Analizar ofertas de proveedores con IA
Tres proveedores, tres formas de cotizar. Pon cada oferta en el mismo formato, calcula lo que de verdad pagarías por unidad y descubre qué preguntar antes de decidir.
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- DeveloClick
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Problema
Tres ofertas que no se parecen
Las cotizaciones llegan cada una a su manera: una cobra por millar, otra por paquete y otra por unidad; una incluye los impuestos y otra los suma aparte; una regala el envío y otra lo deja «por tu cuenta». Comparar los precios de lista es comparar cosas distintas.
Un asistente de IA puede ordenar las ofertas en una tabla en minutos, pero puede equivocarse al copiar una cifra, pasar por alto una condición o comparar lo que no es comparable. Y una oferta puede traer datos de contacto o bancarios que no hace falta compartir.
La IA lee las ofertas y pregunta lo que falta, la hoja calcula y tú decides: nadie decide por ti.
Te reconoces en esto si…
- Cada oferta usa otra unidad de venta, y no sabes cuánto cuesta cada pieza.
- No sabes si los precios incluyen impuestos ni cuánto suma el envío.
- El precio más bajo exige comprar más de lo que necesitas.
- Le pediste a una IA «cuál conviene» y no sabes si sus cuentas son ciertas.
Si nunca usaste un asistente de IA, te basta con tus ofertas y una hoja de cálculo: cada término se explica al aparecer.
Qué conseguirás
Qué tendrás al terminar
Saldrás con las ofertas puestas en la misma vara de medir y con una lista de lo que debes aclarar antes de decidir.
- 01Una hoja comparadora
- Con fórmulas en español e inglés que calculan el costo real por unidad.
- 02Una tabla de extracción revisada
- Cada cifra contrastada con su oferta original.
- 03Una lista de preguntas
- Por proveedor, con el dato que las origina y lo que la hoja no puede decir.
- 04Una rúbrica y un mapa de decisión
- Para revisar la extracción y elegir qué mirar primero.
Para quién es
Para quién es esta guía, y para quién todavía no
Es para ti si…
- Compras insumos o productos y tienes dos o más cotizaciones que comparar.
- Puedes quitar los datos de contacto y bancarios antes de compartir las ofertas.
- Nunca usaste una IA, o casi nada: cada término se explica la primera vez.
Quizá no todavía si…
- Quieres que la IA elija el proveedor: aquí solo ordena, calcula con la hoja y pregunta.
- Comparas contratos, servicios financieros o compras muy grandes.
- Tienes una sola oferta: no hay con qué compararla.
Caso práctico
El caso: vasos con tapa para una heladería
Seguiremos a un negocio inventado, como indica su tarjeta. Sus ofertas y precios sirven para practicar las cuentas.
Heladería Polo Norte (ficticia) — heladería artesanal
- Necesidad
- 6.000 sets de vaso de cartón de 8 oz con tapa, de pared simple, para los próximos 3 meses
- Ofertas
- Tres proveedores y cuatro opciones de precio
- Formatos
- Por millar, por paquete y por unidad; con impuestos incluidos o aparte
Datos del caso
Situación
Polo Norte vende helados en vaso y repone vasos con tapa cada tres meses. Recibió tres ofertas, y una tiene dos precios según la cantidad. Todo es inventado para esta guía.
Objetivo
Saber cuánto le costaría de verdad cada opción por cada set que necesita y qué debe aclarar antes de elegir.
El problema concreto
La oferta con el precio por unidad más bajo parece la mejor. La dueña no sabe si lo es al sumar impuestos, envío y cantidades mínimas.
Cómo se aplicó el método
Define su necesidad, arma la hoja, extrae los datos, los contrasta, los corrige, calcula y pide las preguntas.
Resultado
Una hoja con el costo real por set de cada opción y una lista de preguntas por proveedor.
Marco de trabajo
Cuatro ideas para comparar bien
Cuatro ideas ordenan la comparación.
Compara lo mismo con lo mismo
Todas las ofertas se miden contra la misma necesidad: producto, cantidad y plazo. Si un proveedor cotiza otra cosa, se anota.
El precio de lista no es el precio real
Entre lo que dice la oferta y lo que pagas hay unidades de venta, impuestos aparte, envío, cantidades mínimas y tramos. El costo real por unidad los junta todos.
Ejemplo: «$85 por millar» y «$4,60 el paquete de 50» no se pueden comparar hasta llevarlos a un precio por set.
Cada herramienta hace lo suyo
La IA lee textos desordenados y los pone en columnas; la hoja hace las cuentas y avisa si algo no cuadra; tú decides con tus criterios.
Lo que falta también es información
Un dato ausente, estimado o ambiguo no se rellena: se pregunta. Una buena comparación termina con la lista de lo que hay que aclarar.
Antes
Cómo se suele pedir, y por qué engaña
Cómo suele pedirse
Te pego tres cotizaciones de vasos con tapa. ¿Cuál es la más barata y cuál me conviene?
Con esa frase la IA compara precios de lista, calcula mientras redacta y elige por ti: una respuesta segura que puede no sostenerse (ejemplo ilustrativo).
