mensaje o escribir por WhatsApp; se confirma con el anticipo | Confirmado |
| Impuestos | Si el precio los incluye o se suman, y con qué tasa: la que te corresponda. | No incluidos: se suma el 20 % | Confirmado |
Ejemplo ficticio. Cambia los valores por los tuyos; «—» y «Pendiente» si aún no decidiste.
Si te cuesta ponerlas por escrito, deja que la IA te entreviste.
Prompt de condiciones: que la IA te entreviste
Completar tu tabla de condiciones con preguntas de una en una, y marcar lo que todavía no decidiste.
Cuándo usarlo: Cuando tienes las cifras pero no las condiciones escritas, antes de pedir el documento.
Qué vas a cotizar, en una frase.
Lo que ya decidiste; si nada, escribe «nada».
Ver el texto completo del prompt
Actúa como un entrevistador que ayuda a un negocio pequeño a dejar por escrito las condiciones de una cotización. Tu destinatario es la persona dueña, que conoce su trabajo pero nunca lo dejó escrito. Tu objetivo es completar la tabla de condiciones usando SOLO lo que yo te diga, y marcar lo que todavía no decidí.
### CONTEXTO
Trabajo que voy a cotizar: {{TRABAJO}}
Lo que ya tengo decidido (puede estar vacío):
{{LO_QUE_YA_DECIDI}}
### CONDICIONES A COMPLETAR (en este orden)
1. Qué incluye: Cada cosa que entra en el precio, por separado.
2. Qué no incluye: Lo que el cliente podría dar por hecho y no está.
3. Forma de pago: Cuánto se paga, cuándo y cómo.
4. Plazo: Cuánto tarda el trabajo, solo si te comprometes.
5. Vigencia: Hasta qué fecha vale el precio.
6. Garantía: Qué cubres y por cuánto tiempo, solo si ya lo decidiste.
7. Cómo aceptar: Qué debe hacer el cliente para aceptar.
8. Impuestos: Si el precio los incluye o se suman, y con qué tasa: la que te corresponda.
### REGLAS
1. Hazme UNA pregunta por turno y espera mi respuesta. Máximo 10 preguntas; no preguntes lo que ya está en CONTEXTO.
2. No propongas plazos, garantías, porcentajes ni cláusulas: esas decisiones son solo mías. Si todavía no decidí una, márcala «Pendiente» y sigue.
3. Si una respuesta es vaga («pronto», «unos días»), pídeme la fecha o la cifra concreta.
4. Si dos respuestas se contradicen, cita las dos frases textuales y pídeme que elija.
5. Distingue siempre entre lo que yo dije, lo que tú supones y lo que sugieres. Nunca conviertas una suposición en una condición.
6. No des consejos legales ni tributarios ni me digas qué es habitual en mi país. Si dudo, recomiéndame confirmarlo con un profesional.
7. Si no sé un dato, anótalo como [FALTA: el dato].
### FORMATO DE SALIDA
Al terminar (o al llegar a 10 preguntas), una tabla con columnas fijas: Condición | Lo que decidí (con mis palabras) | Estado. El estado es «Confirmado» o «Pendiente». Después, «Pendiente»: cada condición sin decidir y qué necesito resolver. La tabla define la forma; el contenido lo pongo yo.
### ANTES DE RESPONDER
Verifica que: están todas las condiciones, en el orden indicado; cada valor usa mis palabras y mis cifras; ninguna condición apareció sin que yo la dijera; toda suposición o sugerencia está marcada como tal; cada «Confirmado» corresponde a algo que dije. Corrige lo que no cumpla.
### SIGUIENTE PASO
Termina indicándome que debo copiar la tabla completa en el siguiente prompt, en el lugar de la variable CONDICIONES.Ejemplo del intercambio (ilustrativo)
Asistente de IAPrimera pregunta: ¿qué incluye el precio, cosa por cosa?
