Documentar procesos de tu negocio con IA
Haz el proceso una vez con notas, deja que la IA te entreviste, convierte tus respuestas en un procedimiento y pruébalo con alguien que no lo conozca.
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Problema
Lo sabes hacer, pero solo tú, y no está escrito en ningún sitio
En casi todos los negocios pequeños hay tareas que solo sabe hacer una persona: registrar un pedido, cerrar la caja, preparar un envío. Se hacen bien porque se hacen a diario, y por eso no están escritas. Cuando esa persona falta o quiere delegar, todo se detiene o se hace mal.
Escribirlas casi nunca es fácil. Al recordar se olvidan los pasos que se hacen sin pensar, y quien lee después no sabe qué hacer cuando algo sale distinto. La IA parece la solución, pero si le pides «el procedimiento para registrar un pedido» puede inventar herramientas que no usas y pasos que nadie hace, porque no sabe cómo trabajas.
La IA le da forma a lo que sabes; solo una prueba con otra persona demuestra que el procedimiento sirve.
Te reconoces en esto si…
- Solo tú sabes cómo se hace, y nadie más puede sin llamarte.
- Cuando delegas, te llegan preguntas que respondes de memoria.
- Escribiste un manual y nadie lo usa: no coincide con lo que se hace.
- Pediste a una IA un procedimiento y no sabes qué parte es real.
Si nunca usaste un asistente de IA, te basta con la tarea y un documento donde guardarla: cada término se explica al aparecer.
Qué conseguirás
Qué tendrás al terminar, y para quién es esta guía
Saldrás con un procedimiento que refleja lo que haces y que una persona que no lo conocía pudo seguir.
- 01Una ficha del proceso
- Cuándo empieza, quién lo hace, qué se necesita y cuándo termina.
- 02Un procedimiento paso a paso
- Con dónde, cómo saber que salió bien y qué hacer si algo sale distinto.
- 03Una versión para quien empieza
- Corta, con casillas.
- 04Una prueba hecha con otra persona
- Con un registro de dónde se trabó y qué cambiaste.
Es para ti si…
- Tienes una tarea que se repite y que solo tú sabes hacer.
- Quieres delegarla o poder retomarla después de una pausa.
- Puedes hacerla una vez con notas y pedirle a otra persona que la pruebe.
Quizá no todavía si…
- Buscas manuales certificados de calidad, seguridad o salud: esos requieren a quien corresponda.
- Tu tarea cambia cada vez y no tiene un camino repetible.
- Esperas que la IA descubra cómo trabajas sin que se lo cuentes.
Caso práctico
El caso: una tienda online y un ayudante que empieza el lunes
Seguiremos a un negocio inventado, como indica su tarjeta. Sus pedidos, herramientas y respuestas también lo son.
Cerámica Sol (ficticia), una tienda online de cerámica artesanal
- Proceso
- Registrar un pedido, desde el aviso hasta que sale el paquete
- Lo que existe
- Siete líneas de notas de un recorrido real
- Quién lo hará
- Mateo, que nunca lo hizo
Datos del caso
Situación
Lucía atiende sola todos los pedidos de su tienda. El lunes empieza Mateo, un ayudante a tiempo parcial, y ella no podrá estar a su lado. Nada está escrito. Todo es inventado.
Objetivo
Dejar por escrito cómo registrar y enviar un pedido para que Mateo lo haga sin preguntarle.
El problema concreto
Lucía hace el proceso sin pensar: sus notas tienen siete líneas y el proceso real, más.
Cómo se aplicó el método
Hace el recorrido con notas, se deja entrevistar por la IA, ordena sus respuestas y se lo da a Mateo para probarlo.
Resultado
Un procedimiento de 12 pasos con 5 casos distintos y una versión corta para Mateo; la prueba aún no se hizo.
Marco de trabajo
Cuatro ideas para escribir un proceso que otra persona pueda seguir
Cuatro ideas ordenan el camino de una tarea que vive en tu cabeza a un procedimiento que otra persona puede seguir.
Lo que haces no es lo que crees que haces
Al recordar se saltan los pasos que haces sin pensar. Por eso el proceso se hace una vez, con notas, antes de contarlo.
Un procedimiento responde cinco preguntas
Cuándo empieza, quién lo hace, qué hace falta, cuáles son los pasos y cuándo está terminado. Si falta una, hay que adivinar.
Lo raro también se escribe
Un pago pendiente o un dato que falta es donde más se traba quien empieza. Se escriben como «si pasa esto, haz esto».
Ejemplo: «Si el pago dice Pendiente, no preparar nada» evita que Mateo empaque algo que nadie pagó.
Sirve cuando otra persona lo logra
Un procedimiento que solo entiende quien lo escribió no está terminado: se prueba con alguien que no sabe hacerlo.
Antes
Cómo se suele pedir, y por qué sale un manual que nadie usa
Cómo suele pedirse
Escríbeme el procedimiento para registrar un pedido en mi tienda online.
La IA no sabe qué herramientas usas ni cómo trabajas, y responde igual: un procedimiento genérico, con pasos que nadie hace en tu negocio.
- Inventa herramientas y plazos que no existen en tu negocio.
- No pregunta nada: no sabe lo que haces sin pensar.
- No dice qué hacer cuando algo sale distinto.
- Nadie lo probó: parece completo y no se sabe si sirve.