- No define qué necesitas: cantidad, producto ni plazo.
- No pide separar lo que dice la oferta de lo que se calcula.
- No hay una hoja con la que comparar las cuentas de la IA.
- Deja la elección, que es tuya, en manos de la IA.
Ejemplo ilustrativo
El pedido ingenuo: lo que escribe la IA y lo que dice la hoja
Para qué sirve: Ver cómo un pedido sin necesidad ni hoja produce afirmaciones que no se sostienen.
| Frase de la IA | Lo que dice la hoja |
|---|---|
| «La más barata es la del proveedor C: $0,079 por set.» | Ese precio exige comprar 10.000 sets. Para 6.000, C cuesta $0,1136 por set con impuestos y flete; A, $0,0850. |
| «B es solo un 8,2 % más cara que A.» | Con el impuesto aparte y el envío, B cuesta 33,0 % más por set que necesitas. |
| «Te conviene el proveedor A.» | La elección es tuya y aún hay dudas por aclarar, como el grosor del vaso de A. |
Ejemplo ilustrativo, escrito a propósito. Las cifras las calcula la hoja del caso.
Datos necesarios
Pasos 1 y 2: tu necesidad y las ofertas
Todo empieza por escribir lo que necesitas: sin eso no hay con qué medir. Después se reúnen las ofertas completas, porque las condiciones suelen estar en la letra pequeña.
Reúne cuatro cosas antes de abrir la IA.
Tu necesidad escrita
Imprescindible
Qué producto, cuántas unidades, para cuándo y con qué características mínimas. Sin esto no hay con qué comparar.
Las ofertas tal como llegaron
Imprescindible
El texto completo de cada una, copiado a un documento. Quita los datos de contacto y bancarios.
Tus condiciones
Imprescindible
Cómo puedes pagar y cuándo lo necesitas. Sirven para leer el plazo y el pago, no para calcular.
Un criterio de comparación
Imprescindible
Todo con impuestos o todo sin ellos. Aquí se compara con los impuestos incluidos.
Ejemplo ficticio
Las tres ofertas del caso, tal como llegaron
Para qué sirve: Tener el texto original de cada oferta para contrastar la extracción.
| Oferta | Texto recibido |
|---|---|
| Proveedor A | Cotización 0142. Vaso de cartón 8 oz con tapa, pared simple. Precio: $85 por millar (1.000 sets), con impuestos incluidos. Pedido mínimo: 5.000 sets. Envío gratis a la ciudad. Entrega: 3 días. Pago: contado contra entrega. |
| Proveedor B | Le ofrecemos vaso 8 oz con tapa, pared simple, en paquetes de 50 sets a $4,60 el paquete, más 12 % de impuestos. Pedido mínimo: 5.000 sets (100 paquetes). Costo de envío por pedido: $60. Entrega: 7 días. Pago a 30 días desde la entrega. |
| Proveedor C | Vaso 8 oz de pared doble con tapa. Desde 5.000 sets: $0,088 c/u. Desde 10.000 sets: $0,079 c/u. Precios sin impuestos (12 % adicional). Flete por cuenta del cliente, estimado $90 por pedido. Entrega: 15 días. Pago: 50 % adelantado y el saldo contra entrega. |
Ofertas ficticias. En las tuyas quita los datos de contacto y bancarios.
Método
El método: ocho pasos, con la IA en cuatro
Marca los pasos según los completes: la marca queda guardada únicamente en este navegador.
Cuatro de los ocho pasos llevan un prompt. Los otros cuatro los haces tú solo.
0 / 8 pasos hechos
Escribe qué producto, en qué cantidad y para cuándo. Todas las ofertas se miden contra esto.
Al terminar tienes: Una necesidad escrita.
Copia cada oferta completa a un documento, sin datos de contacto ni bancarios.
Al terminar tienes: Las ofertas en texto.
Con el prompt de fórmulas o la plantilla, arma la hoja y pruébala con números de práctica.
Al terminar tienes: Una hoja que calcula bien.
Pega tu necesidad y las ofertas, y pide una fila por opción de precio.
Al terminar tienes: Una tabla de extracción.
Compara cada cifra con su oferta, puntúa con la rúbrica y pide cambiar solo lo señalado.
Al terminar tienes: Una tabla corregida.
Pega la tabla en la hoja y mira el costo por set que necesitas y las alertas.
Al terminar tienes: Un costo real por opción.
Entrega la tabla y los resultados, y pide diferencias, preguntas por proveedor y los límites.
Al terminar tienes: Una lista de preguntas.
Elige con tus criterios y confirma por escrito con el proveedor antes de pagar.
Al terminar tienes: Una decisión tuya, confirmada por escrito.
Hoja de cálculo
Paso 3: armar la hoja del comparador
La hoja de cálculo es la que hace las cuentas. Tiene una fila por opción de precio: si una oferta trae tramos, cada tramo es una fila. En B1 va la cantidad que necesitas y en B2 el umbral de la alerta.