TúFabricar e instalar tres módulos bajos, dos altos y una encimera de 2 metros.
Asistente de IAAnotado. ¿Y qué no incluye, aunque el cliente pueda darlo por hecho?
Por qué funciona, por partes
01No propongas plazos, garantías, porcentajes ni cláusulas: esas decisiones son solo mías.
Una condición propuesta por la IA puede quedar escrita sin que la hayas decidido.
02Si todavía no decidí una, márcala «Pendiente» y sigue.
Un pendiente a la vista es mejor que una garantía que suena normal y nadie decidió.
03No des consejos legales ni tributarios…
Deja lo regulado en manos de un profesional, no de una respuesta que suena segura.
- Cómo evaluarlo
- Comprueba que cada valor usa tus palabras y que lo que no decidiste dice «Pendiente».
- Cómo mejorarlo
- Si una respuesta quedó vaga, contesta con la fecha o la cifra exacta y pide reescribir esa fila.
Antes de usarlo
- No pegues datos personales del cliente: basta con su nombre.
Prompt
Paso 4: pedir el documento
Este prompt recibe la tabla de tu hoja y la de tus condiciones, y devuelve el documento con las cifras copiadas. En «TIPO» eliges cotización o propuesta: la segunda añade lo que entendiste del pedido y cómo trabajarás.
Prompt de cotización: el documento a partir de la hoja
Obtener una cotización o una propuesta que copie las cifras de la hoja y use solo las condiciones confirmadas.
Cuándo usarlo: Cuando tu hoja está comprobada y tu tabla de condiciones está lista.
Tu negocio, en una frase.
Su nombre y lo que pidió, en sus palabras.
«Cotización» o «Propuesta».
Cómo suena tu negocio.
La tabla de la hoja, con sus partidas y sus totales.
La tabla de condiciones del paso anterior.
Ver el texto completo del prompt
Actúa como redactor de documentos comerciales para un negocio pequeño. Tu destinatario es un cliente que decidirá si acepta, así que necesita entender qué recibe, cuánto paga y qué debe hacer. Tu objetivo es escribir el documento usando SOLO la hoja y las condiciones.
### CONTEXTO
Mi negocio: {{NEGOCIO}}
Cliente y pedido: {{CLIENTE_Y_PEDIDO}}
Tipo de documento: {{TIPO}}
Tono: {{TONO}}
### DATOS (la hoja y las condiciones son la única fuente)
Hoja:
{{HOJA}}
Condiciones:
{{CONDICIONES}}
### REGLAS
1. No calcules ni redondees: copia cada importe, porcentaje y total tal como está en la hoja, junto al concepto que tiene ahí.
2. Las condiciones «Pendiente» no las escribas ni las insinúes: anótalas en «FALTA».
3. No inventes garantías, plazos, materiales, marcas, referencias de otros clientes ni credenciales. No uses adjetivos que afirmen una calidad que los datos no contienen.
4. Si el tipo es «Propuesta», añade antes del detalle una sección «Lo que entendimos» con el pedido del cliente, en sus palabras, y una sección «Cómo trabajaremos» solo con lo que digan las condiciones. Si no hay datos para una sección, escribe [FALTA: el dato].
5. Escribe cuándo vale el precio y cómo aceptar, con los datos de las condiciones.
6. Si la hoja y las condiciones se contradicen, o un total no es igual a la base del impuesto más el impuesto, avísame antes de escribir.
7. Distingue lo que sale de los datos de lo que supones o sugieres.
### FORMATO DE SALIDA
En este orden: (1) «Encabezado»: negocio, cliente, fecha de emisión y de vigencia; (2) «Detalle»: una tabla con columnas fijas Concepto | Cantidad | Precio unitario | Importe; (3) «Totales»: cada renglón de la hoja; (4) «Condiciones»: incluye, no incluye, pago y aceptar; (5) «FALTA». La tabla define la forma; el contenido sale de mi hoja.