Ejemplo ilustrativo
El pedido ingenuo: lo que escribe la IA y lo que pasa en tu negocio
Para qué sirve: Ver cómo un pedido sin entrevista produce pasos que nadie hace.
| Frase de la IA | Lo que pasa en tu negocio |
|---|---|
| «Registra el pedido en tu sistema de gestión de clientes.» | No hay tal sistema: los pedidos van en una hoja. |
| «Envía la confirmación con la plantilla de correo.» | Tu proceso no tiene ese correo: termina al cambiar el estado a «Enviado». |
| «Verifica el inventario en el almacén.» | Tu stock está en una hoja de stock. |
| «Prepara el paquete dentro de las 24 horas.» | Nadie dijo ese plazo: el mensajero pasa los martes y los jueves. |
Ejemplo ilustrativo.
Datos necesarios
Paso 1: elegir un proceso y recorrerlo una vez
Empieza por definir el proceso en una ficha, para acotarlo: dónde empieza y dónde termina. El disparador, lo que lo pone en marcha, es el primer dato.
Plantilla para copiar
Ficha del proceso
Para qué sirve: Definir el proceso en siete campos antes de contarlo.
| Campo | Qué escribir | Caso del ejemplo |
|---|---|---|
| Nombre | Lo que se hace, con un verbo | Registrar un pedido, desde que llega el aviso hasta que sale el paquete |
| Empieza cuando | El aviso o el día que lo dispara | llega el correo «Nuevo pedido» de la tienda |
| Lo hace | Quién y con qué frecuencia | Lucía, cada vez que llega un pedido |
| Se necesita | Accesos, materiales y herramientas (sin contraseñas) | Panel de la tienda, hojas de stock y de pedidos, cajas |
| Termina cuando | La señal de que está hecho | el pedido dice «Enviado», la fila de la hoja tiene el seguimiento y el stock está descontado |
| Lo probará | Una persona que no lo conozca | Mateo |
Caso ficticio. Sin contraseñas ni datos de clientes.
Antes de abrir la IA, reúne tres cosas.
Un proceso, solo uno
Imprescindible
Uno que se repita, que solo tú sepas y que quieras delegar. Empieza por uno pequeño.
Notas de un recorrido real
Imprescindible
Haz el proceso una vez, de verdad, y anota cada cosa que haces, incluso lo obvio. No corrijas ni ordenes.
Una persona que lo pruebe
Imprescindible
Alguien que no conozca el proceso y pueda dedicarle un rato.
El recorrido es lo que más se salta. Elige un caso real, hazlo como siempre y anota lo que haces sin corregirte. Las notas saldrán cortas: lo que haces sin pensar no queda anotado.
Ejemplo ilustrativo
Notas del recorrido de Lucía, tal como las anotó
Para qué sirve: Ver cuánto se olvida al contar un proceso de memoria.
| N.º | Lo que anoté |
|---|---|
| 1 | Llega el correo «Nuevo pedido». |
| 2 | Abro el panel y miro que esté pagado. |
| 3 | Reviso el stock. |
| 4 | Anoto el pedido en la hoja. |
| 5 | Empaco. |
| 6 | Hago la etiqueta y dejo la caja para el mensajero. |
| 7 | Pongo «Enviado» con el seguimiento. |
Siete líneas. El proceso real, según su entrevista, tiene 12 pasos.
Cuida lo que compartes con la IA. Las notas describen pasos, no personas: di «el cliente» y no pegues nunca contraseñas. Un dato personal no hace falta para documentar un proceso.
Método
El método: siete pasos, con la IA en cuatro
Marca cada paso cuando lo completes: el avance se guarda solo en este navegador.
Cuatro de los siete pasos llevan un prompt. Los otros tres los haces tú.
0 / 7 pasos hechos
Rellena su ficha, hazlo una vez de verdad y anota cada cosa que haces.
Al terminar tienes: Una ficha y unas notas.
Entrégale tus notas y contesta sus preguntas, de una en una, sin corregirte.
Al terminar tienes: Un resumen de tus respuestas.
Con tu resumen, pide los pasos en un formato fijo, con dónde, cómo saber que salió bien y qué hacer si sale distinto.
Al terminar tienes: Un procedimiento en tabla.
Compara cada paso con lo que dijiste, puntúa con la rúbrica y pide cambiar solo lo señalado.
Al terminar tienes: Un procedimiento corregido.
Convierte el procedimiento en una lista corta con casillas y comprobaciones.
Al terminar tienes: Una hoja para quien lo va a probar.
Entrégale solo la versión corta y observa sin ayudar; anota dónde duda o se equivoca.
Al terminar tienes: Un registro de la prueba.
Cambia el procedimiento donde se trabó quien lo probó, anota la fecha y déjalo donde todos lo vean.
Al terminar tienes: Un procedimiento probado.
Entrevista
Paso 2: que la IA te entreviste
Un prompt es lo que le escribes a la IA para pedirle algo, y lo que va entre llaves, como {{PROCESO}}, es una variable: la rellenas con tus datos. Este prompt no escribe nada: pregunta, una cosa cada vez y sin proponerte pasos, para que aparezca lo que haces sin pensar.
Prompt de entrevista: que la IA te pregunte cómo lo haces
Sacar lo que haces sin pensar, con preguntas de una en una, y devolverlo como un resumen de tus respuestas.
Cuándo usarlo: Después de hacer el recorrido con notas, antes de escribir ningún procedimiento.
Qué es tu negocio, en una frase.
