Organizar las tareas de tu negocio con IA
Convierte tus pendientes en una tabla, calcula la prioridad con una regla tuya y arma una semana que cabe en las horas que tienes.
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Problema
Todo es «para hoy» y la lista solo crece
Casi todos los negocios pequeños viven con una lista de pendientes que crece: notas sueltas, mensajes y cosas que solo tú recuerdas. Sin un criterio, se hace primero lo que hace más ruido, y lo que de verdad pesa (un pago, un permiso, una respuesta a un cliente) espera.
La IA parece resolverlo: pegas la lista y devuelve un orden con buena pinta. El riesgo es doble: ordena con criterios que tú no elegiste, y arma una semana que puede no caber en tus horas, porque puede equivocarse al sumar y no sabe cuánto tiempo te queda.
La IA ordena y propone; la hoja calcula la prioridad y las horas, y tú decides qué entra en tu semana.
Te reconoces en esto si…
- Tienes pendientes en notas, mensajes y en la cabeza, y no sabes cuántos son.
- Haces lo que llega primero y lo importante espera.
- Una IA te dio un plan que no cabía en tu semana.
- Lo que se repite se te olvida, y nadie más sabe qué toca.
Si nunca usaste un asistente de IA, te bastan tus pendientes y una hoja de cálculo: cada término se explica al aparecer.
Qué conseguirás
Qué tendrás al terminar, y para quién es esta guía
Saldrás con tus pendientes ordenados por reglas que tú fijaste y con una semana que cabe en las horas que tienes.
- 01Una tabla completa
- Con impacto, fecha, minutos, dependencias y responsable de cada pendiente.
- 02Una prioridad calculada
- Con una regla escrita, no con una sensación.
- 03Un plan de la semana
- Por persona y día, con minutos comprobados.
- 04Una rúbrica de seis criterios
- Para revisar cualquier tabla de una IA.
Es para ti si…
- Tienes más pendientes de los que caben en tu semana.
- Trabajas solo o con pocas personas, por ejemplo familia y un empleado.
- Sabes sumar en una hoja de cálculo, o estás dispuesto a aprender.
Quizá no todavía si…
- Buscas una aplicación que te avise y te recuerde: esto es un método, no una herramienta.
- Tu equipo es grande y tiene procesos formales de proyectos.
- Esperas que la IA decida qué es importante para tu negocio: eso lo decides tú.
Caso práctico
El caso: una lavandería familiar con 25 pendientes
Seguiremos a un negocio inventado, como indica su tarjeta. Sus tareas, sus fechas y las horas de cada persona también lo son.
Lavandería Brisa (ficticia), un negocio familiar con tres personas
- Pendientes
- 25, escritos tal como salieron
- Capacidad de la semana
- 495 minutos entre las tres personas
- Lo que no sabe
- Cuánto tardan 3 de ellos
Datos del caso
Situación
Ana lleva una lavandería con su hermano Luis, que ayuda dos días, y con Marta, que trabaja jornada completa. Tiene 25 pendientes en notas y mensajes, y casi ninguna hora libre. Todo es inventado.
Objetivo
Saber qué hacer esta semana y qué dejar para después, sin pasarse de las horas que tiene cada persona.
El problema concreto
Los pendientes suman más minutos de los que caben, y sin un criterio todo parece urgente.
Cómo se aplicó el método
Ordena la lista, calcula la prioridad con una regla y pide un plan que respete las horas de cada uno.
Resultado
Una semana con 13 tareas y 295 de 495 minutos; el resto, con su motivo.
Marco de trabajo
Cuatro ideas para ordenar sin adivinar
Cuatro ideas ordenan el camino hasta una semana realizable.
Una tarea es una acción con un final claro
Se puede tachar. Un objetivo grande se parte en tareas que alguien pueda terminar.
Ejemplo: «Mejorar la atención» no se tacha; «contestar los 6 mensajes de hoy» sí.
La prioridad sale de una regla
Se cruzan qué se pierde si no se hace (impacto) y cuánto falta para su fecha (urgencia). La fecha la pones tú; la IA solo propone el impacto y cita tu texto.
Cabe lo que cabe
Cada persona tiene minutos limitados. Lo que no cabe se parte o se aplaza; no se comprime.
Lo que se repite se reserva primero
Lo que vuelve cada semana o cada mes se anota una vez y su tiempo se aparta primero.
Lo que vuelve cada semana o cada mes es una tarea recurrente: se anota una vez, con su frecuencia.
Antes
Cómo se suele pedir, y por qué el plan no se sostiene
Cómo suele pedirse
Organízame estos pendientes por prioridad y hazme el plan de la semana.
La IA no sabe qué pierdes si algo no se hace, cuántas horas tiene cada persona ni qué fechas son firmes. Ordena con sus criterios y arma el plan con seguridad, aunque puede equivocarse al sumar.
- No dice con qué criterio ordena: la prioridad es suya, no tuya.
- No conoce las horas de cada persona.
- Mezcla ordenar y planificar en un solo paso: nada queda por comprobar.
- No marca lo que falta: rellena fechas y minutos con lo razonable.
Ejemplo ilustrativo
El pedido ingenuo: lo que escribe la IA y lo que dicen tus datos
Para qué sirve: Ver cómo un pedido sin reglas produce un plan imposible de comprobar.
| Frase de la IA | Lo que dicen tus datos |
|---|---|
| «Todo cabe esta semana.» | Los pendientes con minutos suman 715 y tu capacidad es de 495. |
| «El martes, Luis hace T02, T16, T21, T11.» | Esas cuatro suman 130 minutos y Luis tiene 60 el martes. |
| «Prioridad 1: cambiar el letrero de la fachada.» | Tu texto no dice que se pierda nada, y no tiene fecha. |
| «Imprimir la lista de precios (T05) el lunes y decidir los precios (T04) el viernes.» | No se imprime una lista antes de decidir los precios: T05 depende de T04. |
Ejemplo ilustrativo.