### ANTES DE RESPONDER
Verifica que: cada importe y cada total es idéntico al de la hoja; cada porcentaje va con su importe y su base; nada «Pendiente» aparece, ni insinuado; no hay garantías, plazos ni calidades inventados; el documento dice hasta cuándo vale y cómo aceptar. Corrige lo que no cumpla.
### SIGUIENTE PASO
Termina indicándome que debo copiar el documento completo en el siguiente prompt, en el lugar de la variable DOCUMENTO.Por qué funciona, por partes
01No calcules ni redondees: copia cada importe, porcentaje y total tal como está en la hoja…
Separa el cálculo, que se comprueba, de la redacción, que se revisa.
02Las condiciones «Pendiente» no las escribas ni las insinúes…
Un plazo o una garantía que nadie decidió puede convertirse en una promesa.
03Si el tipo es «Propuesta», añade antes del detalle una sección «Lo que entendimos»…
La propuesta explica más, pero solo con lo que el cliente dijo y tú decidiste.
- Cómo evaluarlo
- Contrasta cada cifra y cada frase con tu hoja y tus condiciones en el paso siguiente.
- Cómo mejorarlo
- Si el documento suena genérico, aclara el tono y el pedido del cliente; no le añadas datos.
Antes de usarlo
- Es un borrador: no está listo para enviar hasta que lo contrastes con la hoja.
Primer resultado
Lo que respondió la IA la primera vez
Antes de leer el análisis, prueba tú: busca cada cifra del documento en tu hoja y cada frase en tus condiciones.
Salida ilustrativa, redactada aplicando el prompt de cotización a la hoja y las condiciones de Maderas Rivera. La tuya será distinta.
Encabezado. Maderas Rivera · Cotización para la Sra. Paredes · Emitida el 12 de marzo · Válida hasta el 27 de marzo
| Concepto | Cantidad | Precio unitario | Importe |
|---|---|---|---|
| Módulo bajo de cocina (80 cm) | 3 u. | 450 | 1350 |
| Módulo alto de cocina (60 cm) | 2 u. | 300 | 600 |
| Encimera de madera (2 m) | 1 u. | 700 | 700 |
| Instalación | 12 h | 25 | 300 |
Totales. Subtotal: 2950. Descuento (10 % sobre los módulos): 195. Base del impuesto: 2755. Impuesto (20 %): 551. Total: 3306.
Condiciones. Incluye: fabricación e instalación de 3 módulos bajos, 2 módulos altos y una encimera de 2 m. No incluye: pintura, retiro de muebles antiguos y conexiones de agua o gas. Pago: anticipo del 40 % sobre el subtotal (1322) al aceptar y saldo de 1984 al terminar la instalación. Trabajamos solo con materiales de primera calidad. Para aceptar: responder este mensaje o escribir por WhatsApp; se confirma con el anticipo.
FALTA: [FALTA: plazo de entrega] · [FALTA: garantía]

Análisis
Paso 5: contrastar con la hoja
Una rúbrica es una tabla de criterios con puntos que se usa igual con todos los documentos. Aquí se puntúa el del ejemplo.
El documento se ve completo y todas sus cifras se parecen a las de la hoja. Para saber si lo son, se contrasta cada una y se puntúa con la rúbrica. En este ejemplo el total es 8 de 10: «Con ajustes».
Las cifras coinciden con la hoja
Mejorable
Todos los importes coinciden con la hoja. Pero el pago dice «anticipo del 40 % sobre el subtotal»: 40 % del subtotal (2950) serían 1180, no 1322. La cifra es correcta y la base descrita no.
Solo condiciones confirmadas
Correcto
El plazo y la garantía no aparecen escritos: el prompt los deja en «FALTA», como pide.
Dice qué incluye y qué no
Correcto
Enumera lo que incluye y lo que no incluye.
Se puede aceptar sin preguntar
Correcto
Dice cuándo vale la cotización, cómo se paga y cómo aceptar.