El proceso que documentas, con dónde empieza y dónde termina.
Las notas de tu recorrido, sin ordenar.
Ver el texto completo del prompt
Actúa como un entrevistador que ayuda a un negocio pequeño a dejar por escrito un proceso. Tu destinatario es la persona dueña, que hace el proceso sin pensar y no lo tiene escrito. Tu objetivo es reunir SOLO lo que yo te diga, para que otra persona pueda seguirlo, sin inventar nada.
### CONTEXTO
Mi negocio: {{NEGOCIO}}
El proceso: {{PROCESO}}
### DATOS (única fuente)
Mis notas de un recorrido real, sin ordenar:
{{MIS_NOTAS}}
### QUÉ NECESITO SABER
Cuándo empieza, quién lo hace, qué se necesita, cómo lo hago paso a paso, qué pasa cuando algo sale distinto, cuándo está terminado y lo que no sé.
### REGLAS
1. Pregúntame de a UNA cosa y espera mi respuesta. Máximo 15 preguntas; no repitas lo que ya está en mis notas.
2. Empieza por mis notas: pregúntame qué hago entre una línea y la siguiente, porque ahí suelen faltar pasos.
3. Para cada paso que me cueste explicar, pregúntame cómo sé que salió bien.
4. Para cada decisión, pregúntame qué hago si sale distinto.
5. No propongas pasos, herramientas ni plazos que yo no mencione, ni me digas cómo se hace «normalmente» en otros negocios.
6. No me pidas contraseñas ni datos personales de clientes.
7. Si dos respuestas se contradicen, cita las dos frases y pídeme que elija. Si no sé algo, márcalo «Pendiente» y sigue.
8. Separa lo que yo dije de lo que tú supones, y no presentes una suposición como si fuera mi respuesta.
### FORMATO DE SALIDA
Al terminar (o al llegar a 15 preguntas), una tabla de columnas fijas: Bloque | Lo que dije | Estado. El estado es «Confirmado» o «Pendiente». Después, «Pendiente»: lo que no sé. La tabla fija la forma; el contenido lo pongo yo.
### ANTES DE RESPONDER
Verifica que: cada pregunta es una sola; ningún paso, herramienta ni plazo apareció sin que yo lo dijera; cada «Confirmado» corresponde a algo que dije; toda suposición está marcada; no pediste contraseñas ni datos de clientes. Corrige lo que no cumpla.
### SIGUIENTE PASO
Termina indicándome que debo copiar la tabla completa en el siguiente prompt, en el lugar de la variable RESPUESTAS.Ejemplo del intercambio (ilustrativo)
Asistente de IAPrimera pregunta: según tus notas, el proceso empieza con un correo «Nuevo pedido». ¿Es lo único que te avisa, o miras algún otro lugar?
TúSolo el correo.
Asistente de IAAnotado. Entre «miro que esté pagado» y «reviso el stock», ¿hay algún caso en que el pago no diga «Pagado»? ¿Qué haces entonces?
Por qué funciona, por partes
01pregúntame qué hago entre una línea y la siguiente, porque ahí suelen faltar pasos.
Lo que se hace sin pensar no aparece en las notas; una pregunta entre dos líneas lo saca.
02No propongas pasos, herramientas ni plazos que yo no mencione
Evita que se llene de cosas que nadie hace en tu negocio.
03Si no sé algo, márcalo «Pendiente» y sigue.
Un hueco a la vista se puede completar; uno inventado se descubre cuando alguien se traba.
- Cómo evaluarlo
- Comprueba que cada «Confirmado» es algo que dijiste tú y que hizo las preguntas de a una.
- Cómo mejorarlo
- Si propone un paso que no dijiste, contéstale que no lo haces y pídele que lo saque del resumen.
Así puede verse el resultado de la entrevista con Lucía. Lo que no sabe queda marcado como pendiente.
Ejemplo generado
Resumen de las respuestas de Lucía
Para qué sirve: Ver lo que devuelve la entrevista: solo lo que ella dijo, con lo pendiente a la vista.
| Bloque | Lo que dije | Estado |
|---|---|---|
| Cuándo empieza | Cuando llega el correo «Nuevo pedido» de la tienda. | Confirmado |
| Quién lo hace | Hasta ahora, yo. Desde el lunes, Mateo, que nunca lo hizo. | Confirmado |
| Qué se necesita | Acceso al panel de la tienda, a la hoja de stock y a la hoja de pedidos; papel de burbujas, cajas y cinta; mi cuenta en el sitio de la mensajería. | Confirmado |
| Cómo lo hago | 1) abro el pedido en el panel, sección Pedidos, y veo el número del pedido y sus productos; 2) miro en el panel, dentro del pedido, que el estado del pago diga «Pagado»; 3) miro en la hoja de stock que cada producto tenga al menos las unidades pedidas; 4) reviso en el panel, dentro del pedido, que haya calle, número, ciudad y teléfono; 5) anoto el pedido en una fila nueva de la hoja de pedidos, con número, fecha, productos y dirección; 6) descuento las unidades vendidas en la hoja de stock y compruebo que el stock bajó en las unidades pedidas; 7) empaco las piezas en la caja, en la mesa de empaque, y la agito: no se mueve ninguna pieza; 8) creo la etiqueta en el sitio de la empresa de mensajería y debe mostrar la dirección del pedido; 9) pego la etiqueta en la caja, en la mesa de empaque, visible y sin arrugas; 10) dejo la caja en la mesa de salida; 11) cambio el estado del pedido a «Enviado» con el número de seguimiento, en el panel, dentro del pedido, y veo el estado «Enviado»; 12) copio el número de seguimiento en la fila del pedido de la hoja de pedidos y compruebo que quedó. | Confirmado |
| Decisiones y excepciones | Si el pago está «Pendiente», espero 24 horas y luego escribo al cliente. Si falta stock, aviso antes de seguir. Si falta un dato de la dirección, escribo al cliente y no envío hasta tenerlo. Con más de tres piezas uso la caja grande. El mensajero pasa los martes y los jueves. | Confirmado |
| Cuándo está terminado | Cuando el pedido dice «Enviado», la fila de la hoja tiene el seguimiento y el stock está descontado. | Confirmado |
| Lo que no sé | Qué hacer si el mensajero no pasa el día previsto. | Pendiente |
Ejemplo generado con el prompt de entrevista.