Datos necesarios
Paso 1: tus pendientes y tu tiempo
Escribe todo lo pendiente sin ordenar ni corregir. Abajo están la lista de Ana y el tiempo de cada persona.
Antes de abrir la IA, reúne tres cosas en un solo lugar.
Tus pendientes, tal como salen
Imprescindible
Notas, mensajes y lo que recuerdas, en una lista numerada (T01, T02…); fecha y minutos solo si los sabes.
La capacidad de la semana
Imprescindible
Minutos por día de cada persona para pendientes, tras su trabajo normal.
Qué puede hacer cada persona
Imprescindible
Para proponer responsables solo entre quienes pueden hacer cada cosa.
Ejemplo ilustrativo
Los pendientes de Ana, tal como los escribió
Para qué sirve: Ver una lista sin ordenar, con fechas y minutos solo donde se saben.
| ID | Pendiente |
|---|---|
| T01 | Pagar la factura del detergente, vence el 24 de septiembre (15 min) |
| T02 | Llamar al técnico por la secadora 2, que hace ruido (10 min) |
| T03 | Contestar los 6 mensajes de WhatsApp sin responder, para el 21 de septiembre (30 min) |
| T04 | Decidir cuánto subir los precios, que no cambian hace un año, antes del 30 de septiembre (45 min) |
| T05 | Imprimir la lista de precios nueva, para el 5 de octubre (20 min) |
| T06 | Buscar a alguien que ayude los sábados, para el 15 de octubre |
| T07 | Cambiar el letrero de la fachada, que se ve viejo |
| T08 | Limpiar los filtros de las secadoras, cada semana (20 min) |
| T09 | Revisar el stock de detergente y suavizante, cada semana (15 min) |
| T10 | Pagar el alquiler del local, cada mes, el próximo 5 de octubre (10 min) |
| T11 | Comparar precios de una secadora nueva (60 min) |
| T12 | Responder la reseña de 2 estrellas en Google, antes del 25 de septiembre (20 min) |
| T13 | Ordenar el cuarto de atrás (90 min) |
| T14 | Actualizar la lista de clientes frecuentes (45 min) |
| T15 | Renovar el permiso del local, vence el 30 de octubre (60 min) |
| T16 | Comprar bolsas y ganchos, antes del 26 de septiembre (30 min) |
| T17 | Preparar el cartel de horarios del feriado, para el 1 de octubre (20 min) |
| T18 | Hablar con el contador sobre el IVA, antes del 28 de septiembre (30 min) |
| T19 | Arreglar la puerta del baño de clientes, que no cierra bien |
| T20 | Crear una cuenta de Instagram del negocio (40 min) |
| T21 | Revisar las mangueras de las lavadoras, antes del 10 de octubre (30 min) |
| T22 | Escribir cómo se lava lo delicado (60 min) |
| T23 | Hacer una copia de llaves para Marta, para el 1 de octubre (20 min) |
| T24 | Elegir el color para pintar el mostrador (15 min) |
| T25 | Comprar la pintura del mostrador, cuando decida el color (30 min) |
Caso ficticio. Sin ordenar: es lo que se le da a la IA.
Plantilla para copiar
Capacidad de la semana: minutos por día para pendientes
Para qué sirve: Tener el límite de cada persona antes de planificar.
| Persona | Lun | Mar | Mié | Jue | Vie | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Ana (dueña) | 45 | 45 | 45 | 45 | 45 | 225 |
| Luis (hermano) | 0 | 60 | 0 | 60 | 0 | 120 |
| Marta (empleada) | 30 | 30 | 30 | 30 | 30 | 150 |
Minutos inventados para el caso. Suman 495.
Método
El método: siete pasos, con la IA en cuatro
Ve marcando los pasos que completes: tu avance queda únicamente en este navegador.
Cuatro de los siete pasos llevan un prompt. Los otros tres los haces tú.
0 / 7 pasos hechos
Escribe todo tal como sale, numéralo y anota los minutos que cada persona tiene por día.
Al terminar tienes: Una lista y una tabla de capacidad.
Copia la plantilla y pide las fórmulas describiendo solo tus columnas, sin pegar tus tareas.
Al terminar tienes: Una hoja con fórmulas probadas.
Entrega la lista y pide categoría, impacto con su porqué, fechas, minutos, dependencias y responsable, sin inventar nada.
Al terminar tienes: Una tabla de pendientes.
Compara cada fila con tu texto, puntúa con la rúbrica y pide cambiar solo lo señalado.
Al terminar tienes: Una tabla corregida.
Pega la tabla en la hoja: la urgencia y la prioridad salen de las fórmulas, no de la IA.
Al terminar tienes: Cada tarea con su prioridad.
Entrega la tabla con prioridad y tu capacidad, y pide un reparto que respete cada día.
Al terminar tienes: Un plan por persona y día.
Suma los minutos de cada persona por día en la hoja y decide qué entra en tu semana.
Al terminar tienes: Una semana comprobada.
Hoja de cálculo
Paso 2: la hoja que hace las cuentas
La hoja va antes que los prompts porque sus columnas son las que la IA rellenará. Tiene tres hojas: tareas, capacidad y plan.
Plantilla para copiar
Matriz de prioridad: impacto por urgencia
Para qué sirve: Decidir la prioridad de cada tarea con la misma regla.
| Impacto | Qué significa | Urgencia Alta | Urgencia Media | Urgencia Baja |
|---|---|---|---|---|
| Alto | Si no se hace, pierdes dinero o un cliente, o incumples algo (un pago, un trámite, una promesa). | Esta semana | Programar con fecha | Programar con fecha |
| Medio | Si no se hace, hay una molestia o un retraso, pero todavía no se pierde nada. | Esta semana | Programar con fecha | Si sobra |
| Bajo | Es una mejora que puede esperar sin consecuencias. | Si sobra | Aplazar | Aplazar |
Urgencia Alta: la fecha límite está a 7 días o menos. Media: de 8 a 30. Baja: más de 30 o sin fecha. Lo que se repite cada semana es «Rutina» y no pasa por la matriz.
