Convierte cómo haces una tarea en un procedimiento claro
Cuenta a tu manera cómo haces una tarea y copia un prompt que la ordena en un procedimiento paso a paso, una lista con casillas y puntos de control.
- 5 min
- Gratis
- ChatGPT, Gemini o Claude
Antes y después
Antes: el pedido típico
«Escríbeme el procedimiento para registrar un pedido en mi tienda online.» La IA no sabe qué herramientas usas ni cómo trabajas, y responde igual para todos: un procedimiento genérico, con pasos que nadie hace en tu negocio.
Después: con esta herramienta
Un procedimiento en tabla hecho solo con lo que tú contaste (un paso, una acción, cómo saber que salió bien y qué hacer si sale distinto), una lista con casillas para quien empieza y los puntos de control. Lo que no dijiste queda como [FALTA].
Llena los datos y copia tu prompt
Mi negocio · opcional: completa tus datos una vez y se reutilizan
Lo que se hace, con un verbo.
Haz el proceso una vez con notas antes de contarlo: al recordar se saltan los pasos que haces sin pensar.
Accesos, materiales y herramientas. Nunca pegues contraseñas.
Lo raro también se escribe: es donde más se traba quien empieza.
Te falta: Nombre del proceso, Cómo lo haces, contado a tu manera, ¿Quién lo hace y cuándo empieza?, Cuándo se considera terminado, ¿Quién lo va a hacer?. Puedes copiar igualmente: el prompt lo marca como [FALTA] y la IA te lo preguntará.
Ver el prompt completo
Actúa como un asistente para un negocio pequeño. Sigue estas reglas en toda tu respuesta: 1. Usa solo los datos que te doy en este mensaje. No inventes cifras, fechas, precios, garantías, resultados ni datos del negocio. 2. Si falta un dato importante para hacer bien la tarea, pregúntamelo antes de escribir. Si no puedes preguntar, escribe [FALTA: el dato] en el lugar exacto y sigue con lo demás. 3. Separa lo que sale de mis datos de lo que supones o sugieres: marca cada suposición con «Suposición:». 4. Responde en español y usa el tono y los datos de mi negocio que aparecen abajo. Si no indico un tono, usa uno claro y neutro. 5. Si en este mensaje hay una sección de «Cálculos ya hechos», úsala tal cual: no recalcules, no corrijas ni añadas cifras nuevas. 6. No prometas resultados (ventas, clientes, ingresos) ni des asesoría legal, fiscal o médica. DATOS DE ESTA TAREA - Nombre del proceso: [FALTA] - Cómo lo haces, contado a tu manera: [FALTA] - ¿Quién lo hace y cuándo empieza?: [FALTA] - Cuándo se considera terminado: [FALTA] - ¿Quién lo va a hacer?: [FALTA] TAREA Convierte lo que te cuento en un procedimiento que otra persona pueda seguir sin preguntarme. Lo que aparece arriba en «Cómo lo haces» y en «Errores frecuentes» es la única fuente: no agregues pasos, herramientas, plazos ni cifras. El proceso es «[FALTA: Nombre del proceso]» y lo hará [FALTA: ¿Quién lo va a hacer?], que nunca lo hizo y no podrá preguntar. Entrega, en este orden y con estos títulos: 1. ANTES DE EMPEZAR: lo que se necesita, con lo que dije en «Qué se necesita». 2. PROCEDIMIENTO: una tabla con las columnas fijas Paso | Qué hacer | Dónde | Cómo sé que salió bien | Si algo sale distinto. 3. CUÁNDO ESTÁ TERMINADO, con lo que dije en «Cuándo se considera terminado». 4. LISTA CON CASILLAS: una versión corta, de una línea por paso, con «Marca» y «Lo que compruebo», para imprimir. 5. PUNTOS DE CONTROL: los momentos del proceso en los que hay que detenerse a comprobar algo antes de seguir, solo si salen de lo que dije. 6. FALTA: cada dato que necesitarías y no dije. Reglas: - Un paso, una acción: cada paso empieza con un verbo y tiene un solo objeto. Respeta mi orden y no lo cambies. - En «Dónde» pon el lugar o la herramienta tal como la nombré. - En «Cómo sé que salió bien» pon una señal que yo di; si no la di, escribe [FALTA: señal]. - En «Si algo sale distinto» pon lo que dije que hago en ese caso; si no dije nada, escribe «—». - Escribe para alguien que nunca hizo la tarea: sin abreviaturas ni «como siempre». - No recomiendes mejoras y no resuelvas lo que dejé pendiente: pásalo a FALTA. Formato de salida: ANTES DE EMPEZAR, PROCEDIMIENTO, CUÁNDO ESTÁ TERMINADO, LISTA CON CASILLAS, PUNTOS DE CONTROL y FALTA. Antes de responder, comprueba que cada paso, herramienta y plazo salió de lo que dije, que cada paso tiene una sola acción, que el orden es el mío y que cada señal es una que yo di. Corrige lo que no cumpla. Antes de darme tu respuesta final, revísala. Al final añade una sección «Autorrevisión» breve con: (1) los datos míos que usaste; (2) lo que quedó marcado como [FALTA] o como suposición; (3) lo que una persona debe verificar antes de usar el resultado.