Prompt
Paso 3: pedir el procedimiento con tus respuestas
Con la tabla de la entrevista pegada, este prompt ordena lo que dijiste y no aporta nada suyo. Cada paso lleva un lugar, una señal y, si corresponde, una excepción.
Prompt de procedimiento: de tus respuestas a pasos que otra persona pueda seguir
Obtener un procedimiento en tabla: un paso por acción, dónde, cómo saber que salió bien y qué hacer si sale distinto.
Cuándo usarlo: Cuando tienes el resumen de la entrevista, con lo pendiente marcado.
Qué es tu negocio, en una frase.
El proceso que documentas.
La tabla completa de la entrevista, pegada.
Ver el texto completo del prompt
Actúa como redactor de procedimientos para un negocio pequeño. Tu destinatario es una persona que nunca hizo la tarea y la hará sin poder preguntar. Tu objetivo es ordenar lo que yo dije en un procedimiento claro, sin agregar nada mío.
### CONTEXTO
Mi negocio: {{NEGOCIO}}
El proceso: {{PROCESO}}
### DATOS (única fuente)
Mis respuestas de la entrevista, con su estado:
{{RESPUESTAS}}
### REGLAS
1. Usa solo lo que dije. No agregues pasos, herramientas, plazos ni cifras.
2. Un paso, una acción: cada paso empieza con un verbo y tiene un solo objeto. Respeta mi orden.
3. En «Dónde» pon el lugar o la herramienta tal como la nombré.
4. En «Cómo sé que salió bien» pon una señal que yo di, con mis palabras. Si no la di, escribe [FALTA: señal].
5. En «Si algo sale distinto» pon lo que dije que hago en ese caso. Si no dije nada, escribe «—».
6. Escribe para alguien que nunca hizo la tarea: sin abreviaturas ni «como siempre». Lo que se necesita antes va en «Antes de empezar».
7. Lo que marqué «Pendiente» pasa a «FALTA» y no lo resuelves tú.
8. No recomiendes mejoras y no cambies el orden.
### FORMATO DE SALIDA
En este orden: (1) «Antes de empezar»: lo que se necesita; (2) una tabla de columnas fijas: Paso | Qué hacer | Dónde | Cómo sé que salió bien | Si algo sale distinto; (3) «Cuándo está terminado»; (4) «FALTA». La tabla fija la forma; el contenido sale de mis respuestas.
### ANTES DE RESPONDER
Verifica que: cada paso, herramienta y plazo salió de mis respuestas; cada paso tiene una sola acción; el orden es el mío; cada señal es una que yo di; cada «Pendiente» pasó a «FALTA». Corrige lo que no cumpla.Por qué funciona, por partes
01Usa solo lo que dije. No agregues pasos, herramientas, plazos ni cifras.
Separa un procedimiento tuyo de uno genérico.
02Un paso, una acción: cada paso empieza con un verbo y tiene un solo objeto.
Un paso con dos acciones se olvida a medias; con una, se marca.
03Escribe para alguien que nunca hizo la tarea: sin abreviaturas ni «como siempre».
Quien empieza no comparte tus costumbres: lo evidente para ti no existe para él.
04Lo que marqué «Pendiente» pasa a «FALTA» y no lo resuelves tú.
Un vacío a la vista lo completas tú, que eres quien lo sabe.
- Cómo evaluarlo
- Compara cada paso con tu respuesta: nada nuevo, mismo orden y una señal tuya en cada paso.
- Cómo mejorarlo
- Si un paso mezcla dos acciones o trae algo que no dijiste, pide repetir solo ese paso.
Primer resultado
Lo que respondió la IA la primera vez
Léelo con las respuestas de la entrevista al lado: cada paso sale de una de ellas.
Salida ilustrativa, redactada aplicando el prompt de procedimiento al resumen de la entrevista. La tuya será distinta.