Plantilla para copiar
Plantilla de la hoja comparadora
Para qué sirve: Saber qué va en cada celda de la hoja.
| Celda | Contenido |
|---|---|
| A1 y B1 | «Sets que necesito» y el número (6000) |
| A2 y B2 | «Alerta si el precio por set es más de … veces la mediana» y el número (3) |
| A3:O3 | Proveedor u opción · Precio de lista · Sets por unidad de precio · Impuesto aparte · Pedido mínimo (sets) · Envío por pedido · Días de entrega · Pago · Precio por set · Sets a comprar · Sobrante (sets) · Costo total · Costo por set que necesito · Diferencia con la más barata · Alerta |
| A4:H7 | Los datos de cada oferta: los pega la extracción |
| I4:O7 | Las fórmulas de la tabla siguiente, copiadas hacia abajo |
Un prompt es lo que le escribes a la IA para pedirle algo, y lo que va entre llaves, como {{PROGRAMA}}, es una variable: la rellenas con tus datos. Este prompt recibe solo la descripción de tus columnas, sin ninguna oferta.
Prompt de fórmulas: armar tu comparador sin compartir ofertas
Obtener las fórmulas de la hoja a partir de la descripción de tus columnas, sin pegar ninguna oferta.
Cuándo usarlo: Cuando quieres construir el comparador tú mismo o adaptarlo a tus columnas.
La hoja de cálculo que usas.
Letra y contenido de cada columna o celda.
Ver el texto completo del prompt
Actúa como asistente de hojas de cálculo para una persona que apenas empieza y que escribirá cada fórmula por su cuenta. Tu objetivo es proponerle las fórmulas de una hoja que compara ofertas de proveedores, usando solo la descripción de sus columnas, sin ver ninguna oferta.
### CONTEXTO
Programa: {{PROGRAMA}}
### DATOS
Cómo está armada mi hoja (columna o celda y lo que contiene):
{{COLUMNAS_Y_CELDAS}}
### CUENTAS QUE NECESITO (fila 4, para copiar hacia abajo)
1. Precio por set (columna I): el precio de lista dividido entre los sets por unidad de precio.
2. Sets a comprar (columna J): el mayor entre lo que necesito y el pedido mínimo, redondeado hacia arriba a un múltiplo de la unidad de precio.
3. Sobrante (sets) (columna K): los sets a comprar menos lo que necesito.
4. Costo total (columna L): sets a comprar × precio por set × (1 + impuesto aparte) + envío.
5. Costo por set que necesito (columna M): el costo total dividido entre lo que necesito.
6. Diferencia con la más barata (columna N): el costo por set que necesito dividido entre el menor de esos costos, menos 1.
7. Alerta (columna O): «Revisar» si el precio por set supera B2 veces la mediana de los precios por set o es menor que esa mediana dividida entre B2; «OK» si no.
### REGLAS
1. Trabaja solo con las columnas que describí. Si para una cuenta falta una, escribe [FALTA: la columna] y no la crees.
2. No me pidas ofertas. Para probar cada fórmula usa números de práctica que pueda resolver mentalmente.
3. Da cada fórmula con las funciones en español y en inglés, y recuérdame que el separador de argumentos depende de la región.
4. Fija con signos de dólar las celdas y los rangos que no deben moverse al copiar, y dime cuáles.
5. Separa lo que sale de mi descripción de lo que supones tú, y marca cada suposición «SUPUESTO».
### FORMATO DE SALIDA
Una tabla de columnas fijas: Celda | Qué calcula | Fórmula en español | Fórmula en inglés | Comprobación con números de práctica. Debajo, «Cómo pegarla», con el lugar de cada fórmula. La tabla fija la forma; el contenido sale de mis columnas.
### ANTES DE RESPONDER
Verifica que: cada fórmula responde a la cuenta escrita; la comprobación con números de práctica es correcta (haz la cuenta dos veces); no usaste columnas que no describí; los rangos fijos están marcados; toda suposición está señalada. Corrige lo que falle.Por qué funciona, por partes
01sin ver ninguna oferta.
Le describes la estructura y no las ofertas: construyes el cálculo sin compartir precios ni datos de un proveedor.
02usa números de práctica que pueda resolver mentalmente.
Puedes comprobar cada fórmula con cuentas propias antes de usar tus ofertas.
03Fija con signos de dólar las celdas y los rangos que no deben moverse al copiar
Evita que, al copiar hacia abajo, la fórmula compare contra un rango que se mueve.
- Cómo evaluarlo
- Escribe cada fórmula con los números de práctica: el resultado debe coincidir con tu cuenta a mano.
- Cómo mejorarlo
- Si tu programa no reconoce una función, pega su mensaje de error y pide la alternativa.
Si prefieres no usar la IA, estas son las fórmulas. La última columna sirve para probarlas antes de usar tus ofertas.