Plantilla para copiar
Plantilla de la hoja
Para qué sirve: Saber qué va en cada hoja y en cada celda.
| Hoja y celdas | Contenido |
|---|---|
| Reglas!B1 | La fecha de referencia: el lunes de la semana |
| Reglas!A4:B12 | Nueve pares de impacto y urgencia, como «Alto|Alta», y su prioridad |
| Tareas!A1:L1 | Encabezados: ID, Tarea, Categoría, Impacto y por qué, Fecha límite, Minutos, Depende de, Responsable, Repite, Días hasta la fecha, Urgencia y Prioridad |
| Tareas!A2:I26 | Una fila por pendiente, con lo que devolvió la IA; J a L se calculan |
| Tareas!F27:F28 | Total de minutos con dato y tareas sin minutos |
| Capacidad!A1:G4 | Minutos disponibles por persona y día, y su total |
| Capacidad!A6:F13 | Minutos planificados (filas 7 a 9) y exceso (11 a 13) |
| Plan!A1:E1 | Encabezados: Día, Persona, ID, Tarea, Minutos |
Un prompt es lo que le escribes a la IA para pedirle algo, y lo que va entre llaves, como {{PROGRAMA}}, es una variable: la rellenas con tus datos. Este prompt recibe solo la descripción de tus hojas, sin ninguna tarea.
Prompt de fórmulas: armar tu hoja sin compartir tus tareas
Obtener las fórmulas de tu hoja a partir de la descripción de tus columnas, sin pegar ninguna tarea.
Cuándo usarlo: Cuando armas la hoja tú mismo o adaptas la plantilla a tus columnas.
La hoja de cálculo que usas.
Cada hoja, columna o bloque y lo que contiene.
Ver el texto completo del prompt
Actúa como asistente de hojas de cálculo para una persona que apenas empieza y que escribirá cada fórmula por su cuenta. Tu objetivo es proponerle las fórmulas de una hoja de tareas y de su comprobación de minutos, usando solo la descripción de sus hojas y columnas, sin ver ninguna tarea.
### CONTEXTO
Programa: {{PROGRAMA}}
### DATOS
Cómo están armadas mis hojas (hoja, columna o bloque y lo que contiene):
{{COLUMNAS_Y_CELDAS}}
### CUENTAS QUE NECESITO
1. Días hasta la fecha (Tareas!J2:J26): la fecha límite menos la fecha de referencia de Reglas!B1; vacío si no hay fecha.
2. Urgencia (Tareas!K2:K26): Alta si faltan 7 días o menos, Media si faltan de 8 a 30, Baja si faltan más de 30 o no hay fecha.
3. Prioridad (Tareas!L2:L26): «Rutina» si la tarea se repite cada semana; si no, la que dice la tabla de Reglas!A4:B12 para su impacto y su urgencia.
4. Minutos con dato (Tareas!F27): la suma de los minutos de las 25 tareas.
5. Tareas sin minutos (Tareas!F28): cuántas celdas de minutos están vacías.
6. Total disponible de cada persona (Capacidad!G2:G4): la suma de sus cinco días.
7. Minutos planificados de una persona en un día (Capacidad!B7:F9): la suma de los minutos de la hoja Plan con esa persona y ese día.
8. Exceso (Capacidad!B11:F13): los minutos planificados menos los disponibles, y 0 si no hay exceso.
### REGLAS
1. Trabaja solo con las hojas y columnas que describí. Si para una cuenta falta una, escribe [FALTA: la columna] y no la crees.
2. No me pidas mis tareas. Para probar cada fórmula usa números de práctica que pueda resolver mentalmente.
3. Da cada fórmula con las funciones en español y en inglés, y recuérdame que el separador de argumentos depende de la región.
4. Fija con signos de dólar las celdas y los rangos que no deben moverse al copiar, y dime cuáles.
5. Separa lo que sale de mi descripción de lo que supones tú, y marca cada suposición «SUPUESTO».
### FORMATO DE SALIDA
Una tabla de columnas fijas: Celda | Qué calcula | Fórmula en español | Fórmula en inglés | Comprobación con números de práctica. Debajo, «Cómo pegarla», con el lugar de cada fórmula. La tabla fija la forma; el contenido sale de mis columnas.
### ANTES DE RESPONDER
Verifica que: cada fórmula responde a la cuenta escrita; la comprobación con números de práctica es correcta (haz la cuenta dos veces); no usaste columnas que no describí; los rangos fijos están marcados; una fecha vacía no produce un número; toda suposición está señalada. Corrige lo que falle.Por qué funciona, por partes
01sin ver ninguna tarea.
Le describes la estructura y no tus tareas: armas el cálculo sin compartir datos de tu negocio.
02usa números de práctica que pueda resolver mentalmente.
Puedes comprobar cada fórmula con cuentas propias antes de usar tus datos.
03Fija con signos de dólar las celdas y los rangos que no deben moverse al copiar
Evita que la fórmula se corra al copiarla hacia abajo y lea celdas que no son.
- Cómo evaluarlo
- Escribe cada fórmula con los números de práctica: el resultado debe coincidir con tu cuenta a mano.
- Cómo mejorarlo
- Si tu programa no reconoce una función, pega su mensaje de error y pide la alternativa.