Antes de empezar: El panel de la tienda, las hojas de stock y de pedidos, papel de burbujas, cajas, cinta y la cuenta de la mensajería.
| Paso | Qué hacer | Dónde | Cómo sé que salió bien | Si algo sale distinto |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Abrir el pedido nuevo | Panel de la tienda, sección Pedidos | Veo el número del pedido y sus productos | — |
| 2 | Comprobar que el pago dice «Pagado» | Panel de la tienda, dentro del pedido | El estado dice «Pagado» | Si dice «Pendiente», no preparar nada; esperar 24 horas y, pasado ese plazo, escribir al cliente |
| 3 | Comprobar que hay unidades de cada producto | Hoja de stock | Cada producto tiene al menos las unidades pedidas | Si falta alguno, avisar al cliente antes de seguir |
| 4 | Revisar que la dirección y el teléfono estén completos | Panel de la tienda, dentro del pedido | Hay calle, número, ciudad y teléfono | Si falta un dato, escribir al cliente |
| 5 | Anotar el pedido en una fila nueva | Hoja de pedidos | La fila tiene número, fecha, productos y dirección | — |
| 6 | Descontar las unidades vendidas | Hoja de stock | El stock bajó en las unidades pedidas | — |
| 7 | Empacar las piezas en la caja | Mesa de empaque | La caja está bien empacada | Si el pedido tiene más de tres piezas, usar la caja grande |
| 8 | Crear la etiqueta de envío | Sitio de la empresa de mensajería | La etiqueta muestra la dirección del pedido | — |
| 9 | Pegar la etiqueta en la caja | Mesa de empaque | La etiqueta queda visible y sin arrugas | — |
| 10 | Dejar la caja en la mesa de salida | Mesa de salida | La caja está en la mesa de salida | — |
| 11 | Cambiar el estado del pedido a «Enviado» con el número de seguimiento | Panel de la tienda, dentro del pedido | El pedido muestra el estado «Enviado» | — |
| 12 | Copiar el número de seguimiento en la fila del pedido | Hoja de pedidos | La fila tiene el número de seguimiento | — |
Cuándo está terminado: El pedido dice «Enviado», la fila de la hoja tiene el seguimiento y el stock está descontado. FALTA: qué hacer si el mensajero no pasa el día previsto.
Análisis
Paso 4: contrastar cada paso con lo que dijiste
Una rúbrica es una tabla de criterios con puntos que se usa igual con cada procedimiento. Contrastar es buscar, para cada paso, lo que respondiste y leer si el paso dice lo mismo o menos. Aquí se puntúa el ejemplo.
El procedimiento parece completo: 12 pasos, cada uno con su lugar y su señal. Se contrasta con tus respuestas y se puntúa con la rúbrica: el total es 9 de 12: «Con ajustes».
Todo sale de tus respuestas
Correcto
Cada paso, lugar y plazo está en tu entrevista; no aparece ningún sistema que no uses.
Un paso, una acción
Correcto
Los 12 pasos empiezan con un verbo y hacen una sola cosa, en tu orden.
Cada paso dice cómo saber que salió bien
Mejorable
El paso 7 dice «La caja está bien empacada»: tú diste una señal que se puede comprobar y no aparece.
Lo que sale distinto dice qué hacer
Mejorable
El paso 4 dice «Si falta un dato, escribir al cliente», pero tú dijiste que no se envía hasta tener el dato.
Lo entiende quien nunca lo hizo
Mejorable
El paso 10 no dice cuándo pasa el mensajero: quien empieza no puede saber cuándo esperar.
Lo que no sabes queda marcado
Correcto
Lo que no sabías, qué hacer si el mensajero no pasa, quedó en «FALTA».
Conclusión del análisis
Es una buena base: no inventa nada y conserva tu orden. Los tres fallos son de detalle, pero son justo los que hacen dudar a quien empieza.
Puntúa un procedimiento antes de probarlo
Puntúa el procedimiento en los seis criterios: 0, 1 o 2 puntos cada uno, hasta 12. Si «Todo sale de tus respuestas» o «Lo que no sabes queda marcado» sacan 0, no se usa aunque el total sea alto. Todo ocurre en tu navegador y no se guarda.
0 / 12 puntos
Responde los 6 criterios para ver la recomendación (0 respondidos).
Iteración
Paso 4, segunda vuelta: corregir solo lo señalado
Iterar aquí es corregir tres celdas, no pedir otro procedimiento.
Por qué se itera
El contraste señaló tres cosas. El prompt limita el cambio a lo señalado, exige citar lo que dijiste y separa lo cambiado de lo que sigue igual.
Prompt de ajuste: corregir solo lo señalado
Corregir únicamente las celdas señaladas, apoyándose en lo que dijiste, y dejar el resto intacto.
Cuándo usarlo: Después de contrastar (o de la prueba con otra persona), cuando el procedimiento tiene un problema.
Lo que hay que corregir y por qué.
Lo que no puede cambiar.
Ver el texto completo del prompt
Actúa como editor de procedimientos para un negocio pequeño. Tu destinatario es la persona dueña. Tu objetivo es corregir SOLO lo señalado, usando lo que dije en la entrevista, y dejar intacto lo demás.
### CONTEXTO
Usa el resumen de mi entrevista y el procedimiento de esta conversación. Si falta alguno, pídemelo antes de seguir.
### DATOS
Problemas que detecté:
{{PROBLEMAS_DETECTADOS}}
Lo que no se puede tocar:
{{NO_TOCAR}}
### REGLAS
1. Cambia solo lo señalado y lo que ese cambio obligue a ajustar. Si obliga a cambiar otro paso, inclúyelo en «Cambios».
2. Cada cambio se apoya en lo que dije en la entrevista, o en lo que te cuento en los problemas. No agregues pasos, herramientas, plazos ni cifras.