Cómo usarlo
Paso 1: Completa los datos de esta tarea. Si quieres, añade los de tu negocio: se guardan solo en tu navegador. También puedes pulsar «Probar con un ejemplo».
Paso 2: Pulsa «Copiar prompt».
Paso 3: Pégalo en ChatGPT, Gemini o Claude y revisa el resultado con la lista de «Revisa antes de publicar».
Mejora el resultado
Pega una de estas líneas en el mismo chat, justo después de la respuesta. No llevan variables.
Más simple
«Reescribe el procedimiento con frases más cortas para alguien que empieza, sin agregar pasos.»
Corregir un paso
«El paso 4 no dice que no se envía sin el dato. Corrige solo ese paso con lo que dije y deja el resto igual.»
Solo lo que dije
«Lista cada paso que no salga de mi relato y propón quitarlo o marcarlo como FALTA.»
Registro de la prueba
«Prepara una tabla para anotar la prueba: paso, si lo hizo sin ayuda, dónde dudó y qué cambio hago.»
Un ejemplo, paso a paso
Cerámica Sol (ficticia), tienda online de cerámica artesanal atendida por una sola persona
- Proceso
- Registrar un pedido, desde el aviso hasta que sale el paquete
- Lo que existe
- Siete líneas de notas de un recorrido real
- Quién lo hará
- Mateo, ayudante a tiempo parcial que nunca lo hizo y empieza el lunes
- Termina cuando
- El pedido dice «Enviado», la fila de la hoja tiene el seguimiento y el stock está descontado
Resultado del ejemplo
- Lo que Lucía recordó
- 7 pasos: llega el correo, abre el panel, revisa el stock, anota el pedido, empaca, hace la etiqueta y marca «Enviado»
- Lo que salió en la entrevista
- 12 pasos: el proceso real tiene cinco pasos más que no estaban en las notas
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Prueba real · captura pendiente (solo visible en revisión)
Chat nuevo: el procedimiento paso a paso, la lista para imprimir y los puntos de control que devuelve la IA para el proceso de Cerámica Sol (ficticia).
Revisa antes de publicar
0 de 5 comprobaciones marcadas.
Por qué funciona
Lo que haces no es lo que crees que haces
Al recordar se saltan los pasos que haces sin pensar, y esos son los que a quien empieza le faltan. En el caso de Cerámica Sol, el recorrido anotado tenía siete líneas y el proceso real, doce pasos.
Un procedimiento responde cinco preguntas
Cuándo empieza, quién lo hace, qué hace falta, cuáles son los pasos y cuándo está terminado. Si falta una, quien lo sigue tiene que adivinar; por eso el formulario las pide todas.
Lo raro también se escribe
Un pago pendiente o un dato que falta es donde más se traba quien empieza. Se escriben como «si pasa esto, haz esto» en la última columna de la tabla.
Sirve cuando otra persona lo logra
Un procedimiento que solo entiende quien lo escribió no está terminado. La lista con casillas y el registro de la prueba sirven para comprobarlo con alguien que no sepa hacerlo.
Según tu tipo de negocio
Fonda El Sabor (ficticia): «Abrir el local por la mañana». Pasos: encender los equipos, revisar la nevera, contar la caja y anotar el fondo. Señal de terminado: la lista de apertura está marcada y la caja anotada.
Consejo: Los procesos de apertura y cierre son los mejores para empezar: se repiten a diario y siempre los hace alguien distinto.
Boutique Aldea (ficticia): «Recibir mercadería». Pasos: contar contra la nota, revisar prendas dañadas, etiquetar y anotar el stock. Señal de terminado: el stock de la hoja coincide con lo contado.
Consejo: Incluye qué hacer cuando la cuenta no coincide: es el caso raro que más veces ocurre.
Estudio Trazo (ficticio): «Entregar un proyecto a un cliente». Pasos: revisar el archivo final, exportar los formatos acordados, enviar el enlace y anotar la fecha. Señal de terminado: el cliente confirmó la recepción.
Consejo: Pon al final la comprobación que haría el cliente: es el punto donde un procedimiento suele quedarse corto.
Errores comunes
Contar el proceso de memoria
Cómo evitarlo: Al recordar se saltan los pasos que haces sin pensar. Haz el proceso una vez con notas antes de contarlo.
Pedirle el procedimiento a la IA sin contarle cómo lo haces
Cómo evitarlo: Devuelve algo con buena pinta hecho de herramientas y plazos que no son los tuyos. Cuéntale tu proceso y pide que redacte solo con eso.