Ejemplo generado
Las fórmulas de la hoja, en español y en inglés
Para qué sirve: Saber qué escribir en cada celda y cómo probarla con números de práctica.
| Celda | Qué calcula | Fórmula en español | Fórmula en inglés | Comprobación con números de práctica |
|---|---|---|---|---|
| Tareas!J2 | Días hasta la fecha | =SI(E2="";"";E2-Reglas!$B$1) | =IF(E2="","",E2-Reglas!$B$1) | Fecha 24 y referencia 21: 3. Sin fecha: vacío |
| Tareas!K2 | Urgencia | =SI(J2="";"Baja";SI(J2<=7;"Alta";SI(J2<=30;"Media";"Baja"))) | =IF(J2="","Baja",IF(J2<=7,"Alta",IF(J2<=30,"Media","Baja"))) | 3 días: Alta. 9 días: Media. 39 días o vacío: Baja |
| Tareas!L2 | Prioridad | =SI(I2="Semanal";"Rutina";BUSCARV(D2&"|"&K2;Reglas!$A$4:$B$12;2;FALSO)) | =IF(I2="Semanal","Rutina",VLOOKUP(D2&"|"&K2,Reglas!$A$4:$B$12,2,FALSE)) | Alto y Alta: Esta semana. Medio y Baja: Si sobra. Semanal: Rutina |
| Tareas!F27 | Minutos con dato | =SUMA(F2:F26) | =SUM(F2:F26) | 15, 10 y una celda vacía: 25 |
| Tareas!F28 | Tareas sin minutos | =CONTAR.BLANCO(F2:F26) | =COUNTBLANK(F2:F26) | Tres celdas vacías: 3 |
| Capacidad!G2 | Total disponible de cada persona | =SUMA(B2:F2) | =SUM(B2:F2) | 45 cinco veces: 225 |
| Capacidad!B7 | Minutos planificados de una persona en un día | =SUMAR.SI.CONJUNTO(Plan!$E:$E;Plan!$B:$B;$A7;Plan!$A:$A;B$6) | =SUMIFS(Plan!$E:$E,Plan!$B:$B,$A7,Plan!$A:$A,B$6) | Ana el lunes con tareas de 15, 20 y 10: 45 |
| Capacidad!B11 | Exceso | =MAX(0;B7-B2) | =MAX(0,B7-B2) | 60 planificados y 45 disponibles: 15. 40 y 45: 0 |
Ejemplo generado. Según tu región, los argumentos se separan con punto y coma o con coma.
Antes de usar tus datos, prueba cada fórmula con los números de práctica: si no coincide con tu cuenta a mano, está mal.
Prompt
Paso 3: pedir la tabla ordenada
Este prompt convierte tu lista en una tabla, pero no decide nada: no calcula la prioridad ni ordena las filas, y no puede inventar fechas ni minutos.
Prompt de ordenar: de la lista escrita a una tabla completa
Obtener una tabla con categoría, impacto justificado, fechas, minutos, dependencias, responsable y repetición, sin inventar datos.
Cuándo usarlo: Cuando tienes tu lista numerada y la capacidad de cada persona.
Qué es tu negocio, en una frase.
Quién trabaja contigo y qué puede hacer cada uno.
Las categorías permitidas.
Tu lista, con un id en cada línea.
Ver el texto completo del prompt
Actúa como asistente que ordena una lista de pendientes de un negocio pequeño. Tu destinatario es la persona dueña, que fijará las prioridades y el plan. Tu objetivo es convertir mi lista escrita a mano en una tabla completa, sin decidir por mí.
### CONTEXTO
Mi negocio: {{NEGOCIO}}
Personas y lo que puede hacer cada una: {{PERSONAS}}
Categorías permitidas: {{CATEGORIAS}}
### DATOS (única fuente)
Mis pendientes, cada uno con su id:
{{PENDIENTES}}
### IMPACTO (según lo que se pierde)
- Alto: Si no se hace, pierdes dinero o un cliente, o incumples algo (un pago, un trámite, una promesa).
- Medio: Si no se hace, hay una molestia o un retraso, pero todavía no se pierde nada.
- Bajo: Es una mejora que puede esperar sin consecuencias.
### REGLAS
1. Conserva mis ids. Cada fila es una sola acción con un final claro. Si un pendiente mezcla varias, dilo en «FALTA» y no lo partas. No agregues tareas que no escribí.
2. Usa solo las categorías permitidas.
3. Impacto: elige Alto, Medio o Bajo según las definiciones y explica el porqué con mis palabras. Si el texto no dice qué se pierde, no subas el impacto.
4. Fecha límite y minutos: copia solo lo que escribí. Si falta, escribe [FALTA]. No inventes ni estimes.
5. «Depende de»: pon el id de otra tarea solo si mi texto lo dice o lo hace evidente; si no, escribe «—».
6. Responsable: propón solo a alguien de mi lista de personas, según lo que puede hacer. Si nadie encaja, escribe [FALTA].
7. «Repite»: escribe Semanal o Mensual solo si lo escribí; si no, «—».
8. No calcules urgencia ni prioridad, no ordenes las filas y no armes ningún plan: eso lo calculo yo en mi hoja.
### FORMATO DE SALIDA
En este orden: (1) una tabla de columnas fijas: ID | Tarea | Categoría | Impacto y por qué | Fecha límite | Minutos | Depende de | Responsable | Repite; (2) «FALTA». La tabla fija la forma; el contenido sale de mi lista.
### ANTES DE RESPONDER
Verifica que: hay una fila por cada id y ningún id nuevo; ninguna fecha ni minutos salen de ti; cada impacto cita mis palabras; cada responsable está en mi lista de personas; no calculaste prioridad ni armaste un plan; todo lo que falta está en «FALTA». Corrige lo que no cumpla.Por qué funciona, por partes
01Cada fila es una sola acción con un final claro.
Una tarea que se puede terminar se puede planificar y tachar; una vaga no.
02Si el texto no dice qué se pierde, no subas el impacto.
Frena la tendencia a marcar todo como importante: el peso lo dan tus definiciones.