Ejemplo generado
Las fórmulas de la hoja, en español y en inglés
Para qué sirve: Saber qué escribir en cada celda y cómo probarlo con números de práctica.
| Celda | Qué calcula | Fórmula en español | Fórmula en inglés | Comprobación con números de práctica |
|---|---|---|---|---|
| I4 | Precio por set | =B4/C4 | =B4/C4 | 6 y 2 en B4 y C4: 3 |
| J4 | Sets a comprar | =REDONDEAR.MAS(MAX($B$1;E4)/C4;0)*C4 | =ROUNDUP(MAX($B$1,E4)/C4,0)*C4 | 10 en B1, 5 en E4 y 4 en C4: 12 |
| K4 | Sobrante (sets) | =J4-$B$1 | =J4-$B$1 | 12 en J4 y 10 en B1: 2 |
| L4 | Costo total | =J4*I4*(1+D4)+F4 | =J4*I4*(1+D4)+F4 | J4 10, I4 2, D4 0,5 y F4 4: 34 |
| M4 | Costo por set que necesito | =L4/$B$1 | =L4/$B$1 | 34 en L4 y 10 en B1: 3,4 |
| N4 | Diferencia con la más barata | =M4/MIN($M$4:$M$7)-1 | =M4/MIN($M$4:$M$7)-1 | M4 3,4 y un mínimo de 2 en M4:M7: 0,7 |
| O4 | Alerta | =SI(O(I4>$B$2*MEDIANA($I$4:$I$7);I4<MEDIANA($I$4:$I$7)/$B$2);"Revisar";"OK") | =IF(OR(I4>$B$2*MEDIAN($I$4:$I$7),I4<MEDIAN($I$4:$I$7)/$B$2),"Revisar","OK") | I4 9, los demás 1 en I4:I7 y 3 en B2: Revisar |
Ejemplo generado. Según tu región, los argumentos se separan con punto y coma o con coma.
Prompt
Paso 4: extraer los datos de las ofertas
Este prompt recibe tu necesidad y las ofertas y devuelve una fila por opción de precio. No calcula ni elige: transcribe, y anota lo que falta o queda abierto.
Prompt de extracción: una fila por opción, sin calcular
Transcribir los datos de cada oferta a una tabla comparable, con lo que falta o queda abierto a la vista.
Cuándo usarlo: Cuando tu necesidad está escrita y tienes las ofertas completas, sin datos de contacto.
Producto, cantidad y plazo que necesitas.
El texto de cada oferta, sin datos de contacto.
El separador decimal de tu hoja: coma o punto.
Ver el texto completo del prompt
Actúa como un asistente que ordena ofertas de proveedores para un negocio pequeño. Tu destinatario es la persona dueña, que pegará tu tabla en una hoja de cálculo y la contrastará con cada oferta. Tu objetivo es transcribir los datos de cada oferta a una tabla comparable, sin calcular nada.
### CONTEXTO
Lo que necesito: {{NECESIDAD}}
Separador decimal de mi hoja: {{SEPARADOR}}
### DATOS (única fuente)
Ofertas tal como las recibí, sin datos de contacto:
{{OFERTAS}}
### REGLAS
1. Una fila por opción de precio: si una oferta tiene tramos de cantidad, una fila por tramo.
2. Copia cada dato tal como lo dice la oferta. Escribe los números con el separador indicado y sin separador de miles.
3. «Impuesto aparte» es el porcentaje que la oferta suma sobre el precio; si dice que el precio ya lo incluye, escribe 0 %.
4. No calcules nada: ni totales, ni precios convertidos a otra unidad, ni promedios, ni comparaciones. Eso lo hace la hoja.
5. Si un dato no aparece en la oferta, escribe FALTA en la celda y anota en el apartado «FALTA»: [FALTA: qué dato y en qué oferta]. Anota también en «Dudas» lo que la oferta deje abierto.
6. No completes con lo habitual del rubro ni con supuestos. Si supones algo, márcalo «SUPUESTO».
7. «Producto» copia la descripción de la oferta; si difiere de lo que necesito, anótalo en «Diferencias con la necesidad».
8. No recomiendes ni ordenes proveedores, y no copies datos de contacto ni bancarios.
### FORMATO DE SALIDA
En este orden: (1) una tabla de columnas fijas: Proveedor u opción | Precio de lista | Sets por unidad de precio | Impuesto aparte | Pedido mínimo (sets) | Envío por pedido | Días de entrega | Pago | Producto | Fragmento del precio; (2) «Dudas»; (3) «Diferencias con la necesidad»; (4) «FALTA». La tabla fija la forma; el contenido sale de las ofertas.
### ANTES DE RESPONDER
Verifica que: cada número aparece en la oferta; cada fila tiene todas las columnas o FALTA; no hay cálculos; los números usan el separador indicado; todo lo ausente o abierto está en «Dudas»; no hay recomendaciones. Corrige lo que no cumpla.
### SIGUIENTE PASO
Termina indicándome que pegue en la hoja las ocho primeras columnas y que compare cada cifra con su oferta original antes de mirar los resultados.Por qué funciona, por partes
01Una fila por opción de precio: si una oferta tiene tramos de cantidad, una fila por tramo.
Una oferta con dos precios son dos opciones distintas, y la hoja decide cuál corresponde a tu cantidad.