3. Si lo que señalé no existe en el procedimiento, o no está en mis respuestas, dímelo antes de cambiar nada.
4. En «Motivo» cita lo que dije o el problema que señalé.
5. No recomiendes mejoras. Si falta un dato, escribe [FALTA: qué dato].
### FORMATO DE SALIDA
En este orden: (1) «Cambios»: una tabla de columnas fijas: Antes | Después | Motivo; (2) «Sin cambios»: lo que no toqué; (3) «FALTA». La tabla fija la forma; el contenido sale de mis datos.
### ANTES DE RESPONDER
Verifica que: solo cambiaste lo señalado; cada cambio cita lo que dije o el problema; lo que no se puede tocar está idéntico; no hay pasos, herramientas ni plazos nuevos. Corrige lo que no cumpla.Por qué funciona, por partes
01Cambia solo lo señalado
Evita que rehaga los pasos que ya estaban bien y cambie algo sin que lo notes.
02En «Motivo» cita lo que dije o el problema que señalé.
Cada corrección queda con su respaldo y puedes comprobarla.
03Si lo que señalé no existe en el procedimiento, o no está en mis respuestas, dímelo antes de cambiar nada.
Evita corregir a ciegas algo que tú pudiste señalar mal.
- Cómo evaluarlo
- Compara con el procedimiento anterior: solo deben cambiar las celdas señaladas.
- Cómo mejorarlo
- Si toca un paso que no señalaste, pide repetir solo lo señalado.
Resultado final
El procedimiento después del ajuste
Salida ilustrativa del prompt de ajuste con los datos del ejemplo. La tuya será distinta.
| Antes | Después | Motivo |
|---|---|---|
| Paso 4 · Si algo sale distinto: Si falta un dato, escribir al cliente | Paso 4 · Si algo sale distinto: Si falta un dato, escribir al cliente y no enviar hasta tenerlo | Lucía dijo que no se envía sin la dirección completa. |
| Paso 7 · Cómo sé que salió bien: La caja está bien empacada | Paso 7 · Cómo sé que salió bien: Ninguna pieza se mueve al agitar la caja | Es la señal que Lucía dio, y se puede comprobar. |
| Paso 10 · Si algo sale distinto: — | Paso 10 · Si algo sale distinto: El mensajero pasa los martes y los jueves; si es otro día, la caja espera al próximo | Lucía dijo cuándo pasa el mensajero; quien empieza no puede adivinarlo. |
Sin cambios: los otros 9 pasos y su orden. FALTA: qué hacer si el mensajero no pasa el día previsto, que solo Lucía puede responder.
Con estos tres cambios, el procedimiento dice lo mismo que la entrevista. Todavía no está probado.
Adaptación
Paso 5: la versión para quien empieza
Para la prueba conviene una hoja corta que se pueda seguir con las manos ocupadas. Este prompt la prepara sin cambiar ningún paso: si cambiara alguno, la prueba comprobaría otra cosa.
Prompt de versión para quien empieza: una lista corta con casillas
Convertir el procedimiento en una hoja corta con casillas que otra persona pueda seguir sola.
Cuándo usarlo: Cuando el procedimiento está corregido y vas a dárselo a alguien para probarlo.
La tabla del procedimiento corregido, pegada.
Quién lo va a usar y qué sabe del negocio.
Ver el texto completo del prompt
Actúa como redactor de instrucciones para una persona que empieza en un negocio pequeño. Tu destinatario es {{PARA_QUIEN}}, que seguirá la hoja sin poder preguntar. Tu objetivo es convertir mi procedimiento en una hoja corta con casillas, sin cambiar su contenido.
### CONTEXTO
Quien la usará: {{PARA_QUIEN}}
### DATOS (única fuente)
Mi procedimiento corregido, con su «Antes de empezar», su «Cuándo está terminado» y sus «FALTA»:
{{PROCEDIMIENTO}}
### REGLAS
1. No agregues ni quites pasos: la hoja tiene los mismos pasos, en el mismo orden y con la misma numeración.
2. Cada línea empieza con un verbo y cabe en una frase. Conserva la señal de «Cómo sé que salió bien» en la columna «Lo que compruebo».
3. Si un paso tiene algo en «Si algo sale distinto», marca esa línea con «(ver «Si algo sale distinto»)» y copia el texto abajo, sin cambiarlo.
4. Escribe sin jerga para alguien que no conoce el negocio, sin cambiar lo que dice el procedimiento.
5. Copia «Antes de empezar» y «Cuándo está terminado» tal como están. Lo que estaba en «FALTA» sigue en «FALTA».
6. No prometas que quien la use lo hará bien y no añadas consejos.
### FORMATO DE SALIDA
En este orden: (1) «Antes de empezar»; (2) una tabla de columnas fijas: Marca | Lo que hago | Lo que compruebo; (3) «Si algo sale distinto»; (4) «Terminé cuando»; (5) «FALTA». La tabla fija la forma; el contenido sale de mi procedimiento.
### ANTES DE RESPONDER
Verifica que: hay los mismos pasos y en el mismo orden; cada línea empieza con un verbo; cada señal es la del procedimiento; cada texto de «Si algo sale distinto» es una copia; no agregaste consejos ni promesas. Corrige lo que no cumpla.
### SIGUIENTE PASO
Termina indicándome que debo entregar esta hoja a la persona que va a probar el procedimiento, sin explicarle nada más.Por qué funciona, por partes
01No agregues ni quites pasos: la hoja tiene los mismos pasos, en el mismo orden y con la misma numeración.
Si cambia un paso, la prueba comprueba otro procedimiento.
02Cada línea empieza con un verbo y cabe en una frase.