03No calcules urgencia ni prioridad, no ordenes las filas y no armes ningún plan
Esas cuentas las hace tu hoja con una regla fija; la IA solo prepara los datos.
- Cómo evaluarlo
- Compara cada fila con tu línea original: mismas fechas, mismos minutos y ningún id nuevo.
- Cómo mejorarlo
- Si aparece un dato que no escribiste, pídele que lo cambie por [FALTA] y rehaga solo esa fila.
Primer resultado
Lo que respondió la IA la primera vez
Léelo con tu lista al lado: cada fila tiene un id que puedes buscar en ella, y lo que falta aparece como [FALTA].
Salida ilustrativa, redactada aplicando el prompt de ordenar al caso. La tuya será distinta.
| ID | Tarea | Categoría | Impacto y por qué | Fecha límite | Minutos | Depende de | Responsable | Repite |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| T01 | Pagar la factura del detergente | Dinero | Alto: vence el 24 | 24 sep | 15 | — | Ana | — |
| T02 | Llamar al técnico por la secadora 2 | Equipos | Medio: puede fallar; sin fecha | [FALTA] | 10 | — | Luis | — |
| T03 | Contestar los 6 mensajes de WhatsApp sin responder | Clientes | Alto: clientes sin respuesta | 21 sep | 30 | — | Marta | — |
| T04 | Decidir cuánto subir los precios | Dinero | Alto: un año sin subir precios | 30 sep | 45 | — | Ana | — |
| T05 | Imprimir la lista de precios nueva | Clientes | Medio: tiene fecha; nada se pierde por un día | 5 oct | 20 | — | Marta | — |
| T06 | Buscar a alguien que ayude los sábados | Personal | Medio: tiene fecha; hoy no se pierde nada | 15 oct | [FALTA] | — | Ana | — |
| T07 | Cambiar el letrero de la fachada | Mejoras | Alto: mejora la imagen del local | [FALTA] | [FALTA] | — | Luis | — |
| T08 | Limpiar los filtros de las secadoras | Equipos | Medio: mantenimiento de las secadoras | [FALTA] | 20 | — | Marta | Semanal |
| T09 | Revisar el stock de detergente y suavizante | Insumos | Medio: evita quedarse sin insumos | [FALTA] | 15 | — | Marta | Semanal |
| T10 | Pagar el alquiler del local | Dinero | Alto: pago del alquiler | 5 oct | 10 | — | Ana | Mensual |
| T11 | Comparar precios de una secadora nueva | Equipos | Bajo: sin fecha ni consecuencia | [FALTA] | 60 | — | Luis | — |
| T12 | Responder la reseña de 2 estrellas en Google | Clientes | Medio: reseña visible con plazo | 25 sep | 20 | — | Ana | — |
| T13 | Ordenar el cuarto de atrás | Mejoras | Bajo: orden interno | [FALTA] | 90 | — | Marta | — |
| T14 | Actualizar la lista de clientes frecuentes | Clientes | Bajo: mejora interna | [FALTA] | 45 | — | Marta | — |
| T15 | Renovar el permiso del local | Dinero | Alto: el permiso vence | 30 oct | 60 | — | Ana | — |
| T16 | Comprar bolsas y ganchos | Insumos | Medio: faltan insumos si no llegan | 26 sep | 30 | — | Luis | — |
| T17 | Preparar el cartel de horarios del feriado | Clientes | Medio: aviso a clientes con fecha | 1 oct | 20 | — | Marta | — |
| T18 | Hablar con el contador sobre el IVA | Dinero | Alto: trámite con fecha | 28 sep | 30 | — | Ana | — |
| T19 | Arreglar la puerta del baño de clientes | Equipos | Medio: los clientes usan el baño | [FALTA] | [FALTA] | — | Luis | — |
| T20 | Crear una cuenta de Instagram del negocio | Clientes | Bajo: mejora sin fecha | [FALTA] | 40 | — | Marta | — |
| T21 | Revisar las mangueras de las lavadoras | Equipos | Medio: prevención con fecha | 10 oct | 30 | — | Luis | — |
| T22 | Escribir cómo se lava lo delicado | Personal | Medio: evita errores con lo delicado | [FALTA] | 60 | — | Marta | — |
| T23 | Hacer una copia de llaves para Marta | Personal | Bajo: tiene fecha; sin consecuencias | 1 oct | 20 | — | Luis | — |
| T24 | Elegir el color para pintar el mostrador | Mejoras | Bajo: decisión pequeña | [FALTA] | 15 | — | Ana | — |
| T25 | Comprar la pintura del mostrador | Mejoras | Bajo: espera al color | [FALTA] | 30 | T24 | Luis | — |
FALTA: los minutos de T06, T07, T19.
![Esquema ilustrativo. Tabla de pendientes con dos celdas resaltadas para revisar y tres marcadas como [FALTA].](/_next/image?url=%2Fimages%2Fguias%2Fnegocio%2Forganizar-tareas-del-negocio-con-ia%2Fprimera-tabla.webp&w=3840&q=75)
Análisis
Paso 4: contrastar la tabla con tu lista
Una rúbrica es una tabla de criterios con puntos que se usa igual con cada tabla. Contrastar es buscar, para cada fila, la línea que escribiste y leer si dice lo mismo. Ten presente una dependencia: si una tarea necesita otra antes, dos filas están unidas aunque la tabla no lo diga.
La tabla parece completa: 25 filas, con sus ids y sus columnas. Se contrasta con tu lista y con las definiciones y se puntúa con la rúbrica: el total es 10 de 12: «Con ajustes».
Cada fila es una tarea tuya
Correcto
Las 25 filas conservan sus ids y ninguna tarea es nueva.
No inventa fechas ni minutos
Correcto
Las fechas y los minutos son los que escribiste; donde faltaban, dice [FALTA].