Sin promesas que nadie respalda
Mejorable
«Trabajamos solo con materiales de primera calidad» afirma una calidad que ningún dato respalda. No es una cifra, pero es una promesa.
Conclusión del análisis
Es un buen borrador: las cifras son las de la hoja. Dos detalles habrían pasado por buenos al leerlo rápido, y solo se ven contrastando cada frase.

Puntúa una cotización
Puntúa tu documento en los cinco criterios: 0, 1 o 2 puntos cada uno, hasta 10. Si «Las cifras coinciden con la hoja» o «Solo condiciones confirmadas» sacan 0, no se envía aunque el total sea alto. Todo ocurre en tu navegador y no se guarda.
0 / 10 puntos
Responde los 5 criterios para ver la recomendación (0 respondidos).
Si prefieres una primera pasada de la IA, este prompt compara cada cifra con la hoja y puntúa con los mismos cinco criterios.
Prompt de revisión: contrastar el documento con la hoja
Comparar cada cifra y cada frase del documento con la hoja y las condiciones, y puntuar con la rúbrica, sin reescribir.
Cuándo usarlo: Justo después de recibir el documento, con tu hoja abierta.
El documento que quieres revisar.
La tabla de la hoja, igual que la usaste para redactar.
Ver el texto completo del prompt
Actúa como revisor de cotizaciones para un negocio pequeño. Tu destinatario es la persona dueña, que comprobará tus marcas contra su hoja. Tu objetivo es comparar cada cifra y cada frase del documento con la hoja y las condiciones, y puntuarlo con una rúbrica fija. No reescribas nada.
### CONTEXTO
Usa la tabla de condiciones de esta conversación. Si falta, pídemela antes de seguir.
### DATOS
Documento a revisar:
{{DOCUMENTO}}
Hoja (la única referencia de las cifras):
{{HOJA}}
### RÚBRICA (puntúa cada criterio de 0 a 2: 0 = no cumple, 1 = en parte, 2 = cumple)
1. Las cifras coinciden con la hoja: Cada importe, porcentaje y total es el de la hoja, y dice a qué base se aplica.
2. Solo condiciones confirmadas: No escribe ni insinúa condiciones pendientes: plazos, garantías o cláusulas.
3. Dice qué incluye y qué no: Enumera lo incluido y lo no incluido, sin dejar nada por suponer.
4. Se puede aceptar sin preguntar: Dice cómo se paga, hasta cuándo vale y qué debe hacer el cliente para aceptar.
5. Sin promesas que nadie respalda: Ningún adjetivo ni frase afirma calidad, plazos o resultados que los datos no contienen.
### REGLAS
1. Compara cada cifra del documento con la hoja, línea por línea: detalle, subtotal, descuento, base, impuesto, total, anticipo y saldo. No recalcules ni corrijas la hoja.
2. Para cada descuento, impuesto o anticipo compara también la base a la que el documento dice que se aplica con la base de la hoja. Si la cifra coincide pero la base descrita no, márcalo «Alcance distinto».
3. Marca cada frase con problema como «No está en la hoja ni en las condiciones», «Condición pendiente escrita», «Alcance distinto» o «Promesa» (calidad, plazo, garantía o resultado).
4. Los adjetivos de tono no necesitan respaldo, pero no pueden afirmar calidad, plazos ni resultados que los datos no contienen.
5. Cada puntaje se apoya en un fragmento literal entre comillas.
6. Si «Las cifras coinciden con la hoja» o «Solo condiciones confirmadas» sacan 0, marca el documento NO ENVIAR hasta corregirlo.
7. No des por buenos impuestos, garantías ni cláusulas: lista lo que debo comprobar yo y no des asesoría legal ni tributaria.