02No calcules nada: ni totales, ni precios convertidos a otra unidad, ni promedios, ni comparaciones.
Separa lo que la IA hace bien, leer y ordenar textos, de lo que se comprueba: las cuentas.
03Anota también en «Dudas» lo que la oferta deje abierto.
Un dato estimado o ambiguo no se rellena: se convierte en una pregunta para el proveedor.
- Cómo evaluarlo
- Contrasta cada cifra con su oferta original y busca en «Dudas» lo que queda abierto.
- Cómo mejorarlo
- Si una cifra no coincide, usa el prompt de ajuste en lugar de repetir la extracción.
Primer resultado
Lo que devolvió la IA la primera vez
Léelo con las ofertas al lado: una tabla de buen aspecto puede tener cifras que no coinciden con el texto.
Salida ilustrativa, redactada aplicando el prompt de extracción a las tres ofertas del caso, con el separador «coma». La tuya será distinta.
| Proveedor u opción | Precio de lista | Sets por unidad de precio | Impuesto aparte | Pedido mínimo (sets) | Envío por pedido | Días de entrega | Pago | Producto | Fragmento del precio |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Proveedor A | 85 | 1000 | 0 % | 5000 | 0 | 3 | Contado | Vaso 8 oz, pared simple, con tapa | «$85 por millar (1.000 sets)» |
| Proveedor B | 460 | 50 | 12 % | 5000 | 60 | 7 | 30 días desde la entrega | Vaso 8 oz, pared simple, con tapa | «$4,60 el paquete» |
| Proveedor C, desde 5.000 | 0,088 | 1 | 12 % | 5000 | 0 | 15 | 50 % adelantado | Vaso 8 oz, pared doble, con tapa | «Desde 5.000 sets: $0,088 c/u» |
| Proveedor C, desde 10.000 | 0,079 | 1 | 12 % | 10000 | 0 | 15 | 50 % adelantado | Vaso 8 oz, pared doble, con tapa | «Desde 10.000 sets: $0,079 c/u» |
Dudas. Impuestos: la oferta A dice que sus precios ya los incluyen; B y C los suman aparte (12 %). Diferencias con la necesidad. La oferta C es de pared doble; la necesidad pide pared simple. FALTA. Ninguno.
Análisis
Paso 5: contrastar cada cifra con su oferta
Una rúbrica es una tabla de criterios con puntos que se usa igual con cada resultado. Contrastar es pegar la tabla en la hoja para que la alerta revise los precios por set, leer cada cifra junto a su oferta y puntuar con la rúbrica. Aquí se puntúa el ejemplo.
La tabla parece completa y ordenada. Para saber si se puede calcular con ella, se contrasta cifra por cifra con las ofertas y se puntúa con la rúbrica: el total es 8 de 10: «Con ajustes».
Cada cifra coincide con la oferta
Mejorable
Dos cifras no coinciden: el precio de B (460 en lugar de 4,60) y el envío de C (0 en lugar de 90). La alerta de la hoja marca la primera; la segunda no.
Marca lo que falta o queda abierto
Mejorable
Anota la diferencia de impuestos, pero no que el flete de C es estimado ni que B no aclara si el impuesto se suma al envío.
Deja a la vista lo que no es igual
Correcto
Conserva «pared doble» en C y lo anota en «Diferencias con la necesidad».
No calcula
Correcto
No hay totales ni precios convertidos: solo transcribe, como pide el prompt.
Respeta el formato pedido
Correcto
Una fila por opción, con un tramo por fila en C, y los números con coma y sin separador de miles.
Conclusión del análisis
Es una buena base: no calcula nada y conserva las diferencias del producto. Las dos cifras mal copiadas cambian el resultado de dos proveedores.
Puntúa una extracción
Puntúa tu tabla en los cinco criterios: 0, 1 o 2 puntos cada uno, hasta 10. Si «Cada cifra coincide con la oferta» o «No calcula» sacan 0, no se usa aunque el total sea alto. Todo ocurre en tu navegador y no se guarda.
0 / 10 puntos
Responde los 5 criterios para ver la recomendación (0 respondidos).
Iteración
Paso 5, segunda vuelta: corregir solo lo señalado
Iterar aquí es corregir tres celdas y dos dudas, no repetir la extracción.
Por qué se itera
El contraste señaló dos cifras mal copiadas y dos dudas que faltaban. El prompt limita el cambio a lo señalado, exige un fragmento literal de la oferta y separa lo cambiado de lo que no.
Prompt de ajuste: corregir solo las celdas señaladas
Corregir únicamente las celdas y las dudas señaladas, con un fragmento literal de la oferta, y dejar el resto intacto.
Cuándo usarlo: Después de contrastar, cuando alguna cifra no coincide o falta una duda.
Lo que hay que corregir y por qué.
Lo que no puede cambiar.
Ver el texto completo del prompt
Actúa como editor de tablas de ofertas para un negocio pequeño. Tu destinatario es la persona dueña. Tu objetivo es corregir SOLO lo señalado, apoyándote en las ofertas originales, y dejar intacto lo demás.