El impacto sale de tu texto
Mejorable
T07 (el letrero) sale con impacto Alto porque «mejora la imagen del local»; tu texto no dice que se pierda nada.
Encuentra lo que depende de otra tarea
Mejorable
Encuentra que T25 depende de T24, pero no que T05 (imprimir la lista) depende de T04 (decidir los precios).
Asigna solo lo que cada persona puede hacer
Correcto
Cada responsable es alguien de tu lista y hace lo que le corresponde.
No decide por ti
Correcto
No calcula prioridad ni arma el plan, como pide el prompt.
Conclusión del análisis
Es una buena base: no inventa nada. Los dos fallos cambian tu semana: un impacto de más sube una tarea y una dependencia omitida invierte dos.
Puntúa la tabla ordenada de la IA
Puntúa la tabla en los seis criterios: 0, 1 o 2 puntos cada uno, hasta 12. Si «Cada fila es una tarea tuya» o «No inventa fechas ni minutos» sacan 0, no se usa aunque el total sea alto. Todo ocurre en tu navegador y no se guarda.
0 / 12 puntos
Responde los 6 criterios para ver la recomendación (0 respondidos).
Iteración
Paso 4, segunda vuelta: corregir solo lo señalado
Iterar aquí es corregir dos celdas, no pedir otra tabla.
Por qué se itera
El contraste señaló dos cosas. El prompt limita el cambio a lo señalado, exige citar tu texto o una definición y separa lo cambiado de lo que sigue igual.
Prompt de ajuste: corregir solo lo señalado
Corregir únicamente las celdas señaladas, apoyándose en tu texto y tus definiciones, y dejar el resto intacto.
Cuándo usarlo: Después de contrastar, cuando la tabla tiene un problema.
Lo que hay que corregir y por qué.
Lo que no puede cambiar.
Ver el texto completo del prompt
Actúa como editor de tablas de pendientes para un negocio pequeño. Tu destinatario es la persona dueña. Tu objetivo es corregir SOLO lo señalado, usando mi texto y mis definiciones, y dejar intacto lo demás.
### CONTEXTO
Usa mi lista original, mis personas, mis definiciones de impacto y la tabla de esta conversación. Si falta alguna, pídemela antes de seguir.
### DATOS
Problemas que detecté:
{{PROBLEMAS_DETECTADOS}}
Lo que no se puede tocar:
{{NO_TOCAR}}
### REGLAS
1. Cambia solo lo señalado y lo que ese cambio obligue a ajustar. Si obliga a cambiar otra fila, inclúyela en «Cambios».
2. Cada cambio se apoya en mi texto o en las definiciones. No inventes fechas, minutos ni tareas.
3. Si lo que señalé no existe en la tabla, o mi texto no lo respalda, dímelo antes de cambiar nada.
4. En «Motivo» cita mi texto o la definición que justifica el cambio.
5. No calcules prioridad ni armes un plan. Si falta un dato, escribe [FALTA: qué dato].
### FORMATO DE SALIDA
En este orden: (1) «Cambios»: una tabla de columnas fijas: Antes | Después | Motivo; (2) «Sin cambios»: lo que no toqué; (3) «FALTA». La tabla fija la forma; el contenido sale de mis datos.
### ANTES DE RESPONDER
Verifica que: solo cambiaste lo señalado; cada cambio cita mi texto o una definición; las filas que no se pueden tocar están idénticas; no hay fechas, minutos ni tareas nuevos. Corrige lo que no cumpla.Por qué funciona, por partes
01Cambia solo lo señalado
Evita que rehaga las filas que ya estaban bien y cambie algo sin que lo notes.
02En «Motivo» cita mi texto o la definición que justifica el cambio.
Cada corrección queda con su respaldo y puedes comprobarla.
03Si lo que señalé no existe en la tabla, o mi texto no lo respalda, dímelo antes de cambiar nada.
Evita corregir a ciegas algo que tú pudiste señalar mal.
- Cómo evaluarlo
- Compara con la tabla anterior: solo deben cambiar las celdas señaladas.
- Cómo mejorarlo
- Si toca una fila que no señalaste, pide repetir solo lo señalado.
Resultado final
Paso 5: la tabla corregida y su prioridad
Salida ilustrativa del prompt de ajuste con los datos del ejemplo. La tuya será distinta.
| Antes | Después | Motivo |
|---|---|---|
| T07 · Impacto y por qué: Alto: mejora la imagen del local | T07 · Impacto y por qué: Bajo: mejora estética; nada se pierde si espera | Mi texto no dice qué se pierde: por la definición es Bajo. |
| T05 · Depende de: — | T05 · Depende de: T04 | La lista de precios nueva se imprime cuando T04 decide el aumento. |
Sin cambios: las otras 23 filas y los ids. FALTA: los minutos de T06, T07, T19, que solo tú puedes dar.
Con la tabla corregida pegada en la hoja, las tres últimas columnas se calculan solas.
Calculado en la hoja
Prioridad calculada por la hoja
Para qué sirve: Ver las 25 tareas tras aplicar la regla y el tiempo de cada grupo.
| Prioridad | Tareas | Minutos con dato |
|---|---|---|
| Esta semana | T01, T03, T12, T16, T18 | 125 |
| Rutina | T08, T09 | 35 |
| Programar con fecha | T04, T05, T06, T10, T15, T17, T21 | 185 |
| Si sobra | T02, T19, T22 | 70 |
| Aplazar | T07, T11, T13, T14, T20, T23, T24, T25 | 300 |
| Total | 25 tareas | 715 |
Calculado en la hoja sobre la tabla corregida. Las tareas sin minutos (T06, T07, T19) no suman.
Los minutos de «Esta semana» y «Rutina» caben con holgura; los de «Programar con fecha» pesan más. Falta lo que la hoja no sabe: en qué día se hace cada cosa.