### FORMATO DE SALIDA
En este orden: (1) «Cifras»: una tabla con columnas fijas Línea | En el documento | En la hoja | ¿Coincide?; (2) «Frases con problema»: una tabla con columnas fijas Frase | Problema | Dato de la hoja o de las condiciones (o «no está»); (3) una tabla con columnas fijas: Criterio | Puntaje (0-2) | Fragmento que lo justifica, con el total sobre 10 y el veredicto «Rehacer» (menos de 6), «Con ajustes» (de 6 a 8) o «Lista para verificar» (9 o más); (4) «Para comprobar tú». Las tablas definen la forma; el contenido sale de mi documento y mi hoja.
### ANTES DE RESPONDER
Verifica que: comparaste todas las líneas; cada diferencia aparece en su tabla con su dato de la hoja; los puntajes coinciden con las marcas y suman bien (máximo 10); aplicaste NO ENVIAR donde correspondía; no reescribiste nada ni recalculaste la hoja. Corrige lo que no cumpla.Por qué funciona, por partes
01Compara cada cifra del documento con la hoja, línea por línea… No recalcules ni corrijas la hoja.
La hoja es la referencia: la IA compara dos listas que tiene delante, en lugar de calcular otra vez.
02Si la cifra coincide pero la base descrita no, márcalo «Alcance distinto».
Una cifra correcta con la base equivocada engaña igual que una cifra falsa.
03…marca el documento NO ENVIAR hasta corregirlo.
Una cifra distinta o una condición inventada no se compensa con buenas notas en lo demás.
- Cómo evaluarlo
- Comprueba tú las cifras marcadas «no coincide» y el total en tu hoja; si difieren, confía en tu hoja.
- Cómo mejorarlo
- Si puntúa todo casi igual, pide más severidad en «Las cifras coinciden con la hoja».
Antes de usarlo
- Puede marcar «coincide» donde hay una diferencia: la tabla ordena la revisión, no la sustituye.
Iteración
Paso 6: corregir solo lo señalado
Iterar aquí es corregir dos frases, no rehacer el documento ni tocar la hoja.
Por qué se itera
La revisión señaló una base mal descrita y una promesa. El prompt limita el cambio a lo señalado, pide usar solo datos de la hoja y de las condiciones confirmadas, y separa lo cambiado de lo que sigue igual.
Prompt de ajuste: corregir solo lo señalado
Corregir únicamente las frases con problema, con datos de la hoja y de las condiciones, y dejar intacto el resto.
Cuándo usarlo: Después de la revisión, cuando alguna frase tiene un problema.
Las frases con problema y su motivo.
Cifras o frases que no se pueden cambiar.
Ver el texto completo del prompt
Actúa como editor de cotizaciones para un negocio pequeño. Tu destinatario es la persona dueña. Tu objetivo es corregir SOLO las frases señaladas, usando solo la hoja y las condiciones, y dejar intacto lo demás.
### CONTEXTO
Usa la hoja, las condiciones y el documento de esta conversación. Si falta alguno, pídemelo antes de seguir.
### DATOS
Problemas que detecté (frase y motivo):
{{PROBLEMAS}}
Lo que no se puede tocar:
{{NO_TOCAR}}
### REGLAS
1. Cambia solo las frases señaladas y lo que su cambio obligue a ajustar. No modifiques la hoja, las cifras ni las frases correctas.
2. Para cada corrección usa solo datos de la hoja y de las condiciones «Confirmado», con la base que tienen ahí. Si falta el dato, escribe [FALTA: el dato] en lugar de inventarlo.
3. Si quitas una frase sin respaldo, no la sustituyas por otra parecida: quítala o deja solo la parte que los datos respaldan.
4. Si un problema que te señalé no existe en la hoja o en las condiciones, o los datos se contradicen, dímelo antes de cambiar nada.
5. No añadas cifras, plazos, garantías ni promesas.
### FORMATO DE SALIDA
En este orden: (1) «Cambios»: una tabla con columnas fijas Antes | Después | Motivo, con solo la frase que cambia, para que yo la sustituya en mi documento; (2) «Sin cambios»: las secciones que no toqué; (3) «FALTA» con cada [FALTA]. La tabla define la forma; el contenido sale de mi documento.