### CONTEXTO
Usa la tabla y las ofertas de esta conversación. Si falta alguna, pídemela antes de seguir.
### DATOS
Problemas que detecté:
{{PROBLEMAS}}
Lo que no se puede tocar:
{{NO_TOCAR}}
### REGLAS
1. Cambia solo lo señalado y lo que ese cambio obligue a ajustar.
2. Cada dato nuevo se apoya en un fragmento copiado letra por letra de la oferta. Cópialo en su columna.
3. Si un problema que te señalé no está en la tabla, o la oferta no lo confirma, dímelo antes de cambiar nada.
4. No calcules nada. Si para una corrección falta un dato, escribe [FALTA: qué dato] en lugar de inventarlo.
### FORMATO DE SALIDA
En este orden: (1) «Cambios»: una tabla de columnas fijas: Opción | Campo | Antes | Después | Fragmento de la oferta; (2) «Dudas nuevas»; (3) «Sin cambios»: lo que no toqué; (4) «FALTA». La tabla fija la forma; el contenido sale de mis ofertas.
### ANTES DE RESPONDER
Verifica que: solo cambiaste lo señalado; cada fragmento aparece tal cual en la oferta; el resto de la tabla está idéntico; no hay cálculos. Corrige lo que no cumpla.Por qué funciona, por partes
01Cambia solo lo señalado
Evita que rehaga celdas que ya coincidían con la oferta.
02Cada dato nuevo se apoya en un fragmento copiado letra por letra de la oferta.
Cada corrección queda con su respaldo y puedes comprobarla contra el texto original.
03Si un problema que te señalé no está en la tabla, o la oferta no lo confirma, dímelo antes de cambiar nada.
Evita corregir a ciegas un problema que tú pudiste señalar mal.
- Cómo evaluarlo
- Compara el resultado con la tabla anterior: solo deben cambiar las celdas señaladas.
- Cómo mejorarlo
- Si cambia una cifra que no señalaste, pide repetir solo lo señalado.
Resultado final
Paso 6: la hoja con los datos corregidos
Salida ilustrativa del prompt de ajuste, con PROBLEMAS y NO_TOCAR del ejemplo. La tuya será distinta.
| Opción | Campo | Antes | Después | Fragmento de la oferta |
|---|---|---|---|---|
| Proveedor B | Precio de lista | 460 | 4,60 | «$4,60 el paquete» |
| Proveedor C, desde 5.000 | Envío por pedido | 0 | 90 | «Flete por cuenta del cliente, estimado $90 por pedido» |
| Proveedor C, desde 10.000 | Envío por pedido | 0 | 90 | «Flete por cuenta del cliente, estimado $90 por pedido» |
Dudas nuevas. El flete de C es estimado. La oferta B no aclara si el impuesto se suma también al envío. Sin cambios: las demás cifras. FALTA: ninguno.
Con los datos corregidos, la hoja calcula el costo real por set de cada opción. La columna de la primera extracción muestra lo que habrías visto sin contrastar.
Ejemplo generado
Resultado de la hoja con los datos corregidos
Para qué sirve: Ver el costo real por set de cada opción y cuánto cambiaron los resultados al corregir dos cifras.
| Opción | Sets a comprar | Sobrante (sets) | Costo total | Costo por set que necesito (primera extracción) | Costo por set que necesito (corregido) | Diferencia con la más barata | Alerta de la primera extracción |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Proveedor A | 6000 | 0 | $510,00 | $0,0850 | $0,0850 | 0,0 % | OK |
| Proveedor B | 6000 | 0 | $678,24 | $10,3140 | $0,1130 | 33,0 % | Revisar |
| Proveedor C, desde 5.000 | 6000 | 0 | $681,36 | $0,0986 | $0,1136 | 33,6 % | OK |
| Proveedor C, desde 10.000 | 10000 | 4000 | $974,80 | $0,1475 | $0,1625 | 91,1 % | OK |
Ejemplo con datos ficticios, calculado por la hoja, con una necesidad de 6000 sets.
Adaptación
Paso 7: preguntas para aclarar antes de decidir
La hoja dice cuánto cuesta cada opción, pero no puede saber lo que las ofertas no dicen. Este prompt ordena las diferencias con su cifra y prepara preguntas para cada proveedor, con el dato que las origina. Si propone una explicación, la marca como hipótesis.
Prompt de preguntas: diferencias, aclaraciones y lo que la hoja no dice
Obtener las diferencias que importan, con su cifra, y preguntas para cada proveedor, sin que la IA elija ni recomiende.
Cuándo usarlo: Cuando la tabla está corregida y la hoja ya calculó los resultados.
Producto, cantidad y plazo que necesitas.
Tu tabla corregida, con sus apartados.
Las columnas de resultado de tu hoja.
Ver el texto completo del prompt
Actúa como analista de ofertas de proveedores para un negocio pequeño. Tu destinatario es la persona dueña, que decidirá y hablará con los proveedores. Tu objetivo es explicar en palabras simples las diferencias que importan y preparar preguntas para aclarar, sin elegir por ella.