Adaptación
Paso 6: del orden al plan de la semana
Con la prioridad calculada, la IA reparte. Este prompt recibe la tabla y la capacidad y devuelve un plan, pero no escribe ningún total: los sumas tú.
Prompt de semana: un plan que respeta el tiempo de cada uno
Obtener un reparto por persona y día que respete la disponibilidad, las fechas y las dependencias, y decir lo que no cabe.
Cuándo usarlo: Cuando tu hoja ya calculó la prioridad y tienes la capacidad de cada persona.
Tu tabla con la prioridad calculada por la hoja, pegada como texto.
Los minutos de cada persona en cada día.
Los días que planificas.
Ver el texto completo del prompt
Actúa como asistente que reparte tareas en una semana para un negocio pequeño. Tu destinatario es la persona dueña, que comprobará las sumas en su hoja. Tu objetivo es un plan que respete el tiempo de cada persona, sin cambiar prioridades, fechas ni minutos.
### CONTEXTO
Semana a planificar: {{SEMANA}}
Minutos disponibles de cada persona en cada día: {{DISPONIBILIDAD}}
### DATOS (única fuente)
Mis tareas, con la prioridad que calculó mi hoja (pégala tal cual):
{{TAREAS}}
### REGLAS
1. Usa solo las tareas de mi tabla, con sus ids. No planifiques las de prioridad Aplazar.
2. Cada tarea la hace su responsable, en un solo día y sin partirla.
3. Ordena el trabajo así: primero Esta semana, luego Rutina, luego Programar con fecha y al final Si sobra. Dentro de cada grupo, primero la fecha límite más cercana. Pon cada tarea en el primer día en que cabe.
4. La suma de minutos de una persona en un día no puede pasar de su disponibilidad. No escribas totales: los calculo yo.
5. Ninguna tarea va después de su fecha límite, y una tarea que depende de otra va en un día posterior al de esa.
6. Las tareas sin minutos no se planifican: van a «Falta un dato».
7. Lo que no cabe va a «No cabe esta semana», con el motivo, en lugar de comprimirlo.
8. No cambies prioridades, fechas ni minutos, y no recomiendes qué tareas eliminar. Si falta información, escribe [FALTA: qué dato].
### FORMATO DE SALIDA
En este orden: (1) una tabla de columnas fijas: Día | Persona | ID | Tarea | Minutos; (2) «No cabe esta semana»: ID y motivo; (3) «Falta un dato»: ID y qué dato; (4) «FALTA». La tabla fija la forma; el contenido sale de mis datos.
### ANTES DE RESPONDER
Verifica que: cada tarea planificada aparece una vez y ninguna es de prioridad Aplazar; nadie pasa de su disponibilidad en un día; ninguna tarea va después de su fecha límite; toda tarea con dependencia va en un día posterior; no escribiste totales; lo que quedó fuera está en «No cabe esta semana» o en «Falta un dato». Corrige lo que no cumpla.Por qué funciona, por partes
01Pon cada tarea en el primer día en que cabe.
Da un criterio simple que puedes comprobar: si un día anterior tenía hueco, el plan no lo cumple.
02No escribas totales: los calculo yo.
Una suma escrita por la IA puede estar mal; tu hoja la calcula y la compara con tu disponibilidad.
03Lo que no cabe va a «No cabe esta semana», con el motivo, en lugar de comprimirlo.
Muestra lo que quedó fuera y por qué, en lugar de apretar las tareas hasta que parezcan caber.
- Cómo evaluarlo
- Suma los minutos de cada persona y día en tu hoja: ninguno debe pasar de su disponibilidad.
- Cómo mejorarlo
- Si una tarea supera lo que una persona tiene en un día, pide dos tareas más pequeñas con final claro.
Así puede verse el plan del caso.
Ejemplo generado
Plan de la semana
Para qué sirve: Ver una semana repartida que respeta la capacidad de cada día.
| Día | Persona | ID | Tarea | Minutos |
|---|---|---|---|---|
| Lun 21 | Ana | T01 | Pagar la factura del detergente | 15 |
| Lun 21 | Ana | T12 | Responder la reseña de 2 estrellas en Google | 20 |
| Lun 21 | Ana | T10 | Pagar el alquiler del local | 10 |
| Lun 21 | Marta | T03 | Contestar los 6 mensajes de WhatsApp sin responder | 30 |
| Mar 22 | Ana | T18 | Hablar con el contador sobre el IVA | 30 |
| Mar 22 | Luis | T16 | Comprar bolsas y ganchos | 30 |
| Mar 22 | Luis | T21 | Revisar las mangueras de las lavadoras | 30 |
| Mar 22 | Marta | T08 | Limpiar los filtros de las secadoras | 20 |
| Mié 23 | Ana | T04 | Decidir cuánto subir los precios | 45 |
| Mié 23 | Marta | T09 | Revisar el stock de detergente y suavizante | 15 |
| Jue 24 | Luis | T02 | Llamar al técnico por la secadora 2 | 10 |
| Jue 24 | Marta | T17 | Preparar el cartel de horarios del feriado | 20 |
| Vie 25 | Marta | T05 | Imprimir la lista de precios nueva | 20 |
Ejemplo generado.
Falta el paso 7. En la hoja Capacidad, cada celda suma con una fórmula los minutos que el plan le da a una persona un día, y la compara con lo que tiene.
Calculado en la hoja
Comprobación en la hoja: minutos planificados y disponibles
Para qué sirve: Comprobar con una suma que nadie supera su tiempo.
| Persona | Planificado | Disponible | Días al límite | Exceso |
|---|---|---|---|---|
| Ana | 120 | 225 | Lun y Mié | 0 |
| Luis | 70 | 120 | Mar | 0 |
| Marta | 105 | 150 | Lun | 0 |
«Días al límite»: días en que se usan todos los minutos.