Una casilla se marca con la acción hecha; una frase larga, a medias.
03copia el texto abajo, sin cambiarlo.
Lo que se hace cuando algo sale distinto no se resume: se copia.
- Cómo evaluarlo
- Cuenta los pasos y compara el orden con tu procedimiento: deben ser los mismos.
- Cómo mejorarlo
- Si resumió una excepción, pídele que copie el texto original en «Si algo sale distinto».
Ejemplo generado
Versión para quien empieza
Para qué sirve: Ver la hoja corta con casillas que se entrega a quien va a probar el procedimiento.
| Marca | Lo que hago | Lo que compruebo |
|---|---|---|
| ☐ | 1. Abrir el pedido nuevo | Veo el número del pedido y sus productos |
| ☐ | 2. Comprobar que el pago dice «Pagado» (ver «Si algo sale distinto») | El estado dice «Pagado» |
| ☐ | 3. Comprobar que hay unidades de cada producto (ver «Si algo sale distinto») | Cada producto tiene al menos las unidades pedidas |
| ☐ | 4. Revisar que la dirección y el teléfono estén completos (ver «Si algo sale distinto») | Hay calle, número, ciudad y teléfono |
| ☐ | 5. Anotar el pedido en una fila nueva | La fila tiene número, fecha, productos y dirección |
| ☐ | 6. Descontar las unidades vendidas | El stock bajó en las unidades pedidas |
| ☐ | 7. Empacar las piezas en la caja (ver «Si algo sale distinto») | Ninguna pieza se mueve al agitar la caja |
| ☐ | 8. Crear la etiqueta de envío | La etiqueta muestra la dirección del pedido |
| ☐ | 9. Pegar la etiqueta en la caja | La etiqueta queda visible y sin arrugas |
| ☐ | 10. Dejar la caja en la mesa de salida (ver «Si algo sale distinto») | La caja está en la mesa de salida |
| ☐ | 11. Cambiar el estado del pedido a «Enviado» con el número de seguimiento | El pedido muestra el estado «Enviado» |
| ☐ | 12. Copiar el número de seguimiento en la fila del pedido | La fila tiene el número de seguimiento |
Ejemplo generado con el prompt de versión para quien empieza. Antes de empezar: El panel de la tienda, las hojas de stock y de pedidos, papel de burbujas, cajas, cinta y la cuenta de la mensajería. Si algo sale distinto: paso 2, si dice «Pendiente», no preparar nada; esperar 24 horas y, pasado ese plazo, escribir al cliente; paso 3, si falta alguno, avisar al cliente antes de seguir; paso 4, si falta un dato, escribir al cliente y no enviar hasta tenerlo; paso 7, si el pedido tiene más de tres piezas, usar la caja grande; paso 10, el mensajero pasa los martes y los jueves; si es otro día, la caja espera al próximo. Terminé cuando: el pedido dice «Enviado», la fila de la hoja tiene el seguimiento y el stock está descontado. FALTA: qué hacer si el mensajero no pasa el día previsto.
Cómo medir
Paso 6: probarlo con otra persona
Esta parte la haces tú. Entrega la hoja corta a alguien que no conozca la tarea, con acceso a lo que necesita, y observa. Ocho reglas evitan que la prueba te engañe:
- Elige a alguien que de verdad no sepa hacer la tarea.
- Dale solo la versión para quien empieza, no el procedimiento ni tus notas.
- No le expliques nada. Si pregunta, anota la pregunta y no la respondas.
- Anota dónde duda, dónde se equivoca y cuánto se detiene.
- No lo interrumpas salvo que vaya a hacer algo irreversible, como enviar algo al cliente.
- Al terminar, comprueba el resultado con la señal de «Terminé cuando».
- Corrige el procedimiento donde se trabó, no a la persona.
- Antes de empezar, decide qué te haría repetir la prueba (por ejemplo, que se trabe en varios pasos) y no lo cambies después.
Plantilla para copiar
Registro de la prueba con otra persona
Para qué sirve: Anotar, paso a paso, dónde se trabó quien lo probó y qué cambias.
| Paso | ¿Lo hizo sin ayuda? | ¿Dónde dudó o se equivocó? | Cambio que hago |
|---|---|---|---|
| 1 | — | — | — |
| 2 | — | — | — |
| 3 | — | — | — |
| 4 | — | — | — |
| 5 | — | — | — |
| 6 | — | — | — |
| 7 | — | — | — |
| 8 | — | — | — |
| 9 | — | — | — |
| 10 | — | — | — |
| 11 | — | — | — |
| 12 | — | — | — |
Plantilla sin rellenar: la prueba del caso no se ha realizado, así que no hay resultados.
Cuando termine, cada fila con «no» o con una duda es un cambio: un paso que faltaba, una señal poco clara o una excepción sin escribir. Puedes reutilizar el prompt de ajuste del paso 4, con lo observado como problemas detectados. El paso 7 es guardar la versión corregida, con su fecha, a la vista de todos.
Errores comunes
Errores que dejan un procedimiento inservible
- 01
Contar el proceso de memoria
Por qué perjudica: Al recordar se saltan los pasos que haces sin pensar, y esos son los que a quien empieza le faltan.
En su lugar: Haz el proceso una vez con notas antes de contarlo.
- 02
Pedirle el procedimiento a la IA sin entrevista
Por qué perjudica: Devuelve algo con buena pinta hecho de herramientas y plazos que no son los tuyos.