### ANTES DE RESPONDER
Verifica que: solo cambiaste lo señalado; cada corrección usa datos de la hoja y de las condiciones «Confirmado»; no apareció ninguna cifra nueva; las secciones sin cambios están idénticas. Corrige lo que no cumpla.Por qué funciona, por partes
01Cambia solo las frases señaladas…
Evita que rehaga frases y cifras que ya coincidían con la hoja.
02Si quitas una frase sin respaldo, no la sustituyas por otra parecida…
Evita cambiar una promesa por otra igual de inventada.
03Si un problema que te señalé no existe… dímelo antes de cambiar nada.
Evita corregir a ciegas un problema que tú mismo pudiste marcar mal.
- Cómo evaluarlo
- Sustituye las frases y vuelve a contrastar con tu hoja: las demás cifras deben seguir idénticas.
- Cómo mejorarlo
- Si la corrección mezcla cifras, pega de nuevo la hoja y pide repetir solo esa frase.
Resultado final
El documento después del ajuste
Salida ilustrativa del prompt de ajuste, con PROBLEMAS y NO_TOCAR del ejemplo. La tuya será distinta.
| Antes | Después | Motivo |
|---|---|---|
| anticipo del 40 % sobre el subtotal | anticipo del 40 % sobre el total | La hoja calcula el anticipo sobre el total con impuesto: 1322 de 3306. |
| Trabajamos solo con materiales de primera calidad. | Se quita la frase. | Ningún dato respalda esa calidad. |
Sin cambios: encabezado, detalle, totales, qué incluye y qué no, vigencia y cómo aceptar. FALTA: [FALTA: plazo de entrega] · [FALTA: garantía]. Al repetir la revisión con las dos frases corregidas, la rúbrica suma 10 de 10; el plazo y la garantía se deciden antes de enviar.

Errores comunes
Errores que salen caros
- 01
Pedirle a la IA que calcule y redacte en un solo mensaje
Por qué perjudica: Nadie separa lo que hay que comprobar: la cifra y la frase llegan juntas y con el mismo aspecto de terminadas.
En su lugar: Calcula en la hoja y pega la tabla al pedir el documento.
- 02
Dejar que la IA complete tus condiciones
Por qué perjudica: Un plazo o una garantía que suenan normales quedan escritos aunque nadie los decidió, y el cliente los toma por una promesa.
En su lugar: Decídelas tú y deja fuera las pendientes.
- 03
Escribir un porcentaje sin su base
Por qué perjudica: «10 % de descuento» puede significar 195 o 295, y el cliente elegirá la que le convenga.
En su lugar: Escribe siempre el importe y la base: «10 % sobre los módulos: 195».
- 04
Cambiar una cifra en el texto y no en la hoja
Por qué perjudica: La hoja y el documento dejan de coincidir y ya no tienes con qué contrastar.
En su lugar: Corrige primero la hoja y genera el documento con la tabla actualizada.
Verificación
Paso 7: lo que verificas tú antes de enviar
El nombre y la dirección de tu cliente son datos personales: úsalos solo para esta cotización.
Antes de enviar la cotización, repasa esta lista. Marca cada punto cuando lo hayas comprobado tú, no la IA.
La IA ordena las palabras. Los números y las promesas los confirmas tú.
Aplicación
Después de enviar: aprender de cada cotización
Con la cotización enviada, el trabajo es aprender de cada una.
Paso 1: Guarda cada cotización con su hoja
Si el cliente vuelve, la hoja explica cada cifra.
Paso 2: Anota las preguntas del cliente
Cada duda señala una condición que faltaba en el documento.
Paso 3: Registra si se aceptó y cuándo
Tu propio historial te dirá cuánto tiempo conviene que valga una cotización.