Escribir para ti
Cómo evitarlo: Las abreviaturas y los «como siempre» solo los entiende quien ya sabe hacerlo. Escribe para alguien que nunca hizo la tarea y no puede preguntar.
Probarlo con quien ya sabe, o ayudar durante la prueba
Cómo evitarlo: Quien ya conoce el proceso rellena los huecos sin darse cuenta. Pide la prueba a alguien que no lo conozca y anota sus preguntas sin responderlas: la respuesta va al procedimiento.
Método completo: ficha del proceso, entrevista, lista y prueba
La ficha de siete campos. Nombre (lo que se hace, con un verbo); empieza cuando (el aviso o el día que lo dispara); lo hace (quién y con qué frecuencia); se necesita (accesos, materiales y herramientas, sin contraseñas); termina cuando (la señal de que está hecho); lo probará (una persona que no lo conozca). En el caso de Cerámica Sol (ficticia), el proceso es registrar un pedido y lo probará Mateo, que empieza el lunes.
La entrevista. La versión anterior de esta guía hacía que la IA entrevistara a la dueña con preguntas de una en una, a partir de sus siete líneas de notas, y devolviera un resumen de sus respuestas con el estado de cada una (confirmado o pendiente). Esta herramienta te pide esa información en los campos del formulario: si algo te queda dudoso, dilo en «Errores frecuentes o casos raros» y saldrá como FALTA.
La prueba con otra persona. Pídele a alguien que no conozca la tarea que la haga solo con la lista con casillas. Para cada paso anota si lo hizo sin ayuda, dónde dudó o se equivocó y qué cambio haces en el procedimiento. No lo ayudes durante la prueba: cada ayuda tapa un hueco que seguirá ahí cuando no estés. Al terminar, cambia el procedimiento donde se trabó y anota la fecha de la versión.
Cómo hacer el recorrido con notas. Elige un momento en que vayas a hacer el proceso de verdad. Ten a mano un papel o un mensaje a ti mismo y anota cada cosa que haces, incluso las que te parecen obvias: abrir un programa, buscar una hoja, esperar una confirmación. No intentes ordenar nada todavía. Al terminar, cuéntale a la IA esas notas y añade lo que hiciste sin anotar.
Cómo mantenerlo vivo. Un procedimiento se queda viejo cuando cambia una herramienta o un plazo. Pon la fecha de la versión al pie de la hoja, revisa el procedimiento cuando cambie algo y pídele a quien lo use que anote cualquier duda que tenga. Cada duda anotada es un paso o una excepción que falta.
Rúbrica de seis criterios para revisar el procedimiento (0, 1 o 2 puntos cada uno): todo sale de tus respuestas; un paso, una acción; cada paso dice cómo saber que salió bien; lo que sale distinto dice qué hacer; lo entiende quien nunca lo hizo; lo que no sabes queda marcado.
Lo que este método no hace. El procedimiento es tan bueno como tu recorrido (si haces el proceso con prisa, escribirás ese camino), una prueba con una persona no cubre todos los casos, no reemplaza la formación y no ejecuta ni automatiza nada.
Preguntas frecuentes
¿Qué proceso conviene documentar primero?
Uno que repitas seguido, que solo tú sepas y que quieras delegar. Uno pequeño.
¿Puedo dictar el recorrido en lugar de escribirlo?
Sí, si te resulta más natural. Pásalo a texto y quita antes los nombres y los datos de clientes.
¿Qué hago si no tengo a nadie que lo pruebe?
Pide el favor a alguien que no conozca la tarea, aunque no trabaje contigo. Probarlo tú sirve menos: rellenas los huecos sin darte cuenta.
¿Puedo pegar contraseñas o capturas para que la IA entienda mejor?
No. Describe con palabras dónde está cada cosa; nunca pegues contraseñas ni datos personales de clientes.
¿Sirve para tareas que afectan a la seguridad o la salud?
No. Si la tarea afecta la seguridad o la salud de alguien, requiere formación y normas que esta herramienta no cubre.
¿El procedimiento automatiza la tarea?
No: describe los pasos que hace una persona. Automatizar es otra decisión, con otras herramientas y reglas.
Siguiente paso
- GeneradorClientesBorrador · en revisiónResponde las consultas de tus clientes sin prometer de másPega la consulta y tus datos y copia un prompt que prepara un borrador para revisar, dice qué datos usó y avisa cuándo debe responder una persona.Abrir la herramienta
- CalculadoraVentasBorrador · en revisiónCalcula el precio de venta y el margen de tu productoSuma tu costo completo, calcula el precio para el margen que deseas y copia un prompt que lee los números, propone escenarios y te ayuda a comunicar el precio.Abrir la herramienta
Autor y verificación
Actualizado el .