Quedan fuera T15 y T22: duran 60 minutos y ninguna de sus personas tiene tanto en un día. La solución es partirlas en dos acciones con final claro. Y T06 y T19 esperan a que se sepa cuánto tardan.
Errores comunes
Errores que descuadran una semana
- 01
Poner todo en «urgente»
Por qué perjudica: Sin regla, todo parece urgente y se hace lo que hace más ruido.
En su lugar: Que la fecha decida la urgencia y la matriz, la prioridad.
- 02
Dejar que la IA decida qué importa
Por qué perjudica: Ordena con criterios que tú no elegiste y no sabe qué pierde tu negocio.
En su lugar: Que proponga el impacto citando tu texto; la prioridad la calcula tu hoja.
- 03
Aceptar un plan sin sumar
Por qué perjudica: Puede equivocarse al sumar: un plan que parece caber puede pasarse de las horas.
En su lugar: Suma los minutos de cada persona por día con una fórmula y compáralos con su capacidad.
- 04
Inventar los minutos que faltan
Por qué perjudica: Una estimación al azar descuadra el plan sin que se note.
En su lugar: Deja la celda vacía y mide cuánto tarda; entra después.
- 05
Dejar tareas que no caben en un día
Por qué perjudica: Una tarea de 60 minutos no cabe en un día de 45 y queda fuera cada semana.
En su lugar: Pártela en dos acciones con final claro, por ejemplo reunir documentos y presentarlos.
Verificación
Lo que verificas tú antes de dar el plan por bueno
Antes de confiar en tu semana, marca cada punto cuando lo hayas comprobado tú, no la IA.
La hoja calcula, la IA ordena y tú decides. Lo que entra en tu semana no lo decide un asistente.
Aplicación
Después de la primera semana: mantener el sistema
Con la primera semana hecha, el trabajo es mantenerla.
Paso 1: Usa la hoja cada lunes
Cambia la fecha, la capacidad y las tareas nuevas; las fórmulas no se tocan.
Paso 2: Anota cuánto tardó cada tarea
Así los minutos dejan de ser una suposición.
Paso 3: Copia lo que se repite
Las tareas semanales y mensuales pasan de una semana a otra con su tiempo.
Paso 4: Cierra el viernes
Marca lo hecho y pasa lo que no cupo a la próxima semana.
Paso 5: Revisa tu regla cada mes
Si demasiadas tareas quedan en «Aplazar», mira si tu definición de impacto es estricta.
Limitaciones
Lo que este método no resuelve
El método ordena la semana, pero tiene límites claros.
- El impacto es una propuesta
- La IA no conoce tu negocio y puede subir o bajar el impacto de una tarea: por eso lo contrastas.
- La regla no mide todo
- Dos datos no recogen el dinero disponible ni lo que depende de otras personas.
- Los minutos son estimaciones
- Un plan exacto con estimaciones flojas sigue siendo flojo.
- No es una aplicación
- La hoja no avisa ni recuerda: la actualizas tú cada lunes.
Si tus pendientes incluyen publicar en redes, Calendario de contenido con IA reparte esa parte con la misma lógica de tiempo. Y para las consultas que llegan por mensaje, está Responder consultas de clientes con IA.
Conclusión
Lo que te llevas
Una lista desordenada se vuelve una semana realizable con cuatro decisiones: qué es cada tarea, cuánto pesa según una regla, cuánto tiempo hay y qué cabe. La IA acelera el orden y el reparto; la hoja comprueba que las cuentas cuadren.
Para llevarte
- Escribe cada pendiente como una acción con un final claro.
- Fija una regla de prioridad y deja que la calcule la hoja.
- No inventes fechas ni minutos: lo que falta se completa después.
- Suma los minutos por persona y día antes de dar el plan por bueno.
Glosario
Glosario de esta guía
- Asistente de IA
- Un programa con el que conversas por escrito para que te ayude a redactar, ordenar ideas o revisar textos. Responde según lo que le pidas y puede equivocarse.
- Prompt
- El mensaje que le escribes a una IA para pedirle algo. Es como el encargo que le das a un empleado nuevo: cuanto más claro, mejor sale el trabajo.
- Variable
- Un hueco marcado dentro de un prompt, como {{NEGOCIO}}, que tú rellenas con tus datos antes de enviarlo. Lo demás del prompt no cambia.
- Hoja de cálculo
- Un programa con filas y columnas donde guardas datos y haces cuentas con fórmulas, por ejemplo sumar una columna. Aquí es donde se calculan los totales.
- Rúbrica
- Una lista de criterios con puntaje para evaluar algo siempre de la misma manera, en lugar de decidir «a ojo».
- Dependencia
- Una tarea que no puedes hacer hasta terminar otra. Si la haces antes, el trabajo se repite o se pierde.
- Capacidad
- Los minutos que una persona tiene de verdad para una tarea, después de su trabajo normal. Sin ese límite, cualquier plan parece posible.
- Tarea recurrente
- Una tarea que vuelve cada semana o cada mes, como revisar el stock o pagar el alquiler. Se anota una vez y se reserva su tiempo antes que el de las demás.
Preguntas frecuentes
Preguntas que surgen al aplicarlo
¿Cuántos pendientes conviene tener en la lista?
Todos los que existan: la lista sirve si está completa. La regla deja los menos importantes en «Aplazar» sin perderlos de vista.
¿Qué hago si no sé cuánto tarda una tarea?
Déjala sin minutos y anota cuánto tardó la primera vez. Hasta entonces no entra en el plan, que es mejor que una cifra inventada.
¿Sirve si trabajo solo?
Sí. Usa una sola persona en la capacidad: cambia sobre todo el plan de la semana, porque los minutos de cada día son solo tuyos.
¿Puedo pegar mi lista real en la IA?
Puedes, pero quita antes los datos personales de clientes, como nombres o teléfonos, y los datos de pago. Las tareas se entienden sin ellos.
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