### CONTEXTO
Lo que necesito: {{NECESIDAD}}
### DATOS (única fuente)
Tabla revisada de las ofertas:
{{TABLA_FINAL}}
Resultados calculados por mi hoja:
{{RESULTADOS}}
### REGLAS
1. Copia las cifras de los resultados tal como están; no las recalcules ni las redondees.
2. Cada diferencia y cada pregunta cita el dato que la origina: la opción y el campo, o el fragmento de la oferta.
3. Pregunta solo por lo que falta, lo estimado, lo ambiguo o lo que cambia el costo o la comparabilidad. Máximo tres preguntas por proveedor.
4. No recomiendes ni ordenes proveedores, no digas cuál «conviene» y no juzgues su seriedad ni su calidad.
5. No supongas prácticas de los proveedores («suelen…»). Si propones una explicación, márcala «HIPÓTESIS».
6. Distingue lo que sale de la hoja, de las ofertas y de lo que supones.
7. Si falta un dato o dos datos se contradicen, escribe [FALTA: qué dato] en lugar de resolverlo.
### FORMATO DE SALIDA
En este orden: (1) «Diferencias que importan»: una lista, cada una con su cifra; (2) «Preguntas por proveedor»: una tabla de columnas fijas: Proveedor | Pregunta | Por qué importa | Dato que la origina; (3) «Lo que la hoja no puede decir»; (4) «FALTA». La tabla fija la forma; el contenido sale de mis datos.
### ANTES DE RESPONDER
Verifica que: cada cifra es idéntica a la de mis resultados; cada pregunta tiene su dato de origen; no hay más de tres preguntas por proveedor; no hay recomendaciones ni ranking; toda hipótesis está marcada; hay al menos una cosa que la hoja no puede decir. Corrige lo que no cumpla.Por qué funciona, por partes
01Copia las cifras de los resultados tal como están; no las recalcules ni las redondees.
Mantiene separados el cálculo, que hace la hoja, y la lectura, que hace la IA.
02no digas cuál «conviene»
La elección depende de tus criterios y de tu caja, que la IA no conoce.
03«Lo que la hoja no puede decir»
Obliga a nombrar los límites, en lugar de dejar que la comparación suene más segura de lo que es.
- Cómo evaluarlo
- Comprueba cada cifra con tu hoja y cada pregunta con la oferta que la origina.
- Cómo mejorarlo
- Si recomienda un proveedor, pídele que lo quite.
Ejemplo generado
Diferencias que importan y lo que la hoja no puede decir
Para qué sirve: Ver las diferencias con su cifra y los límites de la comparación.
| Apartado | Contenido |
|---|---|
| Costo por set que necesito | A $0,0850; B $0,1130; C desde 5.000, $0,1136; C desde 10.000, $0,1625 (sobran 4000 sets). |
| Producto | C cotiza pared doble; A y B, pared simple. |
| Lo que la hoja no puede decir | Si los vasos sirven para tu uso, si cada proveedor cumple y cómo afecta cada pago a tu caja. |
| FALTA | Ninguno |
Ejemplo generado
Preguntas por proveedor
Para qué sirve: Tener qué preguntar a cada proveedor, con el dato que lo origina.
| Proveedor | Pregunta | Por qué importa | Dato que la origina |
|---|---|---|---|
| A | ¿Qué grosor o material tiene el vaso de pared simple? | El precio más bajo solo sirve si el producto es equivalente. | Producto: «pared simple», sin más detalle |
| B | ¿El impuesto se suma también al envío? | Puede subir el costo total. | «Costo de envío por pedido: $60» |
| C | ¿Cuál es el flete final y de qué depende? | Es un estimado y afecta el costo total. | «Flete por cuenta del cliente, estimado $90 por pedido» |
| C | ¿Existe la misma oferta en pared simple? | La necesidad pide pared simple y C cotiza pared doble. | Producto: «pared doble» |
Comparativa
Paso 8: qué mirar según lo que más te importa
El costo real por unidad no es el único criterio. Esta tabla te ayuda a elegir qué dato revisar primero según tu situación; la decisión sigue siendo tuya.
Plantilla para copiar
Qué mirar según lo que más te importa
Para qué sirve: Elegir qué dato revisar primero según tu situación.
| Si lo que más pesa es… | Mira primero | En el caso de Polo Norte |
|---|---|---|
| Que tu caja está justa este mes | Condición de pago | A cobra al contado; B, a 30 días; C, 50 % adelantado. |
| Necesitar los vasos pronto | Días de entrega | A entrega en 3 días, B en 7 y C en 15. |
| Comprar más en el futuro | Tramos de precio | Comprar 10.000 sets a C deja 4000 sobrantes hoy. |
Errores comunes
Errores que salen caros
- 01
Comparar los precios de lista
Por qué perjudica: Unidades, impuestos, envío y mínimos cambian el orden: el precio más bajo puede terminar siendo el más caro.
En su lugar: Compara el costo real por unidad que necesitas, que sale de la hoja.