Paso 4: Actualiza tus precios cuando cambien tus costos
Cambia la hoja primero y luego el documento.
Paso 5: Guarda la hoja y las condiciones como plantillas
La próxima vez cambias solo las partidas y lo que haya cambiado.
Limitaciones
Lo que este método no resuelve
El método ordena la cotización, pero tiene límites.
- No fija tu precio
- No conoce tus costos ni tu margen: el precio es una decisión tuya.
- No conoce tus condiciones
- Solo redacta las que le das; las que no decidiste quedan pendientes.
- No da asesoría legal ni tributaria
- Impuestos, facturación, garantías y cláusulas varían por país: confírmalos con un profesional.
- No envía ni da seguimiento
- Prepara el documento; enviarlo y responder al cliente depende de ti.
Para contestar las preguntas que el cliente haga después, sigue con Responder consultas de clientes con IA.
Conclusión
Lo que te llevas
Una cotización clara nace de separar dos trabajos: calcular y decidir por un lado, redactar por otro. Con una hoja que suma, unas condiciones que tú confirmas y una IA que ordena las palabras, el documento sale en minutos y sale igual cada vez.
Para llevarte
- Calcula en una hoja y pega la tabla al pedir el documento.
- Decide tus condiciones; las pendientes se quedan fuera.
- Escribe cada porcentaje con su base.
- Contrasta cada cifra con la hoja antes de enviar.
Glosario
Glosario de esta guía
- Asistente de IA
- Un programa con el que conversas por escrito para que te ayude a redactar, ordenar ideas o revisar textos. Responde según lo que le pidas y puede equivocarse.
- Prompt
- El mensaje que le escribes a una IA para pedirle algo. Es como el encargo que le das a un empleado nuevo: cuanto más claro, mejor sale el trabajo.
- Variable
- Un hueco marcado dentro de un prompt, como {{NEGOCIO}}, que tú rellenas con tus datos antes de enviarlo. Lo demás del prompt no cambia.
- Hoja de cálculo
- Un programa con filas y columnas donde guardas datos y haces cuentas con fórmulas, por ejemplo sumar una columna. Aquí es donde se calculan los totales.
- Anticipo
- La parte del precio que el cliente paga antes de que empieces el trabajo, para confirmarlo. El resto se llama saldo.
- Rúbrica
- Una lista de criterios con puntaje para evaluar algo siempre de la misma manera, en lugar de decidir «a ojo».
- Dato personal
- Cualquier información que identifica a una persona: nombre, teléfono, correo o dirección. Las ventas se pueden analizar sin ella.
Preguntas frecuentes
Preguntas que surgen al aplicarlo
¿Qué hago si el cliente pide otra cantidad?
Cámbiala en la hoja, copia la tabla otra vez y pide de nuevo el documento. No edites las cifras dentro del texto.
¿Los precios llevan impuestos?
Depende de tu país y de tu negocio. La hoja permite sumarlos aparte, como en el ejemplo, o ponerlos en cero. Confirma con un profesional cómo deben mostrarse.
¿Cuánto tiempo debe valer una cotización?
El que tú decidas y puedas sostener. Lo importante es que lleve fecha de emisión y fecha límite.
¿Sirve si vendo solo servicios?
Sí. Cambia las partidas por horas o entregables: las fórmulas son las mismas.
Sigue por aquí
Guías relacionadas

Ventas
Crear descripciones de productos con IA sin inventar datos
Convierte los datos reales de tu producto en una descripción que informa y vende: ficha verificada, prompts explicados y una auditoría para que la IA no invente nada.
27 min de lectura · Principiante

Marketing
Crear promociones con IA: diseña ofertas que sí te convienen
Aprende a diseñar y comparar promociones con tus propias cuentas: una hoja que calcula el margen, cuatro alternativas de la IA y una decisión con criterio de parada.
26 min de lectura · Principiante