En su lugar: Que te entreviste primero y redacte solo con tus respuestas.
- 03
Escribir para ti
Por qué perjudica: Las abreviaturas y los «como siempre» solo los entiende quien ya sabe hacerlo.
En su lugar: Escribe para alguien que nunca hizo la tarea y no puede preguntar.
- 04
Probarlo con quien ya sabe
Por qué perjudica: Quien ya conoce el proceso rellena los huecos sin darse cuenta y la prueba no encuentra nada.
En su lugar: Pídele la prueba a alguien que no conozca la tarea.
- 05
Ayudar durante la prueba
Por qué perjudica: Cada ayuda tapa un hueco del procedimiento, que seguirá ahí cuando no estés.
En su lugar: Anota la pregunta que te hace y no la respondas; la respuesta va al procedimiento.
Verificación
Lo que verificas tú antes de darlo por bueno
Antes de dar el procedimiento por bueno, marca cada punto cuando lo hayas comprobado tú, no la IA.
La IA ordena lo que sabes, pero quien dice si sirve es alguien que no lo conocía: sin esa prueba, el procedimiento sigue siendo un borrador.
Aplicación
Después de la primera prueba: mantenerlo vivo
Con el primer proceso probado, toca mantenerlo vivo y repetir el método.
Paso 1: Guarda una sola versión a la vista
En un lugar conocido, con su fecha y el nombre de quien la probó.
Paso 2: Revisa cuando algo cambie
Una herramienta, un plazo o una persona nuevos piden repasarlo.
Paso 3: Pide a quien lo usa que anote lo que falta
Cada duda suya es un paso o una excepción sin escribir.
Paso 4: Pasa al siguiente proceso
Usa la misma ficha y el mismo método; el segundo lleva menos tiempo que el primero.
Paso 5: Lleva la cuenta de lo documentado
Una lista de procesos con su fecha de revisión evita que envejezcan.
Limitaciones
Lo que este método no resuelve
El método deja por escrito lo que haces, con límites claros.
- El procedimiento es tan bueno como tu recorrido
- Si haces el proceso con prisa o de forma rara, escribirás ese camino.
- Una prueba no cubre todos los casos
- Con una persona y un pedido se ven los tropiezos frecuentes.
- No reemplaza la formación
- Si la tarea afecta la seguridad o la salud de alguien, requiere formación y normas que esta guía no cubre.
- Describe pasos, no los ejecuta
- Deja por escrito lo que hace una persona: no automatiza nada.
Si además tienes una lista de cosas por hacer, Organizar las tareas de tu negocio con IA te ayuda a decidir cuáles documentar primero. Y para las consultas que llegan por mensaje, Responder consultas de clientes con IA usa una base escrita parecida.
Conclusión
Lo que te llevas
Un proceso que vive en tu cabeza se vuelve un procedimiento en cuatro movimientos: hacerlo con notas, contarlo en una entrevista, ordenarlo en pasos con su señal y su excepción, y probarlo con otra persona. La IA acelera los tres primeros; el cuarto lo hace alguien que no sabe.
Para llevarte
- Haz el proceso con notas antes de contarlo: la memoria se salta lo automático.
- Escribe cada paso como una sola acción, con su señal y su excepción.
- Marca lo que no sabes; no dejes que se rellene.
- Pruébalo con alguien que no lo conozca y no le ayudes.
Glosario
Glosario de esta guía
- Asistente de IA
- Un programa con el que conversas por escrito para que te ayude a redactar, ordenar ideas o revisar textos. Responde según lo que le pidas y puede equivocarse.
- Prompt
- El mensaje que le escribes a una IA para pedirle algo. Es como el encargo que le das a un empleado nuevo: cuanto más claro, mejor sale el trabajo.
- Variable
- Un hueco marcado dentro de un prompt, como {{NEGOCIO}}, que tú rellenas con tus datos antes de enviarlo. Lo demás del prompt no cambia.
- Procedimiento
- Las instrucciones por escrito, paso a paso, para que otra persona haga una tarea igual que tú, sin preguntarte.
- Disparador
- Lo que hace que un proceso empiece, como un correo que llega o un día de la semana. Saberlo evita olvidar la tarea o hacerla antes de tiempo.
- Excepción
- Un caso que se sale del camino normal y pide una decisión, como un pago pendiente. Se escribe como «si pasa esto, haz esto».
- Rúbrica
- Una lista de criterios con puntaje para evaluar algo siempre de la misma manera, en lugar de decidir «a ojo».
- Dato personal
- Cualquier información que identifica a una persona: nombre, teléfono, correo o dirección. Las ventas se pueden analizar sin ella.
Preguntas frecuentes
Preguntas que surgen al aplicarlo
¿Qué proceso conviene documentar primero?
Uno que repitas seguido, que solo tú sepas y que quieras delegar. Uno pequeño.
¿Puedo dictar el recorrido en lugar de escribirlo?
Sí, si te resulta más natural. Pásalo a texto y quita antes los nombres y los datos de clientes.
¿Qué hago si no tengo a nadie que lo pruebe?
Pide el favor a alguien que no conozca la tarea, aunque no trabaje contigo. Probarlo tú sirve menos: rellenas los huecos sin darte cuenta.
¿Puedo pegar contraseñas o capturas para que la IA entienda mejor?
No. Describe con palabras dónde está cada cosa; nunca pegues contraseñas ni datos personales de clientes.
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