- 02
Dar por iguales productos distintos
Por qué perjudica: Una oferta puede ser más cara porque cotiza otra cosa, y eso no aparece en ningún precio.
En su lugar: Conserva la descripción del producto en la tabla y anota lo que difiere de tu necesidad.
- 03
Pegar en la hoja lo que devolvió la IA sin mirar la oferta
Por qué perjudica: Un decimal mal leído o un envío pasado por alto cambian el resultado sin avisar.
En su lugar: Contrasta cada cifra con su oferta original, con la ayuda de la alerta de la hoja.
- 04
Decidir con dudas pendientes
Por qué perjudica: Un flete estimado o un impuesto sin aclarar pueden mover el costo después de que ya elegiste.
En su lugar: Pregunta, guarda la respuesta por escrito y recalcula antes de pagar.
Verificación
Lo que verificas tú antes de pagar
Antes de decidir, marca cada punto cuando lo hayas comprobado tú, no la IA.
La IA lee y pregunta, la hoja calcula. La decisión y la confirmación con el proveedor las haces tú.
Aplicación
Después de preguntar: aclarar, recalcular y guardar
Con las preguntas hechas, queda aclarar, recalcular y guardar.
Paso 1: Guarda las respuestas por escrito
Pega cada respuesta en un documento con su fecha: son parte de la oferta.
Paso 2: Recalcula con lo aclarado
Cambia en la hoja los datos que resultaron distintos y mira si cambió el orden.
Paso 3: Guarda el comparador con su fecha
Las ofertas caducan: sin fecha no sabrás si los precios siguen vigentes.
Paso 4: Anota lo que elegiste y por qué
En la próxima compra verás qué pesó y si funcionó.
Paso 5: Repite en cada renovación
Con la hoja ya armada, solo cambian la necesidad y las ofertas.
Limitaciones
Lo que este método no resuelve
El método ordena la comparación, pero tiene límites.
- No es una decisión financiera
- No mira tu flujo de caja ni tu relación con el proveedor: eso lo pesas tú.
- No evalúa calidad ni confiabilidad
- Una oferta barata puede venir de un proveedor que no cumple: pide muestras y referencias.
- Las ofertas cambian
- Los precios y las condiciones caducan: confirma que siguen vigentes antes de pagar.
- No cubre contratos ni impuestos
- Las normas cambian por país. Si el pedido es grande o hay contrato, consulta a un profesional.
Cuando ya conozcas tu costo, sigue con Definir precios y márgenes con IA para ponerle precio a lo que vendes. Y si eres tú quien debe cotizar, Crear cotizaciones y propuestas con IA cubre ese caso.
Conclusión
Lo que te llevas
Comparar bien no es mirar el precio más bajo: es poner las ofertas en el mismo formato, contar todo lo que pagarás y saber qué falta por preguntar.
Para llevarte
- Escribe tu necesidad antes de abrir ninguna oferta.
- Compara el costo real por unidad y no el precio de lista.
- Contrasta cada cifra con su oferta original.
- Termina con una lista de preguntas, no con una elección apresurada.
Glosario
Glosario de esta guía
- Asistente de IA
- Un programa con el que conversas por escrito para que te ayude a redactar, ordenar ideas o revisar textos. Responde según lo que le pidas y puede equivocarse.
- Prompt
- El mensaje que le escribes a una IA para pedirle algo. Es como el encargo que le das a un empleado nuevo: cuanto más claro, mejor sale el trabajo.
- Variable
- Un hueco marcado dentro de un prompt, como {{NEGOCIO}}, que tú rellenas con tus datos antes de enviarlo. Lo demás del prompt no cambia.
- Hoja de cálculo
- Un programa con filas y columnas donde guardas datos y haces cuentas con fórmulas, por ejemplo sumar una columna. Aquí es donde se calculan los totales.
- Costo real por unidad
- Lo que de verdad pagas por cada unidad que necesitas: el total con impuestos y envío, dividido entre esas unidades. Casi nunca coincide con el precio de lista.
- Tramo
- Un rango de cantidad que tiene su propio precio. Por ejemplo, un precio hasta cierta cantidad y otro más bajo desde una cantidad mayor.
- Rúbrica
- Una lista de criterios con puntaje para evaluar algo siempre de la misma manera, en lugar de decidir «a ojo».
Preguntas frecuentes
Preguntas que surgen al aplicarlo
¿Cuántas ofertas necesito?
Con dos ya puedes comparar, y con tres o cuatro tienes más contexto. No hay una cifra mágica: importa que cotizen lo mismo.
¿Y si las ofertas vienen en PDF o en imagen?
Copia el texto si puedes. Si el asistente lee imágenes, contrasta cada cifra con más cuidado: puede leer mal un número.
¿Puedo pegar las ofertas en una IA?
Depende de la herramienta y de cada proveedor. Quita datos de contacto y bancarios, comparte solo lo necesario y revisa si la oferta es confidencial.
¿Y si un proveedor ofrece un descuento por pronto pago?
Agrégalo como otra opción en la hoja, con su condición de pago. Este comparador no calcula su efecto en tu caja.
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